🔒 Zamykanie dokladov

🏢 Firma → Zamykanie obdobia

Potrebujete používateľom zneprístupniť určitý modul alebo formulár?
Na tento účel slúži formulár Zamykanie obdobia, v ktorom možno presne nastaviť, od kedy do kedy má byť daný modul uzamknutý.

👤 Kto môže zamykať doklady a obdobia

Zamykať doklady, prípadne celé obdobia, môže automaticky používateľ, ktorý má prístupové právo administrátor alebo účtovník.

Právo zamykať doklady možno delegovať aj na iných používateľov zaškrtnutím príslušného políčka v ich prihlasovacích údajoch.

Zamykanie dokladov a období je dostupné iba pre varianty Business a Premium.

🗓️ Zamykanie obdobia

Ak máte právo zamykať doklady a obdobia, máte k dispozícii voľbu Zamykanie obdobia, ktorú nájdete v ponuke Firma.

V tejto časti môžete:

úplne zamknúť doklady vo vybranom období a moduloch,
alebo ich zamknúť pre všetkých používateľov s výnimkou účtovníka.

Ak v tejto voľbe zamknete určitý modul v určitom období:

nie je možné v tomto období doklady opravovať,
nie je možné do modulu pridávať nové doklady.

🧭 Hlavný panel

Stlačením tlačidla alebo klávesovej skratky Alt + N otvoríte formulár pre nový záznam.

Na hornej lište formulára sa nachádza rad tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu".

Pre evidenciu nového uzamknutia kliknite na tlačidlo Nový.

📝 Zamykanie obdobia – nový záznam

Po kliknutí na Nový sa zobrazí okno Zamykanie obdobia – Nový záznam, ktoré obsahuje nasledujúce polia:

📅 Od

Ručne alebo pomocou tlačidla kalendára určíte, od kedy bude uzamknutie platné.

📅 Do

Ručne alebo pomocou tlačidla kalendára určíte, do kedy bude uzamknutie platné.

🔐 Zámok – typy zámkov

Pole Zámok obsahuje tieto možnosti:

🟢 Otvorené
Tento stav umožňuje bežne pracovať s modulmi a spracovávať doklady.
Upozornenie: Ak mali moduly predtým nastavený zámok Zamknuté alebo Zamknuté mimo účtovníka, nie je možné ich odomknúť jednoduchým prepnutím na hodnotu Otvorené.
Týmto krokom iba umožníte vkladať nové doklady, ale existujúce doklady zostanú zamknuté.
🟠 Zamknuté mimo účtovníka
Doklady môže upravovať iba používateľ s prístupovým právom účtovník.
🔴 Zamknuté
Žiadny používateľ nemôže vstúpiť do daných modulov, upravovať doklady ani vytvárať nové.

Upozornenie:
Na jedno obdobie nie je možné uplatniť dva rôzne zámky, a to ani pri výbere rôznych modulov.
Zamknuté obdobia sa nesmú prekrývať.

🧩 Platnosť v moduloch

Po nastavení zámku je potrebné zaškrtnúť moduly, ktorých sa má uzamknutie týkať.

Zaškrtnutím modulu určíte, že sa všetky doklady tohto modulu budú správať podľa zvoleného zámku.

V spodnej časti formulára sú k dispozícii tlačidlá:

Označiť všetko – rýchle označenie všetkých modulov,
Odznačiť všetko – zrušenie označenia všetkých modulov.

⚠️ Kontrola dokladov pri ukladaní zámku

Pri uložení zámku prebehne kontrola dokladov zamykaného obdobia a modulu.
Zaškrtnutím tlačidla Zamykať aj neúčtovné doklady zamknete aj neúčtovné doklady.

Ak existuje v danom časovom výbere nezaúčtovaný doklad (v ktoromkoľvek module), budete o tom informovaní:

Záleží potom na vašom rozhodnutí, či zámok uložíte.
Nezaúčtované doklady môže účtovník s právom zamykať doklady a obdobia odomknúť a následne zaúčtovať.

🔓 Doklad – Zamknúť / Otvoriť zámok

Ak potrebujete odomknúť účtovné obdobie, nastavte pole Zámok na hodnotu Otvorené – tým zabezpečíte pre moduly možnosť vkladať do nich nové záznamy v rámci daného obdobia. V prípade, že chcete odomknúť aj jednotlivé položky, prejdite na daný formulár a nad zoznamom jeho položiek kliknite na tlačidlo Otvoriť zámok.

📊 Zobrazenie zámku v tabuľkovom pohľade

Ak vo voľbe Zamykanie obdobia nie je nič označené, v stĺpci Zámok je zobrazená hodnota Otvorené a s dokladmi možno bežne pracovať.
Ak označíte modul a priradíte mu zámok, v stĺpci Zámok sa zobrazí príslušná hodnota:
- Zamknuté – nie je možné upravovať ani vytvárať nové doklady,
- Zamknuté mimo účtovníka – iba účtovník môže doklady upravovať a vytvárať nové.

🔁 Zamykanie jednotlivých dokladov

Používateľ s právom zamykať doklady a obdobia môže pomocou dvojtlačidla Zamknúť / Otvoriť zámok na hornej lište meniť stav jednotlivých dokladov.

Ľavá (väčšia) časť tlačidla
Slúži na rýchle prepínanie medzi stavmi Zamknúť a Otvoriť zámok.
Pravá (menšia) časť s rozbaľovacím zoznamom
Ponúka ďalšie možnosti:
- Otvorené – doklady sú plne prístupné,
- Prezreté – môže označiť účtovník alebo administrátor; doklad je skontrolovaný, ale stále prístupný,
  ak ho upraví používateľ bez práva zamykania, stav sa automaticky zmení na Otvorené,
- Zamknuté mimo účtovníka – doklad môže upravovať alebo mazať iba účtovník,
- Zamknuté – doklad nie je možné upravovať ani mazať.