Založili ste predchádzajúce účtovné obdobie a potrebujete začať rýchlo predávať a zarábať? Náš seriál o prenášaní počiatočných stavov pokračuje dôležitým nastavením cenníka a počiatočného stavu skladu. Aká je teda najjednoduchšia cesta?
Preniesť rozsiahly cenník do ABRA Flexi a nastaviť počiatočné stavy skladov možno najjednoduchšie importom z Excelu. Väčšina ostatných účtovných programov umožňuje export katalógu a stavu skladu vo formáte XLS. Niektoré programy umožňujú aj modernejší formát XLSX, ktorý však nie je možné použiť na import do ABRA Flexi. Je teda nutné najprv XLSX súbor otvoriť a Uložiť ako formát Microsoft Excel (97-2003).
Pre úspešný import do ABRA Flexi je optimálne rozdeliť vstupný XLS súbor na dve časti. Najprv z jedného súboru naimportujete záznamy do evidencie Cenník a následne z druhého Skladové karty.
Import do evidencie Cenník
V XLS súbore pre import do evidencie Cenník ponechajte informácie o produktoch, t. j. Názov, Skratku, Mernú jednotku, Predajnú cenu atď. Doplňte stĺpček Skladové, ktorého hodnotou bude A. Tento stĺpec hovorí, že pre produkt budú existovať skladové karty (ABRA Flexi bude evidovať stav skladu). Všetky ostatné stĺpce zo súboru buď odstráňte, alebo presuňte na koniec.
Import do evidencie Cenník vykonáte v menu Nástroje → Import → Import z Excelu. V sprievodcovi zvoľte, aké stĺpce máte v súbore a v akom poradí, a následne spustite import.
Nastavenie importu z Excelu pre ukážkový súbor s cenníkom
Import do evidencie Skladové karty
Ak sa import cenníka podarí, môžete sa pustiť do importu skladových kariet. Z pôvodného XLS súboru odstráňte všetky stĺpce okrem identifikátora produktu (pri importe do evidencie Cenník ste tento stĺpec použili ako Skratku), stavu zásob v merných jednotkách a stavu zásob v tuzemskej mene. Ak XLS súbor obsahuje identifikáciu skladu, ponechajte ju. Zostal teda XLS súbor, ktorý obsahuje tri alebo štyri stĺpce. Ak identifikácia skladu nebola obsiahnutá, musíte ju doplniť (stĺpec musí obsahovať Skratku zo zoznamu skladov v ABRA Flexi). Ďalším stĺpcom, ktorý musíte doplniť, je identifikátor účtovného obdobia. ABRA Flexi má totiž skladové karty viazané na účtovné obdobie. Hodnotou v tomto stĺpci bude Skratka minulého účtovného obdobia, ktoré ste si založili postupom v úvodnom diele seriálu (v našom prípade teda 2017).
Import do evidencie Skladové karty vykonáte rovnakým postupom ako pri Cenníku. V menu Nástroje → Import zvoľte možnosť Import z Excelu. Nastavte stĺpce a ich poradie podľa XLS súboru a spustite import.
Nastavenie importu z Excelu pre ukážkový súbor so skladovými kartami
Po úspešnom importe by sa mali v evidencii Skladové karty objaviť nové skladové karty. V evidencii Príjemky/výdajky sa automaticky vytvoria príjemky, ktoré tovar naskladnia. Príjemky budú mať dátum vystavenia nastavený na prvý deň účtovného obdobia a číslo dokladu začínajúce na MIG. Vo väčšine prípadov ich bude niekoľko a v každej z nich bude naskladnených 100 produktov.
Správne zaúčtovanie príjemok môžete vyriešiť hromadnými zmenami.