Často sa stretávame s požiadavkou, že je potrebné z pôvodného systému migrovať všetko vrátane kompletnej histórie a účtovných náležitostí. Treba si však uvedomiť, že rôzne systémy sú od základu postavené na rôznych architektúrach a princípoch fungovania. Pri migrácii medzi dvoma odlišnými systémami sa štandardne migrujú základné číselníky a najnutnejšie náležitosti (adresár, cenník, stav skladu, neuhradené doklady...) s tým, že sa potom plynulo nadviaže zadaním počiatočných stavov účtov. Vhodné je prípadné nahliadnutie do starého systému kvôli histórii. Pri migráciách ide vo všeobecnosti hlavne o to, z akého systému sa majú dáta prenášať, respektíve v akom formáte možno dáta z pôvodného systému exportovať a aký bude ich rozsah. Nižšie nájdete, kedy a v akom poradí dáta prevádzať a čo si pripraviť vopred.

Dáta prevádzajte k prvému dňu nového účtovného obdobia. Pri kalendárnom roku je to 1. 1., pri hospodárskom roku prvý deň nového hospodárskeho roka. Termín aj rozsah migrácie vopred konzultujte so svojou účtovníčkou.

V zásade môžu nastať dva stavy:

Spôsob správneho účtovného prechodu je v oboch prípadoch podobný, pričom v druhom prípade je časovo náročnejší, najmä v oblasti neuhradených pohľadávok a záväzkov a záloh.

Starý systém k dátumu prechodu nevypínajte. Budete ho potrebovať pre priznanie k DPH za posledný mesiac alebo štvrťrok, pre účtovnú závierku a daňové priznanie a ďalej na čítanie, napríklad pri dohľadávaní histórie alebo pri kontrole z finančnej správy.

Migrácia neprebieha naraz, ale vo fázach. Každá fáza má svoj termín podľa toho, kedy sú dáta v starom systéme úplné.

Od prvého dňa nového obdobia pracujete už len v ABRA Flexi, preto musia byť nastavenie a číselníky pripravené vopred. Túto fázu možno vykonať s predstihom a v prípade potreby import zopakovať.

Čo sem patrí:

Po prevode číselníkov môžete napojiť ďalšie aplikácie (e-shop, banku a pod.) a otestovať ich.

Prevádzajte až vo chvíli, keď sú v starom systéme zaevidované všetky doklady za končiace obdobie, typicky v prvých dňoch alebo týždňoch nového obdobia. Nové doklady medzitým vystavujete už v ABRA Flexi.

Ak doklad za staré obdobie dorazí až po prevode salda, zaúčtujte ho v starom systéme a do ABRA Flexi ho doplňte rovnako ako ostatné neuhradené doklady. Skladové karty založené v končiacom období preveďte do nového obdobia, prevod možno opakovať.

Uhradené doklady možno previesť ako neúčtovnú históriu, napríklad pre prehľad predajov. Do účtovníctva ani DPH nevstupujú. Prevod je časovo náročný, preto jeho rozsah zvážte.

Zostatky ostatných účtov prevádzajte až po účtovnej závierke, pretože sa do nej ešte menia (odpisy, dohadné položky, daň z príjmov). V starom systéme musí byť obdobie uzavreté. Do ABRA Flexi ich zadáte interným dokladom k poslednému dňu starého obdobia a inicializáciou prevediete do počiatočných stavov nového obdobia. Nakoniec vykonajte kontrolu stavov ku dňu prechodu.

Majetok môžete zadať aj v priebehu nového obdobia, personalistiku a mzdy pripravte pred prvou mzdovou uzávierkou.

Ak nemožno počkať na koniec účtovného obdobia, dodržte tieto podmienky:

Flexi podporuje importy cez Excel (XLS) alebo XML. XML štruktúra je však jasne daná (resp. každý systém má jasne danú svoju štruktúru) a musel by sa pripraviť konkrétny prevodný mostík, čo môže byť dosť náročné, časovo aj finančne. Naše oddelenie vývoja na podobné mostíky však nemá časové kapacity. Vhodným nástrojom je teda Excel. Pri zdrojových XLSX súboroch na import do Flexi býva nutné dáta vhodne pripraviť (poradie stĺpcov a prípadná korekcia hodnôt jednotlivých polí).

Webové rozhranie Flexi je v importe o niečo ďalej než desktopová aplikácia, dokáže pomôcť s mapovaním stĺpcov a novo stačí nahrať súbor a pre jednotlivé stĺpce vybrať, o aké polia ide (samozrejme len pri stĺpcoch, pri ktorých to automaticky nerozpoznáme). Umožníme aj pridávanie polí navyše, ktoré nie sú v importnom súbore. Krásne sa to dá využiť napríklad na nastavenie typu dokladu a pod. Navyše keď budete druhýkrát importovať súbor, tak vám už pre daný stĺpec predvolíme polia, ktoré ste minule vybrali. Takto sa dajú migrovať ako základné číselníky (adresár, cenník,...), tak aj ďalšie agendy (objednávky, faktúry,...)

Bude záležať na tom, aké dáta možno exportovať z vášho súčasného systému a čo všetko je naozaj nutné migrovať. Následne je potrebné zvážiť, čo všetko si dokážete zariadiť interne a s čím by sme mali pomôcť my. Z praxe to vychádza obvykle na 2 - 3 hodiny na evidenciu v závislosti od zložitosti mapovania a úpravy dát.

Rozdelenie migrácie do fáz je bežné. Ak je však potrebné niektorú fázu opakovať (napríklad znovu importovať číselníky), ide o vícepráce. Presnú náročnosť potvrdíme po analýze vyexportovaných dát.

K migrácii máme podrobné návody. Pripravili sme seriál Účtovný prechod na ABRA Flexi, aby používateľ na nič nezabudol a mohol bez problémov nadviazať v novom systéme. A tiež sú k dispozícii podrobné návody na import z Excelu vo webovej aj desktopovej aplikácii.

Nie sme schopní z dôvodov uvedených vyššie vykonávať kompletné migrácie na kľúč vrátane celej histórie, avšak keď nám pošlete vyexportované súbory z vášho systému (ideálne v Exceli) a vašu predstavu o rozsahu, na základe čoho sme schopní odhadnúť náročnosť celej operácie, radi vám s migráciou pomôžeme. Hodinovú sadzbu za túto službu nájdete v aktuálnom cenníku.

Ak vaše účtovníctvo viedol v ABRA Flexi niekto iný (napríklad účtovnícka kancelária), stačí zálohu firmy obnoviť vo vašej inštancii. Záloha obsahuje celú históriu. Prechod z vlastného servera do cloudu popisuje samostatný návod.

Ak migráciu vykonávame my, prenos nastavenia a číselníkov je jej súčasťou a stačí založená firma. Pri migrácii svojpomocne postupujte podľa seriálu Účtovný prechod.

Áno. Číselníky možno previesť s predstihom, v starom systéme môžete do dátumu prechodu naďalej pracovať a import prípadne zopakovať. Nové záznamy založené medzitým môžete rovno založiť aj v ABRA Flexi.

Po prevode číselníkov, s ktorými napojenie pracuje (typicky cenník a adresár). Ostrú prevádzku spúšťajte od dátumu prechodu.

Zostatky sú konečné až po účtovnej závierke starého obdobia. Dovtedy v ABRA Flexi normálne pracujete, saldo a stavy bánk, pokladníc a skladu prevádzate skôr.

Nie. Prílohy ani skladové pohyby sa neprevádzajú, pôvodný systém si preto ponechajte na čítanie.