V tomto článku nájdete postup, ako vytvoriť importný súbor v Exceli a nahrať ho do webového rozhrania Flexi. Skladové karty je možné importovať z Excelu rovnako ako v desktopovej aplikácii.
Importom je možné:
vložiť nové záznamy,
alebo hromadne upraviť existujúce doklady.
💡 Odporúčame najprv si prečítať všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní.
Import stavu zásob
Import stavu zásob do skladových kariet slúži čisto na založenie počiatočných stavov na skladovej karte. Následné aktualizácie stavov vykonávajte priamo v aplikácii pomocou príjemiek/výdajok, alebo pomocou importu do položiek príjemiek/výdajok. Pokiaľ by však skladová karta už nejaký zostatok obsahovala, import doplní iba zodpovedajúcu hodnotu (rozdiel).
Pri importe počiatočných stavov, teda uvádzaní stavu zásob v MJ do importovaného súboru, dôjde k vygenerovaniu príjemky s množstvom uvedeným pri danej položke.
Pokiaľ import potrebujete čisto na aktualizáciu skladovej karty, napr. na aktualizáciu minimálneho množstva, môžete import vykonať bez stĺpcov ovplyvňujúcich stav zásob.
Typy importov
Po kliknutí na „Importovať z Excelu“ je dôležité vedieť, aký typ súboru vkladáte:
Základný import – iba hlavičky dokladov (napr. príjemka/výdajka).
Rozšírený import – hlavička aj položky dokladov zároveň.
Flexi po nahraní zobrazí prehľad stĺpcov:
ľavý stĺpec = názvy stĺpcov z Excelu,
pravý stĺpec = zodpovedajúce pole vo Flexi.
Tieto stĺpce je potrebné skontrolovať, prípadne doplniť. Pokiaľ nejaký stĺpec chýba, môžete ho doplniť cez Pokročilé možnosti. Ak stĺpce nie sú pomenované strojovým názvom stĺpca danej evidencie, je potrebné určiť cieľový stĺpec vo Flexi ručne. V opačnom prípade dôjde k automatickému určeniu.
Príklad súboru
Ukážkový súbor môže vypadať napr.:
Stĺpce importného súboru
Nižšie sú stĺpce, ktoré sa pre import štandardne používajú. Niektoré z nich sú povinné.
Ceník
Kód/skratka danej ceníkovej položky. Ľubovoľná skratka dĺžky 64 znakov. Povinné pole pre vytvorenie i aktualizáciu záznamu.
Nájdete v evidencii Tovar → Ceník.
Skladové karty je možné importovať iba v prípade, že kód odkazuje na existujúcu ceníkovú položku.
Sklad
Kód/skratka daného skladu. Ľubovoľná skratka dĺžky 20 znakov. Povinné pole pre vytvorenie i aktualizáciu záznamu.
Nájdete v evidencii Tovar → Zoznam skladov.
Účtovné obdobie
Kód/skratka daného účtovného obdobia. Obvykle sa jedná o rok ako taký, napr.
2022. Povinné pole pre vytvorenie i aktualizáciu záznamu.Nájdete v Firma → Zmena/pridanie účtovného obdobia → Správa účtovných období.
Počiatok – množstvo
Určuje, aký bude stav MJ na skladovej karte po dokončení importu počiatočných stavov. Vygeneruje sa príjemka s uvedeným množstvom. Povinné pole, ak uvádzame počiatočný stav.
Počiatok – cena za MJ
Určuje, aká bude priemerná cena na skladovej karte. Stav zásob v Kč sa automaticky vypočíta ako násobok množstva a ceny za MJ.
Počiatok – dátum vystavenia
Určuje, s akým dátumom sa založí príjemka na zavedenie počiatočných stavov. Obvykle sa uvádza prvý deň príslušného účtovného obdobia (napr. 01.01.2022). Povinné pole, ak uvádzame počiatočný stav.
Počiatok – typ dokladu
Určuje, s akým typom skladového dokladu sa príjemka založí. Uvádzate kód príslušného typu dokladu. Povinné pole, ak uvádzate počiatočný stav.
Stav zásob v MJ
Aktuálny stav zásob danej položky.
Uvádzajte iba číslo, merná jednotka sa načíta z karty ceníka.
Min. zásoba MJ
Minimálny počet kusov na sklade. Slúži na kontrolu vo vydaných objednávkach, kedy je možné objednávať položky do minimálnej zásoby.
Môžete použiť s funkciou objednať do minima.
Popis
Textový popis položky (max. 255 znakov).
Miestnosť
Nájdete v evidencii Tovar → Umiestnenie na sklade. Musí odkazovať na existujúci záznam.
Všetky vlastnosti evidencie skladových kariet nájdete na adrese:
Ako zistiť správny formát polí
Vo webovom rozhraní je možné doplniť ďalšie stĺpce prostredníctvom nastavenia vpravo dole. Najjednoduchším spôsobom, ako zistiť formát jednotlivých polí, je využiť funkciu Export do Excelu vo formáte vhodnom pre import do Flexi. Získate tak šablónu, ktorá vám ukáže správne názvy i štruktúru stĺpcov.
Postup importu
Teraz sa pozrieme na import súboru, ktorý obsahuje dáta na založenie dvoch nových skladových kariet s počiatočným stavom.
Možnosť importu nájdeme priamo v agende skladových kariet v spodnej časti:
Import z Excelu ponúka okno na výber súboru, prípadne je možné súbor pretiahnuť z priečinka v PC. Po kliknutí do poľa rovnako dôjde k otvoreniu okna na výber súboru:
Súbor Excelu bude zapísaný vo formáte:
Po nahraní skontrolujte priradenie stĺpcov:
Najprv prebehne skúška importu, ktorá overí, či sú údaje správne zapísané. V jednom importe je možné dáta aktualizovať aj vytvoriť.
Po kontrole je možné súbor naimportovať tlačidlom „Importovať“ vpravo dole. Zobrazí sa okno s potvrdením o úspešnosti importu.
Po úspešne dokončenom importe dôjde k vytvoreniu príjemky s príslušným počtom MJ.
Úpravy existujúcich záznamov
Ak chcete meniť už existujúce skladové karty, má Flexi dve možnosti, ako záznam identifikovať.
Podľa kombinácie Ceník, Sklad a Účtovné obdobie
Táto trojica jednoznačne určuje skladovú kartu. Ak ju uvedete v súbore, Flexi vyhľadá a aktualizuje zodpovedajúcu kartu.
Podľa stĺpca ID
Druhou možnosťou je pridať do Excelu stĺpec ID. ID je unikátny identifikátor záznamu vo Flexi a systém podľa neho pozná, že má upraviť existujúci záznam, nie vytvoriť nový.
Najjednoduchšia cesta, ako ID zistiť, je exportovať záznamy z Flexi do Excelu. ID je súčasťou exportu a potom ho môžete využiť na úpravy.
⚠️ Ak neuvedete ani stĺpec ID, ani úplnú kombináciu Ceník, Sklad a Účtovné obdobie, Flexi vždy založí nový záznam.
💡 Ak meníte len niektoré údaje, nemusíte vyplňovať všetky stĺpce. Stačí ponechať identifikáciu záznamu a stĺpce s dátami, ktoré chcete zmeniť.