Pri prvom spustení aplikácie si musíte založiť firmu, ktorú budete účtovať, príp. v ktorej si chcete účtovníctvo „vyskúšať". Máte možnosť založiť si neobmedzený počet firiem bez ohľadu na to, akú variantu programu Flexi vlastníte.
Novú firmu môžeme založiť aj po prvom spustení, a to kliknutím na ikonu firmy v ľavom hornom rohu:
Následne sa otvorí panel vpravo, kde klikneme na tlačidlo „Založiť novú spoločnosť":
V ďalšom okne vyplníme základné informácie o firme:
Pozor! Typ organizácie a legislatívu nie je možné neskôr zmeniť!
Po vyplnení údajov klikneme na tlačidlo „Založiť".
O tom, že firma bola úspešne vytvorená, nás Flexi informuje v ľavom dolnom rohu:
Kliknutím na tlačidlo „Nastavenia" môžeme doplniť ďalšie údaje o firme, ako sú informácie Prevažujúca činnosť, dátová schránka či Daňový úrad na účely DPH, ale aj logo firmy, odlišná adresa firmy alebo Oprávnená osoba.
Keď potom klikneme na šípku v ľavom hornom rohu, zobrazíme ďalšie možnosti nastavenia firmy podľa jednotlivých agend.
Firma: Záložka Základné informácie
Tu vyplníme údaje týkajúce sa firmy.
Firma: Záložka Legislatíva
Tu nastavujeme legislatívne údaje o účtovnej jednotke.
Do poľa Prev.činn.NACE uvádzame kód prevažujúcej činnosti zistiteľný z číselníka adisepo.
Štát a typ organizácie sa doplnia podľa údajov, ktoré sme zadali pri zakladaní firmy.
Určite nesmieme zabudnúť zaškrtnúť pole „Platca DPH", ak je firma platcom.
Zaškrtnutím poľa „Obmedzovať výber štátov DPH" obmedzíme počet štátov, ktoré sa na dokladoch ponúkajú.
Do poľa Krajský daňový úrad a Územné pracovisko vyplníme príslušné úrady z adresára firiem.
Pole „Osobitný režim jedného správneho miesta" je určené len pre firmy so slovenskou legislatívou alebo registrované na DPH na Slovensku. Pomocou zaškrtávacieho poľa označíte, či je firma registrovaná v osobitnom režime DPH alebo nie. Podľa hodnoty poľa sa vypĺňa rovnomenné pole na vytváraných dokladoch.
Do poľa Mena vyplníme používanú menu.
Oprávnená osoba a Zástupca – môžeme vyplniť požadované osoby.
Firma: Záložka Logo a pečiatka
Tu môžeme nahrať logo a pečiatku spoločnosti, najčastejšie s príponou .jpg, .png, pričom maximálna odporúčaná veľkosť je 800,0 x 1 200,0 pixelov.
Firma: Záložka Ostatné
Kurzy – možnosť nastavenia sťahovania kurzov; pozor, vždy možno nastaviť buď Denný kurz alebo Mesačný kurz, nie oboje súčasne.
Komunikácia – v prípade odosielania e-mailov cez SMTP tu možno nastaviť automatické odosielanie, adresu pre skrytú kópiu a EAN pre EDI komunikáciu.
GDPR – V jednotlivých agendách pribudne možnosť nahliadnuť do účelov, ktoré sa viažu ku konkrétnemu záznamu.
Moduly: Predaj – Záložka Doklady
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov, ktoré sa automaticky priradia v príslušnej agende po kliknutí na „Nový".
Opýtať sa používateľa – využite, ak často meníte typy dokladov.
Posledný vybraný – zvoľte, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete väčšie množstvo rovnakého typu; najčastejšie vyberaná hodnota.
Primárny – v prípade, že vystavujete prevažne len jeden typ dokladu.
Moduly: Predaj – Záložka Upresnenie
Splatnosť v dňoch – tu môžeme prednastaviť splatnosť pre všetky vydané faktúry.
Doplňujúci text na faktúru – text zadaný tu sa na každej faktúre vypíše v priestore pod logom/podpisom/pečiatkou.
Povoliť odpočet neuhradenej vydanej zálohy – zaškrtnutie umožní odpočet záloh a ZDD bez väzby na uhrádzajúci doklad.
Položky automatického zaokrúhlenia dokladu nezahrnúť do DPH – zaškrtneme len v prípade, keď využívame metódu individuálneho zaokrúhľovania. V takom prípade sa nám v priznaní DPH nebudú objavovať zaokrúhľovacie položky.
Režim rezervácií – slúži na definovanie systému rezervácií pri objednávkach. Môžeme zvoliť, že rezervácia sa má vytvoriť automaticky pri vytvorení objednávky, prípadne súčasne s naskladnením tovaru, alebo či si budeme rezervácie definovať ručne. Taktiež môžeme vytvárať rezervácie aj v prípade, keď tovar nie je na sklade, po zaškrtnutí políčka Povoliť rezerváciu do mínusu.
Automaticky generovať číslo zákazky zhodné s objednávkou – v prípade, že chceme automaticky generovať zákazku spolu s objednávkou.
V poli Pri zmene odberateľa prepočítať ceny môžeme zvoliť, či chceme ceny prepočítať, nemeniť alebo či sa má systém najskôr opýtať, kým ceny prepočíta.
Moduly: Nákup – Záložka Doklady
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov, ktoré sa automaticky priradia v príslušnej agende po kliknutí na „Nový".
Opýtať sa používateľa – využite, ak často meníte typy dokladov.
Posledný vybraný – zvoľte, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete väčšie množstvo rovnakého typu; najčastejšie vyberaná hodnota.
Primárny – v prípade, že vystavujete prevažne len jeden typ dokladu.
Moduly: Nákup – Záložka Upresnenie
Predvolená splatnosť [dni]
Vami uvedený počet dní bude na všetkých dokladoch (hodnota je uvedená ako dátum splatnosti); ide o základné nastavenie s najnižšou prioritou. Splatnosť je možné nastaviť na troch miestach:
Základné nastavenie je v tomto dialógu a má najnižšiu prioritu.
Druhú prioritu má nastavenie cez menu Nákup – Typy dokladov – Typy prijatých faktúr typu prijatej faktúry.
Najvyššiu prioritu má nastavenie splatnosti u konkrétnej firmy v Adresári firiem.
V praxi to vyzerá tak, že pri zadávaní novej faktúry sa splatnosť prevezme z tohto nastavenia (ak tu hodnota nie je vyplnená, dátum splatnosti sa zhoduje s dátumom vystavenia). Keď vyberiete určitý typ faktúry a je u neho nastavená splatnosť, táto splatnosť nahradí pôvodnú. Ďalej vyberiete firmu a proces sa zopakuje. Výsledný dátum je na faktúre možné „používateľsky" prepísať.
Dátum pre plnenie dátumu Uplatniť zdaň. pl. – určuje pole, podľa ktorého hodnoty sa bude nastavovať pole Uplatniť zdaniteľné plnenie u prijatých faktúr a ostatných záväzkov.
Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu na úhradu – zaškrtnutím dôjde k aktivácii funkcionality podpisu používateľa, ktorý má právo podpisovať.
Povoliť odpočet neuhradenej prijatej zálohy – ak chceme odpočítavať do faktúr neuhradené zálohy, je nutné zaškrtnúť toto pole.
Moduly: Peniaze
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov, ktoré sa automaticky priradia v príslušnej agende po kliknutí na „Nový".
Opýtať sa používateľa – využite, ak často meníte typy dokladov.
Posledný vybraný – zvoľte, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete väčšie množstvo rovnakého typu; najčastejšie vyberaná hodnota.
Primárny – v prípade, že vystavujete prevažne len jeden typ dokladu.
Typ dokladu pre importované bankové výpisy – Zvoľte predvolené typy dokladu pre bankový príjem a bankový výdaj.
Moduly: Tovar
Metóda oceňovania – vyberieme podľa potreby Metódu priemerných cien alebo FIFO.
Umožniť generovanie požiadaviek na výdaj – zaškrtnite v prípade, že chcete „vydávať do mínusu", t. j. Flexi potom umožní vytvoriť výdajku aj v prípade, keď tovar nie je na sklade. Po naskladnení tovaru je nutné požiadavky na výdaj vyrovnať cez Nástroje – Aktualizácia požiadaviek na výdaj.
Pri príjme aktualizovať nákupnú cenu v cenníku – po zaškrtnutí tohto poľa sa po každom príjme prepočíta nákupná cena v menu Tovar – Cenník.
Sklad nahrávať do účtovníctva – využijete v prípade, že účtujete o sklade metódou A, teda na účty 111, 112, 131, 132 a pod. Ak účtujete skladové zásoby metódou B, teda priamo do spotreby, toto pole nechajte prázdne.
Typ nových dokladov
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov, ktoré sa automaticky priradia v príslušnej agende po kliknutí na „Nový".
Opýtať sa používateľa – využite, ak často meníte typy dokladov.
Posledný vybraný – zvoľte, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete väčšie množstvo rovnakého typu; najčastejšie vyberaná hodnota.
Primárny – v prípade, že vystavujete prevažne len jeden typ dokladu.
Moduly: Zamestnanci – Záložka Poistenie
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov pre generovanie záväzkov pre poistenie.
Rovnako tu nastavíme príslušnú pobočku Sociálnej poisťovne z adresára firiem – je nutné vo vybranej pobočke ručne vyplniť bankové spojenie!
Moduly: Zamestnanci – Záložka Dane
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov pre generovanie záväzkov pre dane.
Rovnako tu nastavíme príslušný daňový úrad z adresára firiem – je nutné vo vybranom úrade ručne vyplniť bankové spojenie!
Moduly: Zamestnanci – Záložka Doklady
Tu možno nastaviť predvolené typy dokladov pre generovanie miezd.
Moduly: Zamestnanci – Záložka Úväzok
Predvolené nastavenie úväzkov pre zamestnancov; toto nastavenie iba predvyplní nového zamestnanca, v prípade potreby je možné priamo u zamestnanca tieto hodnoty ľubovoľne meniť.
Moduly: Zamestnanci – Záložka Splatnosť
Nastavenie splatnosti dokladov vygenerovaných z Aktualizácie miezd.
Moduly: Zamestnanci – Záložka Ostatné
Promile pre výpočet povinného poistenia – vyplníme promile; bez tohto údaja nie je možné vygenerovať formulár.
Krátiť dovolenku za neospravedlnenú absenciu – Krátenie sa uplatňuje len v prípade, že súčet hodín neospravedlnenej absencie je celým násobkom denného hodinového úväzku.
Nemoc – Automaticky nastavovať obdobie preplatenia nemoci
Zaškrtávacie pole určuje správanie aplikácie:
Ak príznak zaškrtnete, automaticky sa nastaví na karte zamestnanca vo voľbe „Aktualizácia" na záložke „Neprítomnosť" obdobie preplatenia podľa začiatku nemoci nastaveného na karte zamestnanca vo voľbe „Personalistika" na záložke „Neprítomnosť".
Ak príznak necháte odškrtnutý, je nutné obdobie preplatenia nemoci na karte zamestnanca vo voľbe „Aktualizácia" na záložke „Neprítomnosť" nastaviť ručne, až budete požadovať preplatenie nemoci zamestnanca.
Pri výpočte miezd upozorniť na kontrolu obdobia preplatenia u nemocí
Ak nezaškrtnete predchádzajúce pole Automaticky nastavovať obdobie preplatenia nemoci, odporúčame zaškrtnúť príznak Pri výpočte miezd upozorniť na kontrolu obdobia preplatenia u nemocí. Pri výpočte miezd budete potom upozornení na nevyplnené obdobie preplatenia nemoci, aby ste si mohli skontrolovať, či ide o opomenutie alebo zámer.
Refundácia 50 % náhrady mzdy za nemoc – aktivuje mzdovú zložku refundácie.
Percento náhrady pri kurzarbeite – určuje výšku percenta kurzarbeitu.
Chrániť výplatné pásky heslom – v personalistike u Zamestnanca pribudne možnosť zadať heslo, ktorým bude výplatnica chránená.
Príspevok na doplnkové dôchodkové sporenie – aktivuje mzdovú zložku Príspevok na doplnkové dôchodkové sporenie. V poli nižšie možno zadať percento príspevku.
Moduly: Účtovníctvo – Záložka Doklady
Typ nových dokladov
Vyberiete, ako sa má systém správať pri tvorbe nového dokladu; pole nemusíte vypĺňať, nakoľko existuje možnosť ručnej zmeny typu dokladu.
Manuálny prepis čísel dokladov – umožní v poli interné číslo prepísať vygenerované číslo.
Prenášanie strediska z firmy – ak bude aktívne, bude z príslušnej firmy v adresári prenášané stredisko do dokladu, kam bude firma vyplnená.
Kontrolovať firmy a účty pri vytváraní dokladu – Keďže údaje, vrátane bankových účtov, o firmách v adresári možno sťahovať do Flexi online, existuje možnosť ich kontroly. Aktivovaním tejto možnosti bude Flexi kontrolovať, či účet uvedený u danej firmy vo faktúre je registrovaný (t. j. stiahnutý z registra).
Ďalšie nadväzujúce nastavenia nájdete v tomto článku – Nastavenia firmy – WUI