Čo je potrebné vyplniť pri začiatkoch práce v ABRA Flexi? Ako zmeniť správanie jednotlivých modulov? Kde nájdete kontaktné a legislatívne údaje o svojej firme? Odpovede na tieto otázky nájdete v nastavení firmy.

Nastavenie firmy slúži na vyplnenie základných údajov o firme: kontaktné údaje, spisová značka, či je firma platiteľom DPH, jazyk, mena, správanie programu v jednotlivých moduloch, sťahovanie kurzov, logo firmy a mnoho ďalšieho.

Nastavenie môžete vyplniť aj v desktopovej aplikácii. V takom prípade sa riaďte sprievodcom nastavením firmy v desktopovej aplikácii.

Nastavenie otvoríte položkou Nastavenie v ľavom menu dole. Rovnaká položka je aj v ponuke používateľa pod ikonou v pravom hornom rohu.

Nastavenie je rozdelené do troch skupín. Firemné nastavenie platí pre aktuálne otvorenú firmu, Moje nastavenie pre Vášho používateľa a Globálne nastavenie pre všetky firmy na serveri.

Firemné nastavenie

Moje nastavenie

Globálne nastavenie

Väčšinu firemného nastavenia môžete uložiť s platnosťou od určitého dátumu tlačidlom Uložiť s platnosťou k dátumu. Ak uložíte nastavenie napríklad k 1. 1., začne platiť až od tohto dátumu a dovtedy platí predchádzajúce nastavenie. Ktoré nastavenie je práve platné, vidíte v poli Nastavenie platné pre obdobie v pravom hornom rohu formulára. V praxi sa to hodí napríklad vo chvíli, keď sa z neplatiteľa DPH stáva platiteľ.

Na záložke Základné informácie vyplníte základné a kontaktné údaje firmy: názov spoločnosti, typ subjektu, IČO a DIČ, sídlo, e-mail, dátovú schránku, webové stránky, telefón a poštovú alebo fakturačnú adresu.

Na záložke Legislatíva určíte právnu formu účtovnej jednotky, typ organizácie, štát legislatívy, prevažujúcu činnosť a spisovú značku. Ďalej tu nastavíte, či je firma platiteľom DPH, finančný úrad a územné pracovisko, pod ktoré spadáte, a osobitné režimy DPH.

Význam jednotlivých polí podrobne popisuje sprievodca nastavením firmy pre desktopovú aplikáciu.

Na záložke Logo a pečiatka nahráte logo firmy a pečiatku s podpisom, ktoré sa potom použijú v tlačových zostavách. Podporované formáty sú jpg a png, maximálna veľkosť súboru je 200 MB. Pri logu je možné navyše nastaviť Pozíciu loga a Spôsob zobrazenia.

Na záložke Ostatné nastavíte sťahovanie kurzov, automatické odosielanie dokladov, jazyky tlačových zostáv a spracovanie GDPR.

Kurzy

Flexi vie automaticky sťahovať kurzy ČNB. Ak je domácou menou EUR, sťahuje kurzy Európskej centrálnej banky. Vybrať môžete denný alebo mesačný/ročný kurz.

Denný kurz ponúka tieto hodnoty:

Mesačný/ročný kurz ponúka hodnoty K 1. kalendárnemu dňu v období a K 1. pracovnému dňu v období. Ďalšie nastavenie sťahovania vykonáte pri jednotlivých menách.

Podľa tohto nastavenia sa kurzy aktualizujú pri každom spustení programu. Ak zadávate doklad v cudzej mene ešte pred stiahnutím aktuálnych kurzov do číselníka, program si sám siahne do kurzov devízového trhu a príslušný kurz vyberie.

Komunikácia

Tu určíte, či sa majú doklady automaticky odosielať e-mailom, a môžete vyplniť adresu skrytej kópie. Ako automatické odosielanie funguje, popisuje návod automatické odosielanie dokladov.

Jazyky

Tu nastavíte štyri predvolené jazyky pre tlač tlačových zostáv. Zmeniť ich môžete len vtedy, keď máte nahraný pokročilý parameter, ktorý zmenu povoľuje, a túto zmenu máte zapnutú v Rozšírených funkciách. Pre niektoré jazyky nemáme preklady tlačových zostáv, preloženú zostavu však môžete získať ako používateľský report.

GDPR

Po zapnutí voľby Spracovanie GDPR pribudne v jednotlivých agendách možnosť nahliadnuť do účelov spracovania, ktoré sa viažu ku konkrétnemu záznamu.

Význam všetkých polí na tejto záložke nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Skupina Moduly obsahuje nastavenia, ktoré ovplyvňujú správanie konkrétneho modulu. Po rozbalení v menu nájdete Predaj, Nákup, Financie, Tovar, Zamestnancov a Účtovníctvo.

Nastavenie predajného modulu sa týka vydaných faktúr, prijatých objednávok, vydaných ponúk a prijatých dopytov.

Typ nových dokladov

Určuje, aký typ dokladu sa zvolí pri vytváraní nového dokladu. Nastavenie je zvlášť pre každú agendu (faktúry vydané, ponuky vydané, dopyty prijaté a objednávky prijaté) a ponúka tieto hodnoty:

Typ generovaných dokladov

Určuje, aký typ dokladu sa použije pri automatickom vytvorení dokladu, napríklad z objednávky.

Na záložke Upresnenie sú ďalšie nastavenia predajných dokladov. V pravej časti nájdete odkazy na súvisiace nastavenia, napríklad upomienky a typy predajných dokladov.

Počet dní splatnosti pre predajné doklady

Predvolená splatnosť predajných dokladov. Prednosť pred ňou má splatnosť nastavená v type dokladu alebo v adresári pri obchodnom partnerovi.

Dopĺňajúci text na faktúru

Text, ktorý sa uvedie v závere každej faktúry. Ak ho potrebujete len pri niektorých faktúrach, vyplňte ho v type faktúry.

Povoliť odpočet neuhradenej vydanej zálohy

V predvolenom stave Flexi umožňuje odpočet len uhradenej vydanej zálohy. Po zapnutí pôjde odpočítať aj neuhradená záloha.

Položky automatického zaokrúhlenia dokladu nezahŕňať do DPH

Vylúči automaticky vytvárané zaokrúhľovacie položky z DPH. Využíva sa pri individuálnej metóde zaokrúhlenia.

Nastavenie režimu rezervácií tovaru

Určuje, ako vo firme vznikajú rezervácie na základe prijatých objednávok. Ponúka hodnoty Iba ručná, Automatická pri vytvorení objednávky a Automatická pri vytvorení objednávky aj naskladnení tovaru. Podrobnosti nájdete v návode varianty tvorby rezervácií. Voľbou Povoliť rezerváciu do mínusu umožníte rezervovať aj tovar, ktorý nie je na sklade.

Automaticky generovať číslo zákazky zhodné s objednávkou

Pri vytvorení prijatej objednávky vznikne aj zákazka, ktorá sa prenáša medzi dokladmi v obchodnom kolieskú.

Prepočítavanie cenníka pri zmene odberateľa

Určuje, či sa pri zmene odberateľa na doklade majú ceny prepočítať (Prepočítať ceny), ponechať bez zmeny (Nemeniť ceny), alebo či sa má Flexi najprv opýtať (Opýtať sa).

Podrobný popis všetkých polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Nastavenie nákupného modulu sa týka prijatých faktúr, vydaných objednávok, vydaných dopytov a prijatých ponúk.

Typ nových dokladov

Určuje, aký typ dokladu sa zvolí pri vytváraní nového dokladu. Hodnoty Opýtať sa používateľa, Posledný vybraný a Primárny majú rovnaký význam ako v module Predaj.

Typ generovaných dokladov

Určuje, aký typ dokladu sa použije pri automatickom vytvorení dokladu.

Na záložke Upresnenie sú ďalšie nastavenia nákupných dokladov.

Predvolená splatnosť [dni]

Predvolená splatnosť nákupných dokladov pre celú firmu. Ide o základné nastavenie s najnižšou prioritou, splatnosť je totiž možné nastaviť na troch miestach:

V praxi to vyzerá tak, že pri zadávaní novej faktúry sa splatnosť vezme z tohto nastavenia (ak tu hodnota nie je vyplnená, dátum splatnosti je zhodný s dátumom vystavenia). Keď vyberiete určitý typ faktúry a je pri ňom nastavená splatnosť, nahradí sa touto splatnosťou pôvodná. Potom vyberiete firmu a proces sa zopakuje. Výsledný dátum je možné na faktúre ručne prepísať.

Dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia

Určuje, z akého dátumu sa má naplniť dátum uplatnenia zdaniteľného plnenia. Ponúka hodnoty Dátum zdaň. pl., Prijaté, Dátum zaúčtovania, Splatnosť, Aktuálny dátum a Nepredvypĺňať.

Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu na úhradu

Po zapnutí musí byť každá prijatá faktúra alebo ostatný záväzok pred zaradením do príkazu na úhradu podpísaný. Podpisovať môžu len používatelia, ktorí na to majú právo. Podpis sa potom nastavuje priamo v konkrétnom doklade.

Povoliť odpočet neuhradenej prijatej zálohy

V predvolenom stave Flexi umožňuje odpočet len uhradenej prijatej zálohy. Po zapnutí pôjde odpočítať aj neuhradená záloha.

Podrobný popis všetkých polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Modul Financie (predtým Peniaze) obsahuje agendy Banka a Pokladňa. Nastavíte tu typ nových bankových a pokladničných dokladov a typy dokladov, ktoré sa použijú pri importe bankového výpisu pre príjem a výdaj. Pri type nových dokladov ponúka Flexi hodnoty Opýtať sa používateľa, Posledný vybraný a Primárny, ktoré majú rovnaký význam ako v module Predaj. V pravej časti sú odkazy na súvisiace nastavenia, napríklad bankové účty, formy úhrady alebo meny.

Ako načítať bankové výpisy a párovať ich s dokladmi, popisuje návod načítanie bankových výpisov. Podrobný popis všetkých polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Ak používate Flexi na skladové hospodárstvo, je pre Vás táto časť najdôležitejšia. Nájdete tu nastavenia, ktoré ovplyvňujú správanie skladov.

Metóda oceňovania

Určuje, či sa vo firme používa metóda oceňovania zásob FIFO, alebo metóda priemerných cien. FIFO je dostupné od variantu Premium.

Umožniť generovanie požiadaviek na výdaj

Umožní vytvoriť výdajku aj vo chvíli, keď tovaru nie je dostatok na sklade. Pred zapnutím odporúčame preštudovať návod aktualizácia požiadaviek na výdaj, ktorý popisuje všetky podrobnosti.

Pri príjme aktualizovať nákupnú cenu v cenníku

Nákupná cena v cenníku (používaná v cenotvorbe) sa aktualizuje podľa ceny poslednej príjemky.

Sklad nahrávať do účtovníctva

Ak je zapnuté, sklad sa účtuje metódou A. Ak nie je zapnuté, účtuje sa metódou B.

Typ nových a generovaných dokladov

Určuje typ príjemiek a výdajok pri vytváraní nového dokladu a typ príjemky vytvorenej z EDI. Pri type nových dokladov ponúka Flexi hodnoty Opýtať sa používateľa, Posledný vybraný a Primárny, ktoré majú rovnaký význam ako v module Predaj. Podrobnosti k EDI nájdete v úvode k EDI.

Číselný rad

Sekvencia, podľa ktorej sa prideľuje číslo produktu.

Význam všetkých polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Ak používate Flexi na výpočet miezd, je nutné vyplniť aj nastavenie modulu Zamestnanci.

Záložka Poistenie obsahuje typy dokladov a predpisy zaúčtovania pre sociálne a zdravotné poistenie. Hodnoty vyberiete z rozbaľovacích zoznamov.

Sociálne poistenie

Zdravotné poistenie

Záložka Dane rieši typy dokladov a bankové účty pre dane, ktoré sa týkajú miezd. Hore vyberiete adresu finančného úradu.

Záložka Doklady určuje typy dokladov generovaných z miezd. Patria medzi ne ostatné záväzky (zálohy, zrážky a dobierka pre mzdy) a interné doklady (hrubá mzda, náhrada mzdy, cestovné, stravný paušál a homeoffice do limitu).

Podrobný význam polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Záložka Úväzok nastavuje rozvrh pravidelného pracovného času. Údaje sa prenášajú na kartu zamestnanca (Personalistika, záložka Pracovný pomer, záložka Úväzok), kde ich môžete prípadne opraviť. Ak vyplníte počet hodín, počet dní a začiatok pracovného času, budú sa tieto hodnoty predvypĺňať na karte zamestnancov, ktorí majú pravidelný pracovný rozvrh.

Záložka Splatnosť určuje predvolený počet dní splatnosti jednotlivých záväzkov zo mzdy (sociálne a zdravotné poistenie, preddavková a zrážková daň, daň rezident a dobierka). Dátum splatnosti sa počíta od dátumu vystavenia dokladu.

Záložka Ostatné obsahuje ďalšie konštanty, ktoré ovplyvňujú výpočet miezd: promile pre poistenie zodpovednosti zamestnávateľa, krátenie dovolenky, nastavenie choroby, percento náhrady pri kurzarbeite, ochranu výplatných pások heslom a príspevok na doplnkové dôchodkové poistenie.

Promile pre výpočet povinného poistenia

Bez vyplnenia tohto údaja nie je možné vygenerovať formulár.

Krátiť dovolenku za neospravedlnenú absenciu

Krátenie sa uplatňuje iba v prípade, že súčet hodín neospravedlnenej absencie je celým násobkom denného hodinového úväzku.

Automaticky nastavovať obdobie preplatenia choroby

Ak je zapnuté, nastaví sa na karte zamestnanca vo voľbe Aktualizácia v záložke Neprítomnosť obdobie preplatenia podľa začiatku choroby zadaného v Personalistike. Ak nie je zapnuté, musíte obdobie preplatenia choroby nastaviť ručne, keď budete chorobu zamestnanca preplácať.

Pri výpočte miezd upozorniť na kontrolu obdobia preplatenia pri chorobách

Ak nemáte zapnuté automatické nastavovanie obdobia preplatenia, odporúčame zapnúť toto upozornenie. Pri výpočte miezd budete potom upozornení na nevyplnené obdobie preplatenia choroby a môžete skontrolovať, či ide o opomenutie, alebo zámer.

Refundácia 50 % náhrady mzdy za chorobu (do r. 2013)

Aktivuje mzdovú zložku refundácie.

Percento náhrady pri kurzarbeite

Určuje výšku percenta kurzarbeitu.

Chrániť výplatné pásky heslom

V personalistike pri zamestnancovi pribudne možnosť zadať heslo, ktorým bude výplatná páska chránená.

Príspevok na doplnkové dôchodkové poistenie

Aktivuje mzdovú zložku Príspevok na doplnkové dôchodkové poistenie. Percento príspevku zadáte v poli Percento príspevku na doplnkové dôchodkové poistenie.

Význam ostatných polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Modul Účtovníctvo zahŕňa agendy ako ostatné pohľadávky, ostatné záväzky alebo interné doklady. Na záložke Doklady nastavíte typ nových dokladov a pravidlá pre tvorbu dokladov.

Typ nových dokladov

Určuje, aký typ interného dokladu, pohľadávky a záväzku sa zvolí pri vytvorení nového dokladu. Hodnoty Opýtať sa používateľa, Posledný vybraný a Primárny majú rovnaký význam ako v module Predaj. Pole nemusíte vypĺňať, pretože typ dokladu je možné pri tvorbe dokladu zmeniť ručne.

Manuálny prepis čísel dokladov

Po zapnutí môžete pri jednotlivých dokladoch prepisovať interné číslo dokladu.

Automatické vyplnenie strediska pri doklade podľa strediska pri firme v adresári

Do dokladu sa prevezme stredisko z firmy v adresári, ktorú na doklad vyplníte.

Kontrolovať firmy a účty pri vytváraní dokladu

Údaje o firmách vrátane bankových účtov je možné do Flexi sťahovať z registra. Ak je voľba zapnutá, Flexi kontroluje, či je bankový účet uvedený pri firme na doklade registrovaný.

Na záložke Automatické operácie určíte, s akým typom sa majú vytvárať automaticky generované doklady a na aké účty sa majú účtovať automaticky vytvárané položky.

Nastaviť tu môžete:

Význam všetkých polí nájdete v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

V skupine Evidencia sú číselníky a ďalšie evidencie, ktoré ovplyvňujú prácu s dokladmi. Po rozbalení v menu sú rozdelené do skupín: Doklady, Obchodní partneri, Financie, Tovar a sklady, Majetok, Personalistika, Účtovníctvo, Nákladové účtovníctvo a Texty, štítky, šablóny.

Ako s číselníkmi pracovať, ukazuje video o číselníkoch.

V skupine Doklady nájdete typy dokladov pre jednotlivé moduly, dokladové rady a stavy obchodného dokladu. Viac o typoch dokladov nájdete v návode k typom dokladov, číslovanie dokladov popisuje návod pridanie dokladového radu.

Predpisy zaúčtovania nájdete v skupine Evidencia pod položkou Účtovníctvo. Prednastavené predpisy Vám uľahčia zaúčtovanie dokladov. Viac o nich nájdete v návode predpisy zaúčtovania a ich použitie v typoch dokladov.

Základné nastavenie platí pre celú firmu a všetkých používateľov. Na záložke Nastavenie položiek určíte napríklad používanie jednotlivých číselníkov alebo EAN kódov v dokladoch, na záložke Nastavenie súkromia odosielanie informácií o používaní aplikácie, ktoré nám pomáhajú pri oprave prípadných chýb.

Používať strediská

Určuje, či chcete v dokladoch používať strediská.

Používať zákazky

Určuje, či chcete v dokladoch používať zákazky.

Používať činnosti

Určuje, či chcete v dokladoch používať činnosti.

Používať viac mien

Určuje, či chcete v dokladoch používať viac mien.

Používať poštovú adresu

Určuje, či chcete v dokladoch dopĺňať poštovú adresu.

Používať miesto určenia

Určuje, či chcete v dokladoch dopĺňať miesto určenia. Pole potom môžete pridať do formulára dokladu.

Evidovať dopravu

Sprístupní v dokladoch polia súvisiace s dopravou, napríklad formy dopravy.

Používať EAN

Umožní zadávať k položkám cenníka EAN kód a využívať ho v dokladoch pre čítačky čiarových kódov.

Umožniť zmenu typu zadávanej ceny

Ak je voľba zapnutá, môžete na dokladoch určiť, či je zadaná cena s DPH, alebo bez DPH. V opačnom prípade sa cena zadáva vždy bez dane.

Predvolené zobrazenie vlastnej nástenky

Vráti zobrazenie Vašej nástenky do predvolenej podoby. Všetky Vaše zmeny nástenky budú nenávratne zmazané.

Používať zdieľanú nástenku

Sprístupní zdieľanú nástenku všetkým používateľom. Každý používateľ potom môže prepínať medzi zdieľanou a vlastnou nástenkou.

Tu vidíte používateľov, ktorí majú prístup do aktuálnej firmy, a ich roly. Tlačidlom Založiť používateľa založíte nového používateľa, tlačidlom Pridať používateľa z inej firmy pod zoznamom pridáte používateľa, ktorý už existuje v inej firme. Môžete tu tiež meniť typ používateľa, roly alebo heslá. Podrobnosti nájdete v návode používatelia vo firme.

Tu vidíte uložené zálohy dát firmy. Zálohu si môžete stiahnuť do počítača alebo poslať podpore a neskôr ju obnoviť ako novú firmu. Postup popisuje návod záloha firmy.

Tu nahrávate pokročilé parametre s rozšírenými funkciami ako súbor XML (tlačidlo Importovať súbor XML). Nahraté funkcie môžete vypínať, zapínať alebo nahraný parameter úplne zmazať.

Tu nastavíte SMTP server na odosielanie e-mailov z aplikácie a môžete odoslať skúšobný e-mail. Kompletný postup nájdete v návode nastavenie SMTP servera.

Moje nastavenie sa týka Vášho používateľa.

Na záložke Prihlasovacie údaje vidíte svoje prihlasovacie meno a môžete si zmeniť heslo. Ak chcete mať prístup do Flexi lepšie zabezpečený, zapnite si tu dvojfázové overenie.

Na záložke Osobné údaje zadáte meno, priezvisko, e-mail, telefón, adresu a titul. Meno a titul sa použijú v tlačových zostavách, kde je potrebné uviesť, kto doklad vytlačil, a e-mail je možné využiť napríklad pri obnovení hesla.

Na záložke Vzhľad si nastavíte vzhľad webového rozhrania: veľkosť riadkov, svetlé alebo tmavé zobrazenie, rozloženie formulárov a veľkosť písma. V hornej časti je aj tlačidlo Vrátiť sa do pôvodného na návrat k pôvodnému vzhľadu aplikácie.

Na záložke Funkcie zapnete funkcie týkajúce sa čítačiek čiarových kódov, lokalizovaných polí, ukladania a kontroly dokladov a odosielania autentifikačného tokenu.

Podpora čítačiek čiarových kódov

Formuláre, ktoré čítačku podporujú, budú na ňu reagovať a zapisovať dáta. Viac v návode čítačky čiarových kódov.

Používanie lokalizovaných polí údajov

V zoznamoch a ponukách agend s viacjazyčnými poliami sa budú primárne používať údaje podľa nastaveného jazyka aplikácie.

Inkrementálne ukladanie dokladov

Počas editácie dokladov s položkami sa doklad priebežne ukladá. Zrýchli to prácu s dokladmi, ktoré majú veľa položiek, pretože sa dáta odosielajú postupne.

Kontrola dokladov počas vytvárania

Kontroly z agendy Kontroly sa spúšťajú už počas vytvárania dokladu. Ak systém nájde chybu, zobrazí oznámenie.

Odosielať autentifikačný token v HTTP hlavičke

Nastavenie sa ukladá vo Vašom prehliadači a platí pre všetky firmy a používateľov.

Na záložke Upozornenia nastavíte procesy, ktoré prebiehajú na pozadí raz denne a prechádzajú položky staré 6 až 12 mesiacov. Po zapnutí upozornení vyberiete, čo má ABRA Flexi prechádzať. Ikonou blesku (Spustiť ihneď) spustíte kontrolu okamžite.

Na záložke Automatické kontroly nastavíte ďalšie kontroly dokladov, napríklad kontrolu DIČ alebo riadkov DPH. Po zapnutí automatických kontrol vyberiete, čo má program kontrolovať, a ikonou blesku môžete kontrolu spustiť okamžite. Na jednorazovú kontrolu všetkých dokladov vo firme slúži agenda Kontroly.

Globálne nastavenie platí pre všetky firmy na serveri.

Agenda Licencie a predplatné slúži na správu licencií ABRA Flexi. Kvôli úprave licencie už nemusíte kontaktovať naše obchodné oddelenie: môžete tu pridávať prístupy, aktivovať prístup k API alebo rozšírenú podporu. Na odobratie je naďalej potrebné kontaktovať obchodné oddelenie.

Na prehľade vidíte svoje prístupy, variant licencie a technické informácie o serveri. Pri firmách v cloude sú k dispozícii ďalšie záložky, napríklad platby a faktúry alebo využitie databázy. Podrobný popis nájdete v návode licencie a predplatné.

V Správe firiem vidíte aktívne a archivované firmy na serveri. Tlačidlom Založiť novú firmu založíte ďalšiu firmu, tlačidlom Založiť zo zálohy obnovíte firmu zo zálohy. Postup popisuje návod založenie ďalšej spoločnosti.

Tu nájdete zoznam všetkých používateľov na serveri vrátane toho, do ktorých firiem majú prístup.

Tlačidlom Založiť používateľa založíte nového používateľa. Po otvorení existujúceho používateľa mu upravíte typ, základné a prihlasovacie údaje, predvolenú rolu a prístupy do firiem, zapnete dvojfázové zabezpečenie alebo prístup k API, prípadne používateľa zablokujete.

Podrobne prácu s používateľmi popisuje návod ako pracovať s používateľmi.