Strediská sú veľmi jednoduchým číselníkom slúžiacim na členenie Vašej spoločnosti. Vytvorením viacerých stredísk a ich priradovaním do dokladov zabezpečíte, aby bolo možné pracovať s výstupmi rozdelenými práve podľa stredísk. Môže ísť o akékoľvek analytické či účtovné výstupy.
V predvolenom stave vždy existuje jedno základné stredisko, stredisko Centrála. Pre Flexi je nevyhnutné, aby existovalo aspoň jedno stredisko. Ak nemáte spoločnosť rozdelenú na strediská, ponechajte číselník stredísk bez zmeny (teda iba s predvoleným strediskom).
Ak však strediská používať chcete, prejdime teraz k ukážke ich vytvorenia a použitia.
Zapnutie stredísk
V hornej lište kliknite na ikonu troch bodiek a zo zobrazeného menu vyberte Nastavenia.
Na prvej stránke nastavení, pod nadpisom Všeobecné nastavenia, uvidíte možnosť Používať strediská. Po zapnutí tejto možnosti sa strediská začnú zobrazovať vo formulároch.
Kde vytvoriť stredisko?
Strediská nájdete medzi číselníkmi v nastaveniach firmy alebo pomocou vyhľadávača. Ak otvoríme agendu stredísk, pri novej spoločnosti sa nám zobrazí nasledujúci pohľad.
Na vyššie priloženom snímku obrazovky je viditeľné jedno existujúce stredisko, a to stredisko Centrála.
Cez tlačidlo Nový v ľavom hornom rohu aplikácie môžeme jednoducho vytvoriť nové stredisko a vyplniť požadované údaje.
Ak nevidíte niektoré pole v ponuke formulára (v predvolenom stave je napríklad skrytá adresa), môžete si pole jednoducho zobraziť pomocou nastavenia formulára.
Za kľúčové údaje môžeme považovať nasledujúce:
Názov (názov strediska; povinný údaj)
Kód (jedinečný identifikátor strediska; povinný údaj)
Poznámka a popis (voliteľné doplňujúce texty)
sekcia Adresa (ak prislúcha stredisku adresa prevádzkarne, možno ju uviesť tu)
sekcia Kontakt (ak sa k stredisku viaže kontakt odlišný od kontaktu v nastaveniach firmy, možno ho uviesť tu)
Tlačiť (ak majú byť informácie o stredisku tlačené v dokladoch, aktivujte zaškrtávacie políčko)
Platnosť (ak je stredisko platné iba v určitých časových rozsahoch, možno to nastaviť tu – princípy opisuje náš návod)
Keď máme stredisko nastavené podľa potreby, môžeme prejsť k jeho použitiu.
Ako používať stredisko?
Princíp použitia strediska spočíva v jeho vyplnení na úrovni ľubovoľného dokladu alebo iného číselníka. Môže ísť o objednávky, faktúru či skladový doklad, ale aj sklad alebo obchodného partnera. Potrebujete mať určité stredisko predvyplnené pre určité doklady? To zabezpečíte pomocou typu dokladu.
Použitie strediska na úrovni iného číselníka
Potrebujeme definovať stredisko na úrovni iného číselníka, aby bolo v dokladoch automaticky použité, alebo potrebujeme na jeho základe nastaviť ďalšiu funkcionalitu? Ak áno, pozrime sa na príklady takých agend, kde možno stredisko nastaviť.
K obchodnému partnerovi možno doplniť stredisko. To je potom, za predpokladu, že tak máme nastavené v nastaveniach firmy, automaticky použité v dokladoch s týmto obchodným partnerom.
V type dokladu možno stredisko taktiež nastaviť. Použitím príslušného typu dokladu v konkrétnom doklade zabezpečíte jeho prepísanie.
Sklad môže prináležať konkrétnemu stredisku. Stredisko zo skladu preberajú skladové doklady (ak nie je inak nastavené na type skladového dokladu).
Ak zákazka prináleží konkrétnemu stredisku, je možné ho v zákazke vyplniť. Tu plní skôr informatívnu úlohu.
V súvislosti s výrobou možno vytvoriť mapovanie skladov aplikované iba na určité stredisko.
Je cieľom, aby používatelia videli iba určité strediská? Pomocou pokročilých prístupových práv (dostupných vo variante Premium) možno takéto nastavenie zabezpečiť. Funkcionalita je zatiaľ dostupná iba v desktopovej aplikácii.
Použitie strediska na úrovni dokladu
Kľúčovou úlohou je však definícia strediska v konkrétnom doklade. Stredisko možno definovať na ktoromkoľvek doklade, najväčší zmysel však pravdepodobne má jeho vyplnenie v účtovných dokladoch – faktúry/pohľadávky/záväzky, pokladnica/banka, skladové doklady, interné doklady. Primárne totiž so strediskami pracujú účtovné výstupy, v ktorých možno už v sprievodcovi zvoliť stredisko, pre ktoré má byť výstup vygenerovaný.
Ukážeme si príklad na vydanej faktúre, do ktorej stredisko vyplníme. Vyplniť ho možno však aj na položky dokladu – každá položka dokladu môže prináležať inému stredisku. Ak ho vyplníte v hlavičke, položky ho v predvolenom stave prevezmú.
V ľubovoľných výstupoch, napríklad v analýze predaja či v účtovných výstupoch, možno následne rozlíšiť, pre aké stredisko výstup generovať. Výstupy čerpajú hodnoty z jednotlivých položiek dokladu.
V súvislosti so strediskami je možné vytvoriť aj vlastný reporting pomocou tzv. používateľských dotazov. V prípade záujmu o tvorbu vlastného reportu nás neváhajte kontaktovať.