Softvér Abra Flexi má v oblasti záloh a daňových dokladov k platbe presne stanovené pravidlá a postupy. Na evidenciu týchto dokladov si opäť vytvoríme nové typy dokladov záloh a ZDD platné iba pre prevádzané obdobia.
Súčasne musíme rozlíšiť niekoľko typov stavov záloh:
záloha bola vystavená, nie je uhradená – zaevidujeme do typu dokladu Záloha – nie je daňový doklad; v podvojnom účtovníctve neúčtujeme, v DE použijeme príslušný predpis zaúčtovania (u platiteľa DPH v DE použijeme rozdelenie na základ a DPH pre prípadné budúce doklady k prijatej platbe);
záloha bola vystavená a uhradená, doteraz neodpočítaná – zaevidujeme do typu dokladu Záloha – nie je daňový doklad a uhradíme v príslušnej mene do pokladne alebo novo zadanou bankovou položkou; úhradu zaúčtujeme na príslušný účet záloh s protiúčtom pokladne/banky;
záloha bola vystavená, uhradená a čiastočne odpočítaná – zaevidujeme neodpočítanú hodnotu do typu dokladu Záloha – nie je daňový doklad a uhradíme v príslušnej mene do pokladne alebo novo zadanou bankovou položkou; úhradu zaúčtujeme na príslušný účet záloh s protiúčtom banky alebo pokladne;
záloha bola uhradená, k platbe bol vystavený daňový doklad, ktorý doteraz nebol použitý na odpočet alebo bol odpočítaný iba čiastočne – plnú/zostatkovú hodnotu zaevidujeme do typu dokladu Záloha – nie je daňový doklad a uhradíme v príslušnej mene do pokladne alebo novo zadanou bankovou položkou, službou vytvoríme doklad typu ZDD; úhradu zálohy zaúčtujeme na príslušný účet záloh s protiúčtom banky alebo pokladne; vygenerovaný ZDD zaúčtujeme a v prípade potreby zmeníme číslo daňového dokladu a jeho variabilný symbol.
Pred vykonávaním úhrad záloh už musíme mať vytvorené pokladne a bankové účty (pozri nasledujúci bod – Vytvorenie pokladní a bankových účtov organizácie).
Aj keď sa nám tento postup zdá zložitý, odporúčame ho použiť – umožní následný odpočet záloh alebo daňových dokladov službou.
Predchádzajúce kroky možno vynechať, avšak v takom prípade musíme do následne vytváraných faktúr zadávať položky odpočtu zálohy/ZDD ručne.
Pri vedení podvojného účtovníctva počítajme s vlastnosťou softvéru – uhradená záloha alebo vytvorený ZDD nie je chápaný ako predpis pohľadávky/záväzku. Ak sú tieto doklady vystavené v cudzej mene, nedochádza u nich k automatickému preceneniu k poslednému dňu účtovného obdobia. Preto je nutné (nielen pri prevode účtovníctva) precenenie vykonať ručne a kurzový rozdiel zaevidovať interným dokladom so zaúčtovaním na účet záloh, pričom protiúčtom bude opäť spojovací účet.