Importy jsou nepostradatelným nástrojem pro hromadné zakládání dat či hromadné změny. Spoustě z nás denně usnadňují práci, ale věděli jste o všem, co naše importy umí?

Naše webová aplikace umožňuje pro importy rozšířené možnosti a tudíž i mnoho funkcí, o kterých jste možná ani nevěděli. Pojďme se společně podívat, co Vám naše importy nabízí.

Pro práci s importy je nutné vědět, jak máme data vlastně vůbec zapisovat. Jedna z možností je exportem z Flexi, novou funkcí webového rozhraní, je možnost získání vzorového souboru přímo z aplikace. Vzorové soubory je možné získat více způsoby. Níže se na tyto možnosti podíváme, pro vzorovou ukázku nám poslouží modul Vydané faktury.
​
Importy a exporty všeobecně hledáme v dolním menu skrze tři tečky (další funkce), tím i rychle zjistíme, zda jde do konkrétního modulu importovat či ne.

Pro správný import je někdy nezbytné správně zapsat data v určitém formátu nebo hodnotě. Můžeme se tedy setkat s poli povinnými, naformátovanými (datum, čas, logická hodnota...) nebo pevně zapsanými.

Jednou z možností, jak zjistit správné formáty jsou výše zmíněné vzorové soubory. Nicméně někdy je zapotřebí hodnoty rozlišovat, správně naformátovat buňky nebo jen vybrat logickou hodnotu. Tyto data lze nalézt přes tzv. evidence list. Webové rozhraní nám umožňuje zobrazit za každou agendu properties list, kde tyto užitečné informace nalezneme.

Odkaz na konkrétní stránky můžete získat pomocí výše zmíněných návodů a nebo čistě vlastním úsilím.
​
Nejkratší cesta, jak se k těmto informacím dostat je pomocí práce webového rozhraní. Přihlásíme se ne webové rozhraní a přistoupíme např. do modulu Vydaných faktur. Flexi za nás změní kód v URL adrese na vybraný modul:

Dalším krokem je za vybraný modul a znaménko / dopsat slovo properties:

Tím se dostaneme na stránku, ve které můžeme najít výše zmíněné potřebné informace:

Jak se zde orientovat?

Ikona se symbolem oka nám říká, že tuto hodnotu můžeme zobrazit (mít v souboru), ale uživatelsky ji nijak neupravíme. Jde o programové hodnoty, které mohou být vyexportované, zpětně importované avšak musí zůstat beze změny:
​

Ikona se symbolem zámku nám říká, že jde o povinné pole, které musí být v importním souboru obsaženo:
​

Dále nás zajímá poslední sloupec, který určuje v jakém formátu má být informace do Flexi poslána:

Dále se můžeme setkat s poli s rozbalovací nabídkou, zde nalezneme pevně dané hodnoty, ve kterých by potřebné informace měly být do Flexi poslány:

Flexi vždy před dokončením importu kontroluje správnost dat a až poté je možné je reálně naimportovat. Celý proces začíná vybráním možnosti Importu z excelu přes Další možnosti, poté vložením souboru, který chceme importovat, fyzickým zkontrolováním položek a potvrzením importu, v tuto chvíli se provede kontrola.

Jako první Flexi kontroluje, zda jsou v importním souboru povinné sloupce.
Pro test jsem použila do importu vydaných faktur pouze 2/3 povinných sloupců viz vzor. Chyba oznamuje, že v souboru je chybějící povinný sloupec:

​

Druhé kontroly se již týkají jednotlivých dat, zda jsou správně vyplněné hodnoty či formátování. Zda sedí částky základu a DPH na výpočty dle sazby DPH či přepočet měny apod.
​
Třetí kontrolou je, zda vůbec importujeme kompatibilní data s příslušným modulem. Např. pokud se budeme pokoušet importovat excel s daty pro vydané faktury do skladových karet (dojde k mylnému výběru souboru), Flexi nás na to dokáže upozornit a to informací o chybějících polí, potřebných pro import do cílového modulu:

Napříč importy a exporty se také můžeme setkat s informacemi, které pro nás naši vývojáři připravili. Ideální ukázkou jsou např. Skladové karty. Po zvolení souboru k importu, nalezneme pod výběrem sloupců informace, které mohou být užitečné:

Pokud zjistíte, že jste zapomněli v excelovském souboru přidat sloupec, je možný ho přidat dodatečně, aniž byste celý soubor editovali. V dolní části v části pro fyzickou kontrolu sloupců, nalezneme možnost Pokročilé možnosti:

Přidáním další hodnoty skrze +, můžeme přidat libovolný počet sloupců a zvolit jejich hodnotu (hodnota je však jedna výchozí pro celý soubor)

Tip: Usnadněte si práci! Pokud máte sloupce, kde pro celá data platí stejná hodnota, využijte možnost pokročilé možnosti a připravte tak data až na úrovni importu.

Při kontrole sloupců pro import, můžeme v některých modulech narazit na aktivaci některých dodatečných funkcí. Např.:

Importovat v oddělených transakcích - pokud importujeme data o 100 položkách a 10 položek skončí chybou, je možné po aktivaci této funkce naimportovat obsah, který chybu nevykazoval a chybný obsah zůstane bez importu. Ten je poté možné opravit a doimportovat vzápětí.

Nezakládat nové záznamy, pouze upravovat existující - pokud máme již ve Flexi data, která chceme importem pouze upravit, může se stát, že uděláme během editace excelu chybu a data by se nám znovu kompletně nahrála. Takto mohou vzniknout nežádoucí duplicity a bylo by nutné jít duplicity manuálně odstranit, či si nahrát zálohu před importem. Aktivace zmíněné funkce nám pohlídá, aby se nová data v případě chyby nezakládala. Flexi bude hledat pouze shody, které je možné upravit a žádný nový záznam nevytvoří.

Nechcete ručně vybírat sloupce, na které se mají data nahrát? Žádný problém! Stačí při importu vyplnit názvy sloupců, dle názvů ve Flexi. Pokud budou shodné, při vložení importního souboru je Flexi samo rozpozná a Vám bude stačit je už jen pouze zkontrolovat.