Importy jsou nepostradatelným nástrojem pro hromadné zakládání dat či hromadné změny. Spoustě z nás denně usnadňují práci, ale věděli jste o všem, co naše importy umí?

Webová aplikace nabízí pro importy rozšířené možnosti a tudíž i mnoho funkcí, o kterých jste možná ani nevěděli. Pojďme se společně podívat, co Vám naše importy nabízí.

Pro práci s importy je nutné vědět, jak data vlastně zapisovat. Jednou z možností je export z ABRA Flexi, další je vzorový soubor, který získáte přímo z webové aplikace. Vzorové soubory je možné získat více způsoby, pro ukázku nám poslouží agenda Vydané faktury.

Importy a exporty najdete v nabídce Další funkce (ikona tří teček v patičce seznamu) ve skupině Import & export. Tím i rychle zjistíte, zda jde do konkrétní agendy importovat, či ne.

V nabídce Další funkce zvolte Export do Excelu. V části Účel exportu můžete zvolit výchozí, nebo pro import zpět do Flexi. Po výběru možnosti pro import zpět do Flexi se zobrazí pole Soubor s nabídkou ukázkových souborů. Když ukázkový soubor vyberete, rozšíří se exportovaná data o sloupce, které ukázkový soubor doporučuje, a získáte tak podklad pro svůj import. (Z agendy Vydané faktury jde o soubor pro import hlaviček vydaných faktur, je tedy důležité, odkud export vyvoláváte. Pro export dokladů i s položkami použijte agendu Položky vydaných faktur a prodejek.)

Další možností je vlastnoruční export. V takovém případě je nutné nejprve vybrat sloupce, které potřebujete exportovat. Výběr sloupců otevřete ikonou ozubeného kola vpravo v záhlaví seznamu.

Do exportu se vždy přenesou zobrazené sloupce. Abyste je měli i ve správném formátu pro import, zvolte v okně Export do Excelu opět možnost pro import zpět do Flexi, ukázkový soubor tentokrát nevybírejte a klikněte na Export do Excelu.

Potvrzením exportu získáte soubor se vzorovými daty ve sloupcích, které jste si sami vybrali, a s hodnotami ve správném tvaru pro import. (Tato možnost je realizovatelná jen za předpokladu, že už v ABRA Flexi nějaká data máte.)

V nabídce Další funkce zvolte tentokrát Import z Excelu. Zobrazí se dvě možnosti, Základní (řádek souboru představuje doklad) a Rozšířený (řádek souboru představuje položku dokladu). U obou se pod polem pro nahrání souboru zobrazí ukázka importu a kliknutím na její název stáhnete vzorový soubor. Pro základní import je to soubor, který slouží jako vzor pouze pro import hlavičky dokladu:

Po výběru možnosti Rozšířený se zobrazí ukázka, jejíž vzorový soubor slouží pro import hlavičky dokladu včetně položek:

Na stránkách podpora.flexibee.eu nabízíme spoustu informací, videí a návodů pro obsluhu našich aplikací. Najdete zde i návody pro importy z Excelu s příslušnými soubory, které slouží jako vzor. Stačí do vyhledávání na stránkách podpory zadat například „Importy z Excelu - vydané faktury včetně položek“ a dostanete se ke konkrétnímu návodu, ve kterém najdete i vzorový soubor.

V návodu hledejte pole:

Pro správný import je někdy nezbytné zapsat data v určitém formátu nebo hodnotě. Můžete se tedy setkat s poli povinnými, naformátovanými (datum, čas, logická hodnota…) nebo s pevně danými hodnotami.

Jednou z možností, jak zjistit správné formáty, jsou výše zmíněné vzorové soubory. Někdy je ale potřeba hodnoty rozlišovat, správně naformátovat buňky nebo jen vybrat logickou hodnotu. Tyto údaje najdete v takzvaném seznamu vlastností (properties). Webová aplikace umožňuje zobrazit ho pro každou agendu.

Odkaz na konkrétní stránku můžete získat z výše zmíněných návodů, nebo čistě vlastním úsilím. Nejkratší cesta vede přes webovou aplikaci: přihlaste se a otevřete například agendu Vydané faktury. ABRA Flexi za Vás doplní kód agendy do adresy v prohlížeči:

Za kód agendy a lomítko pak dopište slovo properties:

Tím se dostanete na stránku, na které najdete výše zmíněné potřebné informace:

Jak se zde orientovat?

Ikona oka říká, že hodnotu můžete zobrazit (mít v souboru), ale uživatelsky ji nijak neupravíte. Jde o programové hodnoty, které mohou být vyexportované i zpětně importované, musí ale zůstat beze změny:

Ikona zámku říká, že jde o povinné pole, které musí být v importním souboru obsaženo:

Dále Vás zajímá poslední sloupec Typ proměnné, který určuje, v jakém formátu má být informace do ABRA Flexi poslána:

Můžete se setkat i s poli s rozbalovací nabídkou Možné hodnoty. Zde najdete pevně dané hodnoty, ve kterých by potřebné informace měly být do ABRA Flexi poslány:

ABRA Flexi vždy před dokončením importu kontroluje správnost dat a až poté je možné je skutečně naimportovat. Celý proces začíná volbou Import z Excelu v nabídce Další funkce, pokračuje nahráním souboru a kontrolou přiřazení sloupců a končí tlačítkem Vyzkoušet import. V tu chvíli proběhne zkouška importu, která nic neuloží a zobrazí, kolik záznamů by se vytvořilo, změnilo a u kolika došlo k chybě.

Jako první ABRA Flexi kontroluje, zda jsou v importním souboru povinné sloupce. V ukázce jsme do importu vydaných faktur použili soubor bez povinného sloupce Typ faktury. Chyba oznamuje, že toto povinné pole musí být vyplněno:

Další kontroly se týkají jednotlivých dat: zda jsou správně vyplněné hodnoty či formátování, zda sedí částky základu a DPH na výpočty dle sazby DPH, přepočet měny apod.

Další kontrolou je, zda vůbec importujete data kompatibilní s danou agendou. Pokud se například pokusíte importovat soubor s daty pro vydané faktury do skladových karet (omylem vyberete jiný soubor), ABRA Flexi Vás na to upozorní výčtem sloupců, které jsou pro import do cílové agendy povinné:

Napříč importy a exporty se také můžete setkat s informacemi, které pro Vás naši vývojáři připravili. Ideální ukázkou jsou skladové karty. Po výběru souboru k importu najdete pod přiřazením sloupců informace, které mohou být užitečné:

Pokud importujete i sloupce s počátečním stavem (Počátek MJ, Počátek [Kč]), založí se spolu se skladovými kartami příjemky. Pro ně musí soubor obsahovat také sloupce Počátek [Kč] - Typ dokladu a Počátek [Kč] - Datum vystavení. Pokud je aplikace nepřiřadí sama, zaškrtněte je a vyberte ve sloupci Sloupec ve Flexi, jinak Vás na ně aplikace upozorní.

Pokud zjistíte, že jste zapomněli v souboru přidat sloupec, je možné ho přidat dodatečně, aniž byste celý soubor upravovali. Pod přiřazením sloupců najdete možnost Pokročilé možnosti (sloupce s vlastní hodnotou).

Tlačítkem Přidat další hodnotu můžete přidat libovolný počet sloupců a zvolit jejich hodnotu (hodnota je však jedna, výchozí pro celý soubor).

Při kontrole sloupců pro import můžete zapnout dodatečné funkce:

Importovat v oddělených transakcích (bezchybné bude uloženo): pokud importujete data o 100 položkách a 10 položek skončí chybou, je možné po zapnutí této funkce naimportovat obsah, který chybu nevykazoval, a chybný obsah zůstane bez importu. Ten pak můžete opravit a doimportovat.

Nezakládat nové záznamy, pouze upravovat existující: pokud už máte v ABRA Flexi data, která chcete importem pouze upravit, může se stát, že během úprav souboru uděláte chybu a data by se znovu kompletně nahrála. Takto mohou vzniknout nežádoucí duplicity, které by bylo nutné ručně odstranit, případně obnovit zálohu z doby před importem. Zapnutá funkce pohlídá, aby se nová data v případě chyby nezakládala. ABRA Flexi bude hledat pouze shody, které je možné upravit, a žádný nový záznam nevytvoří.

Nechcete ručně vybírat sloupce, do kterých se mají data nahrát? Žádný problém! Stačí v importním souboru pojmenovat sloupce podle názvů v ABRA Flexi. Pokud budou shodné, ABRA Flexi je po nahrání souboru samo rozpozná a Vám zbude je jen zkontrolovat.

Ano, i toto je možné. Import ve webové aplikaci ABRA Flexi umí doplnit interní čísla, aniž byste museli zjišťovat poslední použité číslo a poté je dosazovat do importu a rozdělovat podle příslušných položek.

Má to však malý háček. Použití je možné jen u bezpoložkového importu. V souboru je nutné mít sloupec „Interní číslo“, tento sloupec pouze pojmenujete a jednotlivá pole necháte prázdná. Pomocí typu dokladu si ABRA Flexi najde příslušnou dokladovou řadu, její poslední použité číslo a díky tomu dokáže doplnit interní čísla k novým dokladům.

Proč to nemůžu použít u položkového importu?

ABRA Flexi umí dosadit interní čísla za předpokladu, že jeden řádek je jeden doklad, a to u položkového importu neplatí. Nikdy není zcela jasné, zda bude mít jeden doklad tři řádky, nebo deset. Hlavním důvodem ale je, že vyplněním interního čísla říkáte, že tento řádek patří k příslušnému dokladu, a díky tomu je pro program snadné rozklíčovat, které řádky patří ke kterému dokladu.

Některé záznamy nemají vlastní agendu. Jde především o záznamy, které najdete v detailu konkrétní položky, standardně v jejích záložkách. Vhodným příkladem je ceník. Pokud otevřete ceníkovou položku, najdete v jejích záložkách další možnosti, jak si kartu přizpůsobit:

Některé záložky mají vlastní agendu, ve které je možné vyvolat import. Jde například o nákupní či prodejní ceny. Tam vyvoláte import přes tři tečky v patičce seznamu a hned víte, že importujete napříč celým ceníkem. Pokud byste ale chtěli importovat například poplatky, žádnou samostatnou agendu k nim nenajdete. Na první pohled se tak zdá, že import je možný jen pro jednu ceníkovou kartu. To je však omyl.

Import napříč celým ceníkem je možné vyvolat skrze jednu konkrétní kartu. Pokud tedy hledáte možnost, jak si ulehčit práci, ale pro daný import nenacházíte samostatnou agendu, stačí vyvolat import k více kartám skrze jedinou. Díky unikátní zkratce (kódu) z ceníku si ABRA Flexi záznamy správně propojí.

Podívejte se na konkrétní návod na výše zmíněné poplatky.