V tomto článku najdete návod, jak připravit importní soubor z Excelu pro přijaté poptávky, který lze jednoduše nahrát do webového prostředí Flexi.
Oproti desktopové aplikaci nabízí webové rozhraní několik výhod – v jednom souboru můžete importovat nejen samotné doklady, ale i jejich položky. To znamená, že nemusíte pracovat se dvěma oddělenými soubory.
Pokud s importem začínáte, doporučujeme nejprve nastudovat obecný článek importech z Excelu ve webovém rozhraní, kde jsou popsány základní principy a podmínky.
Přijaté poptávky – základní import
Po výběru možnosti „Importovat z Excelu“ je důležité zvolit správný typ importu:
Základní import – pouze doklady (bez položek).
Rozšířený import – doklady i s jejich položkami.
V dalším kroku Flexi zobrazí přehled, kde v jednom sloupci uvidíte sloupce z Excelu a v druhém jejich přiřazení ve Flexi. Tady doporučujeme vše pečlivě zkontrolovat a případně doplnit přes možnost Pokročilé nastavení.
Standardní sloupce pro přijaté poptávky
Interní číslo – povinné pole.
Název firmy – název nebo zkratka firmy či osoby.
Datum vystavení – ve formátu DD.MM.RRRR.
Datum splatnosti – ve formátu DD.MM.RRRR.
Stav – aktuální stav poptávky (formát viz obr. níže).
Suma celkem – celková hodnota poptávky.
Středisko – zkratka příslušného střediska.
Ve webovém rozhraní lze kdykoliv doplnit další sloupce – nastavení najdete v pravém dolním rohu. Nejjednodušší cestou, jak zjistit správný formát polí, je využít export do Excelu ve formátu vhodném pro import nebo můžete využít properties.
Import přijatých poptávek včetně položek
Pokud chcete importovat nový doklad i s položkami, zvolte rozšířený import.
Excel soubor připravte podle předepsaného formátu (vzorový soubor je k dispozici ke stažení). Vzorový soubor je připravený na import do testovací firmy ABRA Flexi.
Flexi při importu automaticky rozpozná, co je doklad a co položka – přesto doporučujeme vše ručně zkontrolovat.
Nejprve proběhne zkouška importu, která ověří správnost dat.
Po úspěšné kontrole soubor naimportujete tlačítkem „Importovat“ (vpravo dole). Zobrazí se potvrzení o úspěšném nahrání.
Tip: Pokud potřebujete vytvořit pouze doklad bez položek, stačí do souboru přidat sloupec „Bezpol. dokl.“ a vyplnit hodnotu TRUE.