V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu, který lze nahrát skrze webové rozhraní.
Importem můžeme vkládat nové informace nebo hromadně změnit již existující zápisy.
Import z Excelu skrze webové rozhraní umí, na rozdíl od desktopové aplikace, v jednom soubor rozpoznat jak import vydané faktury, tak i jejích položek zároveň. Je tedy možné do jednoho souboru vytvořit informace, které byste standardně museli importovat ve dvou souborech.
Pro začátek bychom Vám rádi doporučili nastudovat nejprve článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní.
__________________________________________________________________
Vydané faktury
Po zvolení možnosti "Importovat z Excelu" je dobré pamatovat, jaký soubor vkládáte. Flexi rozlišuje import základní - pro faktury bez položek nebo rozšířené - pro fakturu a pro položky faktur. V dalším kroku Flexi vytvoří přehled, kde v jednom sloupci naleznete sloupce z Excelu a ve druhém sloupce ve Flexi (tyto sloupce je nutné zkontrolovat či případně doplnit). Jestliže jste na nějaký sloupec zapomněli, pak je možné ho doplnit skrze "Pokročilé možnosti".
Níže se podíváme na sloupce, které jsou standardně nadefinované (viditelné) nebo povinné.
Interní číslo:
Interní číslo dané faktury. Povinné pole.
Variabilní symbol
Variabilní symbol dané faktury. Povinné pole.
Typ faktury
Zkratka/kód typu faktury. Povinné pole.
Název firmy:
Textové pole, do kterého uvádíte zkratku či název firmy nebo osoby.
Datum Vystavení:
Datum vystavení, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY. Povinné pole.
Datum Splatnosti:
Datum splatnosti, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY
Dny po splatnosti:
Toto pole není potřeba vyplňovat, Flexi jej dopočítá samo.
Zaplaceno:
Uvádí se v procentech
Suma celkem:
celková hodnota faktury
Suma celkem měna:
celková hodnota faktury v měně
Měna:
uvádí se kód měny (CZK, EUR, USD...)
Středisko:
Zkratka vybraného střediska
Stav úhrady:
Uvádíme ve tvaru "stavUhr.uhrazeno"
Ve webovém rozhraní je samozřejmě možné doplnit více sloupců skrze nastavení vpravo dole. Nejjednodušším způsobem zjištění formátu jednotlivých polí je Export do Excelu ve formátu vhodném pro import do Flexi. Nebo také na stránkách.
__________________________________________________________________
Nyní se podíváme na import souboru nového dokladu včetně položek. (Jestliže chcete měnit již existující záznam doporučuji přidat sloupec s ID, který upřesní import informací).
Import z Excelu volíme rozšířený - tedy import včetně položek dokladů:
Soubor Excelu bude zapsaný ve formátu (vzor ke stažení):
Flexi nyní samo rozliší, co je doklad a co položka (prosím i přes automatizaci si vždy zkontrolujte informace a sloupce).
Nejprve proběhne zkouška importu, zda jsou údaje správně zapsané.
Po kontrole je možné soubor naimportovat tlačítkem vpravo dole "importovat", objeví se stejné okno s potvrzením o úspěšnosti importu.
_______________________________________________________________________________________
Pokud máte bez-položkový doklad, stačí do souboru přidat sloupec Bezpol. dokl. a hodnotu TRUE.