V tomto článku najdete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu pro ostatní pohledávky, který lze nahrát do webového prostředí ABRA Flexi.
Oproti desktopové aplikaci přináší import ve webovém prostředí několik výhod:
v jednom souboru můžete importovat doklady i jejich položky,
proces je rychlejší a přehlednější,
úpravy formátu probíhají přímo při importu.
Než začnete, doporučujeme nejprve projít obecný článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní, kde najdete všeobecné podmínky a vysvětlení práce se základními importy.
Níže si ukážeme, jak připravit soubor pro import ostatních pohledávek včetně položek dokladu.
__________________________________________________________________
Import ostatních pohledávek
Po zvolení možnosti „Importovat z Excelu“ je třeba zvolit správný typ souboru:
Základní import – faktury bez položek,
Rozšířený import – faktury i jejich položky.
Flexi následně zobrazí přehled, kde:
v levém sloupci jsou názvy sloupců z Excelu,
v pravém sloupci odpovídající pole ve Flexi.
Zkontrolujte správnost spárování sloupců a případně doplňte chybějící údaje přes Pokročilé možnosti.
Povinné a doporučené sloupce pro ostatní pohledávky
Níže jsou uvedeny standardní sloupce pro import ostatních pohledávek:
Interní číslo – povinné pole (unikátní identifikátor dokladu).
Název firmy – zkratka nebo plný název firmy/osoby.
Datum vystavení – ve formátu
DD.MM.YYYY.Datum splatnosti – ve formátu
DD.MM.YYYY.Dny po splatnosti – není nutné vyplňovat, Flexi dopočítá automaticky.
Suma celkem – celková hodnota faktury.
DPH celkem – částka DPH.
Středisko – zkratka střediska.
Ve webovém rozhraní lze přidat i další sloupce – jejich nastavení najdete v pravém dolním rohu okna.
Nejjednodušší způsob, jak zjistit správný formát polí, je použít Export do Excelu ve formátu vhodném pro import, případně můžete využít properties.
Import pohledávek včetně položek (praktická ukázka)
Chcete-li importovat doklady včetně položek:
Zvolte Rozšířený import.
Připravte Excel soubor ve správném formátu (Flexi rozlišuje, co je doklad a co položka).
Vzorový soubor je možné stáhnout.
Doporučení: pokud chcete měnit již existující doklady, přidejte do souboru také sloupec ID.
Postup importu:
Nejprve proběhne zkouška importu, která ověří správnost údajů.
Pokud je vše v pořádku, klikněte vpravo dole na „Importovat“.
Zobrazí se okno s potvrzením o úspěšnosti importu.
Tímto způsobem snadno a rychle nahrajete ostatní pohledávky do webového prostředí ABRA Flexi, a to jak s položkami, tak i bez nich.
Tip pro bezpoložkové doklady:
Pokud importujete doklad bez položek, přidejte do Excelu:
sloupec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.
Tím Flexi pozná, že jde o doklad bez položek.