V tomto článku najdete návod, jak připravit importní soubor z Excelu pro přijaté faktury, který lze nahrát do webového prostředí ABRA Flexi.
Oproti desktopové aplikaci nabízí import ve webovém rozhraní několik výhod:
v jednom souboru lze importovat doklady i jejich položky,
je možné hromadně zakládat nové faktury i měnit existující záznamy,
celý proces je rychlejší a přehlednější.
Doporučujeme nejprve projít obecný článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní, kde najdete základní podmínky a formáty.
__________________________________________________________________
Import přijatých faktur
Po výběru možnosti „Importovat z Excelu“ je nutné zvolit správný typ importu:
Základní import – faktury bez položek,
Rozšířený import – faktury včetně položek.
Flexi následně vytvoří přehled, kde:
vlevo uvidíte názvy sloupců z Excelu,
vpravo odpovídající pole ve Flexi.
Pokud některý sloupec chybí, můžete ho doplnit přes Pokročilé možnosti.
Povinné a doporučené sloupce pro přijaté faktury
Při importu přijatých faktur je nutné/užitečné vyplnit zejména tyto sloupce:
Interní číslo – povinné pole (jedinečné číslo faktury).
Typ faktury – kód/zkratka typu faktury. Povinné pole.
Název firmy – název nebo zkratka firmy/osoby.
Číslo došlé - povinné pole.
Datum přijetí – ve formátu
DD.MM.YYYY. Povinné pole.Datum splatnosti – ve formátu
DD.MM.YYYY.Dny po splatnosti – není třeba vyplňovat, Flexi dopočítá automaticky.
Zaplaceno – uvádí se v procentech.
Suma celkem – celková hodnota faktury.
DPH celkem – částka DPH.
Středisko – zkratka střediska.
Ve webovém rozhraní lze doplnit i další sloupce – jejich nastavení je dostupné v pravém dolním rohu.
Nejjednodušší způsob, jak zjistit správný formát polí, je využít Export do Excelu ve formátu pro import, případně můžete využít properties.
Import přijatých faktur včetně položek (praktická ukázka)
Pro import faktur včetně položek postupujte takto:
Zvolte Rozšířený import.
Připravte Excel soubor ve správném formátu (vzor je ke stažení).
Pokud chcete měnit již existující fakturu, přidejte do souboru také sloupec ID.
Postup importu:
Nejprve proběhne zkouška importu, která ověří správnost údajů.
Pokud je vše správně, spusťte import kliknutím na „Importovat“ (vpravo dole).
Po dokončení se zobrazí potvrzení o úspěšnosti importu.
Tip pro bezpoložkové faktury:
Pokud importujete fakturu bez položek, přidejte do Excelu:
sloupec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.