Aktualizace požadavků na výdej je skladová funkce, která dodatečně vyskladní zboží u výdejek, na které v okamžiku jejich vzniku nebyla na skladě dostatečná zásoba. Tento článek popisuje, co požadavek na výdej je, kdy funkci spouštět, jaký má dopad do účetnictví a jak postupovat, když neprojde.
Výchozím stavem Flexi je nevytváření požadavků na výdej (pakliže na skladě není dostatek, vytvoření výdeje neprojde). Aktivaci umožnění generace požadavků na výdej provedete v nastavení firmy (Firma -> Nastavení -> Moduly -> Zboží).
Co je požadavek na výdej
Požadavek na výdej je položka výdejky, která není vyskladněná. Vytvoří se při tvorbě výdejky v době, kdy na skladě není dostatek zboží (např. kvůli fakturaci).
Od standardního výdeje položky lze rozeznat pomocí kladné hodnoty ve sloupci Požadavek MJ a pomocí nulové hodnoty ve sloupci Množství.
Účetní hodnota požadavků na výdej až do jejich aktualizace je 0. Lze jej tedy poznat i podle 0 hodnoty, nemusí se však jednat nutně o směrodatný údaj.
Na skladové kartě je množství požadavků na výdej reflektováno sloupcem Požadavky MJ.
Vzniká-li požadavků víc, vypořádávají se od nejstaršího po nejnovější. Přijaté zboží tedy vždy nejdřív pokryje nejstarší nevyřízený požadavek.
Kdy aktualizaci spouštět
Prodáváte-li takzvaně do mínusu, tedy vystavujete faktury i na zboží, které zrovna nemáte skladem, spouštějte aktualizaci nejlépe při každém příjmu. Stav skladu se tím průběžně srovnává a požadavky se nehromadí.
Před koncem účetního období navíc stav požadavků zkontrolujte:
Otevřete Zboží – Skladové karty a spusťte funkci Stav k datu.
Ve sloupci Požadavky uvidíte, kolik požadavků na výdej je vygenerovaných. Ve sloupci Stav zásob v MJ s požadavky pak to, kolik z nich nelze s ohledem na aktuální zásobu uspokojit.
Vytvořte příjemku minimálně na přesný počet chybějících kusů.
Spusťte Aktualizaci požadavků na výdej. Cílem je, aby byl k 31. 12. stav skladu 0 nebo vyšší.
🚨 Provedete-li inicializaci následujícího období s nevypořádanými požadavky, uvidíte nesprávný stav skladu a zboží z faktury, na které požadavek vznikl, už nikdy ze skladu nevyjde. Požadavky z jednoho účetního období totiž nelze uspokojit příjemkou v období následujícím.
Funkci najdete v modulu Nástroje -> Aktualizace požadavků na výdej.
Příklad: vznik a vyrovnání požadavku
Vytvoření požadavku a jeho následné vyrovnání pomocí aktualizace si ukážeme na jednoduchém příkladu.
Na skladové kartě máme stav MJ 0 a potřebujeme fakturovat společně s automatickým vytvořením výdejky. O nedostatku zboží na skladě nás Flexi informuje i při ukládání položky faktury.
Po uložení faktury, se kterým automaticky došlo k vytvoření výdejky (a tedy i požadavku na výdej), se můžeme vrátit na skladovou kartu.
Můžeme zde vidět hodnotu 1 ve sloupci Požadavky MJ a hodnotu -1 ve sloupci Stav zásob v MJ s požadavky. Cena za MJ požadavku je 0.
Dostáváme se do fáze, kdy zboží dorazilo na sklad - vytvoříme příjemku na 1 kus.
Po jejím uložení můžeme na skladové kartě pozorovat kladnou hodnotu ve sloupci Stav zásob MJ i ve sloupci Požadavky MJ.
Požadovaným stavem je však v našem případě 0 v obou sloupcích (ve skutečnosti je na skladě skutečně 0).
Spustíme tedy aktualizaci požadavků na výdej - nalezneme ji v modulu Nástroje -> Aktualizace požadavků na výdej. Po jejím dokončení budou na skladové kartě následující hodnoty.
Účetní dopad aktualizace
Aktualizace požadavků na výdej není účetně neutrální operace. Dokud požadavek visí, má účetní hodnotu 0. Teprve aktualizací se z něj stane skutečný výdej s cenou, a ta se promítne do účetnictví.
Jak velký dopad to bude, závisí na tom, co aktualizaci předchází.
Zboží naskladníte a hned jím vyrovnáte požadavky
Přijmete-li na sklad 5 kusů a vyrovnáte jimi 5 požadavků, příjem a výdej se hodnotově vyruší a výsledný dopad do účetnictví je nulový.
Účtujete-li zásoby metodou A, přibudou v účetnictví zápisy odpovídající těmto pohybům. Zůstatek se nezmění, ale v sestavách je uvidíte, což nemusí být vždy žádoucí. U metody B žádné zápisy nepřibudou, pokud tedy dodatečně neupravíte jednorázový zápis na konci roku.
Zboží už na skladě máte a jen vyrovnáte požadavky
Zde je dopad jednoznačný. Hodnota zásob klesne o hodnotu vydaného zboží, a to najednou, k okamžiku aktualizace.
⚠️ Máte-li období již uzavřené a odvedenou závěrku, může aktualizace změnit zůstatky na některých účtech. Před spuštěním se poraďte se svou účetní nebo daňovým poradcem. Flexi operaci provede, ale nerozhodne za vás, zda je v daném období přípustná.
Nevyrovnané požadavky z minulých období
Pokud se vám v aktuálním období nevydávají požadavky na výdej a jste si jisti, že máte skladem dost kusů na vyrovnání, znamená to, že máte nevyřízené požadavky z minulých období. Vyrovnat je je třeba v období, kdy vznikly.
Přepněte se o jedno období nazpět a otevřete skladové karty.
Přidejte si sloupec Požadavky MJ a seřaďte podle hodnot od nejvyšší.
Takto projděte nazpět všechna období, dokud ve sloupci Požadavky MJ nebude u požadované položky nula. Toto období je poslední bez požadavku, od následujícího je třeba postupně vyrovnávat pomocí příjemky a aktualizace.
Poté od tohoto období proveďte inicializaci do následujícího období, aby se informace o vyrovnání skladu přenesla dál.
Postup opakujte, dokud nejsou všechny požadavky ve všech obdobích uspokojeny.
🚨 Máte-li již uzavřená období a odvedené závěrky, může tento postup ovlivnit zůstatky na některých účtech v účetnictví. Před jeho provedením se poraďte se svou účetní či daňovým poradcem.
Na co si dát pozor
Přepočet skladu požadavky na výdej nevyřeší
Visí-li na skladové kartě nevyrovnaný požadavek, přepočet skladu ho neodstraní. Přepočet pracuje s cenami, požadavky vyrovnává výhradně tato funkce.
Aktualizace hlásí uzamčený doklad
Aktualizace zasahuje do dokladů v období, ve kterém požadavek vznikl. Je-li doklad uzamčený, funkce neprojde. Máte tři možnosti:
Doklad odemknout, aktualizaci spustit a závěrku podle potřeby odvést znovu jako opravnou. Toto je standardní cesta.
Nechat si nastavit pokročilý parametr, po jehož aktivaci budou uzamčené doklady při aktualizaci ignorovány (tedy nebudou zahrnuty do aktualizace). Instalace parametru je zpoplatněna částkou 2 250 Kč bez DPH, domluvíte ji přes zákaznickou podporu.
Ceníkovou položku přestat používat a nahradit ji novou, na které požadavek nevznikl. Toto je krajní možnost pro výjimečné případy: starý požadavek zůstane trvale nevyrovnaný a na skladové kartě ho uvidíte i nadále, nová evidence jím ale zatížená nebude.
💡 Která cesta se vyplatí, závisí na tom, kolika dokladů se oprava dotkne. U jednotek položek bývá jednodušší položku vyměnit než podávat opravné závěrky. Rozhodnutí je účetní, nikoliv technické.
Vztah k inventuře
Inventura požadavky zohledňuje (navýší počet programových stavů o požadavky na výdej). Pro lepší práci s inventurou však doporučujeme požadavky na výdej před inventurou vyrovnat.
Požadavky nepřecházejí do dalšího období
Před inicializací následujícího účetního období by měly být veškeré požadavky vyrovnány. ABRA Flexi neumí uspokojit požadavky na výdej z předešlého účetního období příjemkou v následujícím.
Přednost rezervací
Rezervace má před požadavkem na výdej přednost.
FAQ
Proč se po aktualizaci změnily zůstatky v účetnictví?
Protože aktualizací se z požadavku s nulovou hodnotou stane skutečný výdej s cenou. Měl-li jste zboží na skladě už dřív, klesne hodnota zásob o hodnotu vydaného zboží. Podrobně to popisuje sekce Účetní dopad aktualizace.
V jakém pořadí se požadavky vyrovnávají?
Od nejstaršího po nejnovější. Nelze zvolit, který požadavek se má pokrýt jako první.
Vyrovná požadavky přepočet skladu?
Ne. Přepočet skladu pracuje pouze s cenami. Požadavky vyrovnává výhradně aktualizace požadavků na výdej.
Můžu aktualizaci spustit v uzamčeném období?
Ne, dokud je doklad uzamčený, funkce neprojde. Možnosti řešení popisuje sekce Aktualizace hlásí uzamčený doklad.
Můžu požadavek z loňska pokrýt letošní příjemkou?
Ne. Požadavky je nutné vyrovnat v období, ve kterém vznikly, a výsledek přenést inicializací do dalších období.
Související články
Zpět na rozcestník.