Sklad se na přelomu účetního období chová jinak než v běžném provozu. Skladové karty jsou vedeny pro každé období zvlášť a inicializace přenáší jejich konečné zůstatky do počátečních stavů nového roku. Cokoliv na skladě nesedí, se tím přenese dál a opravit se to pak dá jen zásahem do uzavřeného období. Tento článek popisuje kontroly, které je vhodné provést dřív, než začnete s inventurou a s převodem do dalšího období.

Účetní část závěrky popisuje souhrn kroků při závěrce kalendářního roku. Zde se věnujeme výhradně skladu.

Projděte tyto body na všech skladech ještě v končícím období, tedy dokud jste v něm přepnuti. Většinu kontrol uděláte v přehledu Zboží > Skladové karty, kde si potřebné sloupce doplníte přes nastavení sloupců a přehled si podle nich seřadíte.

Seřaďte skladové karty vzestupně podle sloupce se stavem zásob v měrných jednotkách a podívejte se na první řádky. Totéž zopakujte pro sloupec s hodnotou v korunách. Ani jeden z nich nesmí být na konci období záporný.

Záporný stav znamená jednu ze tří věcí: vydávalo se zboží, které nebylo naskladněné (vznikl požadavek na výdej, viz bod 2), do skladu se dostal pohyb s chybnou cenou, nebo byl skladový doklad zadán s dřívějším skladovým datem, než na jaké navazuje příjem. Postup, jak od projevu dojít k příčině, popisuje článek o diagnostice chybných skladových cen.

Nad přehledem skladových karet použijte funkci Stav k datu a zadejte poslední den končícího období. Zobrazí se sloupce Požadavky a Stav zásob v MJ s požadavky. Ve sloupci Požadavky hledáte nenulové hodnoty, ve sloupci Stav zásob v MJ s požadavky musí být k poslednímu dni období nula nebo kladné číslo.

Požadavek na výdej vzniká, když vydáte zboží, které v daný okamžik není skladem. Výdejka pak má nulové množství i nulovou cenu a v realitě takový pohyb neexistuje, protože ze skladu nelze vydat nula kusů. Do nového roku by proto žádný nevyrovnaný požadavek přejít neměl. Vyrovnáte je funkcí aktualizace požadavků na výdej, která požadavky spáruje s dodatečnými příjmy a doplní do výdejek cenu.

Typicky vznikají tam, kde dodavatel dodá zboží dřív než fakturu. Zboží přijaté za nula korun se za nula korun i vydává a rozdíl se pak táhne dál. Zkontrolujte příjemky za končící období a u těch s nulovou cenou za MJ ověřte, zda už fakturu máte.

Cenu doplňte přímo na příjemku. Uložením se automaticky spustí přepočet skladu jen pro dotčenou skladovou kartu a nová cena se přes FIFO vazby promítne do všech navazujících výdejů. Vznikla-li příjemka z přijaté faktury, opravte cenu na faktuře, ne na příjemce.

V přehledu příjemek si zobrazte sloupec s množstvím a seřaďte jej vzestupně. Záporná příjemka se chová jako výdej, ale cenu na ní zadává uživatel, ne metoda oceňování. Legitimně vzniká pouze automaticky, typicky z dobropisu, kde si Flexi cenu doplní sama. Všechny ostatní jsou zdrojem rozdílů, viz článek o tom, proč jsou záporné příjemky problém.

Výdejka, která má nenulové množství a přitom nulovou cenu za MJ, není normální stav. Buď se na ni váže nevyrovnaný požadavek (bod 2), nebo se nedokončil přepočet skladu, například kvůli přerušenému spojení se serverem.

Ruční přepočet spouštějte mimo pracovní dobu. Během běhu nelze se skladem pracovat a nad velkým objemem dat trvá hodiny.

Kontrolujte při účtování zásob způsobem A, kde se každý skladový pohyb promítá do účetnictví. Součet hodnoty všech skladových karet k poslednímu dni období se musí rovnat zůstatku na účtu skladu v hlavní knize. Rozdíl signalizuje buď nezaúčtovaný skladový doklad, nebo zásah do skladu, který se do účetnictví nepromítl.

Inventuru najdete v menu Zboží > Inventury. Pouštějte ji až po vyčištění skladu podle checklistu výše, jinak budete dohledávat rozdíly, které vznikly v evidenci, ne v regálech.

Na co pamatovat:

Postup popisuje článek o inventuře, řešení rozdílů pak článek o nesouhlasu v inventuře.

Převod skladu není samostatná funkce, je součástí inicializace následujícího účetního období. V menu Účetnictví spusťte Inicializace následujícího účetního období (je možné opakovat) a zaškrtněte příznak Provést převod skladu. Konečné stavy skladových položek se tím přenesou do počátečního stavu nového období.

Přecenění cizích měn na přelomu období zpravidla ještě spustit nelze, protože není znám kurz. Sklad ale převeďte hned. Inicializaci pak zopakujete znovu na začátku nového období, až kurz znáte.

Inicializaci lze opakovat a v praxi je to potřeba. Zapíše-li se do končícího období dodatečný pohyb, například pozdě došlá faktura nebo oprava ceny na příjemce, přestane počáteční stav nového roku odpovídat konečnému stavu roku minulého a převod je nutné spustit znovu. Postup krok za krokem najdete v článku o přenosu skladu do nového období.

Ano, funkce je opakovatelná, což je uvedeno i v jejím názvu v menu. Po každé dodatečné změně v končícím období ji spusťte znovu, jinak počáteční stavy nového roku nebudou odpovídat.

Ano. Bez převodu se skladové karty v novém období nenabídnou a napojené systémy nedostanou skladové stavy. Převod proveďte hned na přelomu období, přecenění cizích měn doplňte později.

Ručně jej nastavovat nemáte potřebu, počáteční stav vytváří výhradně převod skladu při inicializaci. Nezakládejte na začátku roku příjemky, které mají počáteční stav nahradit, vznikne tím dvojí naskladnění. Ručně se zásoba zavádí jen jednou, při prvním spuštění Flexi nebo při přechodu z jiného systému, a to běžnou příjemkou nebo importem, vždy včetně pořizovacích cen.

Nestačí a není to vhodné. Přepočet pracuje s cenami, neopraví nevyrovnané požadavky na výdej, rozdíl ve skutečném množství, ceny na příjemkách ani důsledky změny metody oceňování. Nad velkým objemem dat navíc na dlouhou dobu zablokuje sklad. Před spuštěním mějte vždy jasno, jakou příčinu řešíte.

Záleží na výši rozdílu a na tom, zda už byly podány výkazy. Úplné řešení znamená opravit období, ve kterém chyba vznikla, a zopakovat přepočet a inicializaci pro každý následující rok. U drobných částek se v praxi volí vyrovnání v aktuálním roce. Rozhodnutí patří vaší účetní.