Nesedí vám cena na výdejce, hodnota na skladové kartě nebo zůstatek celého skladu? Tento článek je postup, jak příčinu rozdílu zúžit a jak ji opravit. Provede vás od ověření vlastního výpočtu přes určení projevu až po volbu správného opravného nástroje.

Častým zdrojem falešného poplachu není chyba ve Flexi, ale chyba v kontrolním výpočtu. Typický případ z praxe: zákazník si vyexportoval pohyby skladové karty do tabulky, sečetl je a porovnal s hodnotou na kartě. V exportu měl ale ceny v eurech, protože příjemky byly cizoměnové, zatímco karta je vedená v korunách. Kdyby částky přepočetl kurzem uvedeným na dokladu, vyšly by přesně. Ve Flexi žádná chyba nebyla.

Než začnete zasahovat do dat, projděte tyto čtyři otázky:

Projev zúží okruh možných příčin dřív, než začnete procházet jednotlivé pohyby. Vyjděte z řádku, který odpovídá vaší situaci, a příčinu ověřte podle třetího sloupce. Podrobný popis každé příčiny najdete v kroku 3.

Příčiny jsou seřazené podle četnosti výskytu. U každé je popsáno, jak vzniká, jak ji poznáte a co s ní.

Nejčastější příčina rozjetých cen. Příjemka se záporným množstvím se chová jako výdej ze skladu, cenu na ní ale zadává uživatel, ne metoda oceňování. Do skladu se tím dostane výdej v ceně, kterou Flexi nestanovila, a od tohoto okamžiku přestává hodnota karty odpovídat pohybům.

Jak ji poznáte: v pohybech skladové karty je příjemka se záporným množstvím. V přehledu příjemek ji najdete tak, že si zobrazíte sloupec s množstvím a seřadíte jej vzestupně.

Proč to zákazníkům dlouho procházelo: na zcela nové kartě příjem pěti kusů a záporná příjemka pěti kusů za stejnou cenu vyjde na nulu a vypadá to v pořádku. Jakmile má ale karta jakoukoliv předchozí historii, cena na záporné příjemce se rozejde s cenou, kterou by stanovila metoda oceňování, a rozdíl zůstane.

Legitimně vzniká záporná příjemka pouze automaticky, typicky z dobropisu, kde si Flexi správnou cenu doplní sama. Podrobně to popisuje článek o tom, proč jsou záporné příjemky problém.

V aplikaci pole Cena za MJ na výdejce editovat nelze, je pouze informativní. Přes REST API to ale technicky možné je, ruční zadání ceny se povolí příznakem cenaRucne. Zapíše-li integrace, e-shopové napojení nebo migrační skript cenu tímto způsobem, přestane odpovídat metodě oceňování a rozdíl se projeví až s odstupem několika měsíců.

Jak ji poznáte: výdejka má cenu, která neodpovídá žádné z předchozích příjemek ani průměru, a přitom na kartě nejsou žádné jiné podezřelé pohyby. Potvrdit to lze dotazem na výdejky s příznakem cenaRucne nastaveným na true.

Změníte-li metodu oceňování v okamžiku, kdy je na kartě ještě zásoba, počítá Flexi do data změny jednou metodou a od data změny druhou. Příklad: do změny se vydávalo průměrnou cenou, po přepnutí na FIFO se začne vydávat cenou prvního dosud nevyčerpaného příjmu. Ta se od dosavadního průměru zpravidla liší a rozdíl na kartě zůstane.

Jak ji poznáte: typickým projevem je karta, na které je po vyprodání celé zásoby nula kusů a přitom nenulová hodnota v korunách, kladná i záporná. Ceny přitom sedí do určitého data a od něj se rozcházejí.

Co s tím: přepočet skladu tuto situaci neopraví, protože nejde o chybu výpočtu. Zbylou hodnotu srovnáte příjemkou s nulovým množstvím, ale jen pokud máte nastavenou průměrnou cenu, viz krok 5. Metodu oceňování nad skladem s pohyby zásadně neměňte. Potřebujete-li přejít na jinou metodu, založte nový sklad s požadovanou metodou a zásobu do něj převeďte.

Sklad může být veden v tuzemské i v cizí měně a od toho se odvíjí, v jaké měně se ukládají skladové ceny. Vstoupí-li na korunový sklad příjemka s cenou v eurech, aniž by proběhl přepočet kurzem, bude cena za MJ řádově mimo, typicky pětadvacetkrát nižší.

Jak ji poznáte: otevřete dotčenou příjemku a porovnejte měnu dokladu s měnou skladu uvedenou na kartě skladu. Zkontrolujte také kurz na dokladu. Vydělíte-li spornou cenu tímto kurzem nebo ji jím vynásobíte a dostanete očekávanou hodnotu, máte příčinu potvrzenou.

Na prodejní straně má stejný efekt chybně nastavený kurz pro cenotvorbu, kdy se prodejní cena vyfakturuje v cizí měně místo přepočtu do korun. Rozdíly mezi oběma typy skladu popisuje článek o tom, jak se liší sklad v cizí měně od skladu v tuzemské měně.

Pro ocenění pohybu a pro pořadí FIFO vazeb je rozhodující skladové datum (datSklad), ne datum vystavení dokladu (datVyst), které vidíte v přehledech jako první. Příjemka vystavená k 1. lednu, ale pořízená do systému až v březnu, může mít skladové datum v březnu. Výdeje z ledna a února se pak neocení z ní, ale z jiného příjmu, případně z nich vzniknou požadavky na výdej.

Jak ji poznáte: v přehledu příjemek a výdejek si zobrazte oba sloupce vedle sebe a porovnejte je. Rozdíl u dokladů, po kterých se ceny rozjely, je silná indicie.

Co s tím: skladové datum lze na dotčených dokladech opravit a následným přepočtem skladu se ocenění navazujících výdejů srovná. Hromadně slouží k témuž funkce Narovnej datumy. Používejte ji ale až po konzultaci s podporou, protože zasahuje do všech dotčených pohybů najednou a v některých případech rozdíl spíš prohloubí, než vyřeší.

Vydáváte-li zboží, které v daný okamžik není skladem, vznikne požadavek na výdej. Výdejka pak má nulové množství i nulovou cenu. Není to chyba a v běžném provozu se to stává, ale dokud požadavek trvá, cena na výdejce být nemůže, protože ještě není z čeho ji odvodit.

Jak je poznáte: nad přehledem skladových karet spusťte Stav k datu. Zobrazí se sloupce Požadavky a Stav zásob v MJ s požadavky. Nenulová hodnota ve sloupci Požadavky znamená, že karta má nevyrovnané požadavky.

Co s tím: po dodatečném příjmu je vyrovnáte funkcí aktualizace požadavků na výdej. Přepočet skladu ani inventura ji nenahradí. Do nového účetního období by žádný nevyrovnaný požadavek přejít neměl, viz kontrola skladu před závěrkou.

Při metodě FIFO se každá výdejka váže na konkrétní příjemku, ze které zboží čerpá. Tato vazba může chybět úplně, nebo ukazovat na příjem, který výdeji neodpovídá. Nejčastější příčinou jsou šarže: výdej se snaží navázat na příjemku s toutéž šarží, ale zboží z ní už na skladě není, případně šarže na skladě zůstala, ačkoliv příslušná příjemka je vyčerpaná.

Jak je poznáte: otevřete výdejku a zkontrolujte, zda má vyplněnou vazbu na příjemku. U šarží ověřte, že šarže uvedená na výdejce má na skladě odpovídající zůstatek.

Co s tím: standardní vazby obnoví přepočet skladu, který je znovu naváže podle skladového data. Rozpad vazeb způsobený šaržemi je ale nutné posoudit případ od případu a zpravidla vyžaduje pohled do databáze. Obraťte se na podporu.

Skladové karty jsou vedeny pro každé účetní období zvlášť. Počáteční stav nového roku vytváří převod skladu, který je součástí inicializace následujícího účetního období. Pokud se po převodu do končícího roku dodatečně zapsal další pohyb, například pozdě došlá faktura, počáteční stav nového roku už neodpovídá.

Jak to poznáte: přepněte se do minulého období, zjistěte konečný stav karty a porovnejte jej s počátečním stavem téže karty v novém období. Neshoda potvrzuje příčinu.

Co s tím: karty neopravujte ručně a nezakládejte příjemky, které mají počáteční stav nahradit. Znovu spusťte inicializaci následujícího účetního období se zaškrtnutým příznakem Provést převod skladu. Přepočet skladu k tomu potřeba není.

Když z projevu není zřejmé, který pohyb rozdíl způsobil, pomůže kontrolní součet pohybů v tabulkovém editoru. Postup vychází z toho, že hodnota skladu je průběžný součet všech pohybů a nikdy by neměla klesnout pod nulu.

Pokud průběžný součet v některém místě spadne do záporu, je u tohoto pohybu pravděpodobně chybná cena. Znamená to, že se ze skladu vydalo v ceně vyšší, než jaká měla podle metody oceňování vyjít. Nejčastěji jde právě o zápornou příjemku nebo o výdejku s ručně zapsanou cenou.

Každý nástroj řeší jiný typ rozdílu a vzájemně se nezastupují. Plošné spouštění všech funkcí za sebou problém obvykle nevyřeší a sklad jen na dlouhou dobu zablokuje. Než sáhnete po některém z nich, mějte určenou příčinu.

Někdy nelze rozdíl vysvětlit z pohybů na kartě a je nutné projít celou historii skladu a připravit kontrolní dotaz nad databází. Takový rozbor je individuální službou nad rámec běžné podpory a je zpoplatněn. Ukáže-li se, že rozdíl způsobila chyba na straně Flexi, účtován není.

Ne. Přepočet pracuje s cenami výdejů a znovu naváže FIFO vazby. Neopraví ceny na příjemkách, výdejky s ručně zapsanou cenou, nevyrovnané požadavky na výdej, rozdíl ve skutečném množství ani důsledky změny metody oceňování.

Jen tehdy, pokud na ni nenavazují další doklady. Naváže-li se na příjemku výdejka nebo faktura, smazání Flexi nedovolí a je nutné nejprve zrušit navazující doklady. U starších dokladů to zpravidla nepřipadá v úvahu a rozdíl se řeší jinou cestou.

Množství skladového pohybu je po uložení neměnné, protože na něj navazuje ocenění všech následujících výdejů. Rozdíl se proto neopravuje na původním dokladu, ale doplňujícím pohybem ke správnému datu, tedy inventurou nebo novou příjemkou či výdejkou.

Typicky jde o pozůstatek po změně metody oceňování nebo po ručně pořízené záporné příjemce. Máte-li nastavenou průměrnou cenu, srovná hodnotu příjemka s nulovým množstvím a opačnou částkou. U metody FIFO tento postup nefunguje a je nutné dohledat a opravit původní chybný pohyb.

Záleží na výši rozdílu. Oprava v roce, kde chyba vznikla, je jediné úplné řešení, znamená ale opravné výkazy za každý dotčený rok. U drobných částek se v praxi volí vyrovnání v aktuálním roce. Rozhodnutí patří vaší účetní.