Importy sú nepostrádateľným nástrojom pre hromadné zakladanie dát či hromadné zmeny. Mnohým z nás denne uľahčujú prácu, ale vedeli ste o všetkom, čo naše importy dokážu?
Naša webová aplikácia umožňuje pri importoch rozšírené možnosti, a teda aj mnoho funkcií, o ktorých ste možno ani nevedeli. Poďme sa spoločne pozrieť, čo Vám naše importy ponúkajú.
_____________________________________________________
Vzorové súbory
Pre prácu s importmi je nutné vedieť, ako máme dáta vlastne zapisovať. Jednou z možností je export z Flexi, novou funkciou webového rozhrania je možnosť získania vzorového súboru priamo z aplikácie. Vzorové súbory je možné získať viacerými spôsobmi. Nižšie sa na tieto možnosti pozrieme, ako vzorovú ukážku nám poslúži modul Vydané faktúry.
Importy a exporty všeobecne hľadáme v dolnom menu cez tri bodky (ďalšie funkcie), tým aj rýchlo zistíme, či je do konkrétneho modulu možné importovať alebo nie.
Export - vzorový súbor
Podľa snímky vyššie nájdeme možnosť exportu do Excelu. Po vyvolaní sa nám v ponuke zobrazí možnosť východiskovej voľby, alebo pre import späť do Flexi. Výberom pre import späť do Flexi sa nám zobrazí ponuka vzorového súboru, jeho vybraním a stiahnutím tak získate vzorové dáta, ktoré je možné použiť ako podklad pre Váš import. (Konkrétne táto možnosť vygeneruje vzorový súbor pre import hlavičiek vydaných faktúr, je teda dôležité, odkiaľ export vyvolávate.)
Export - ručný výber položiek
Ďalšou možnosťou je vlastnoručný export. V takom prípade je nutné ako prvé vybrať stĺpce, ktoré potrebujeme exportovať. Výber stĺpcov vykonáme cez nastavenie nachádzajúce sa vpravo dole:
Do ručného exportu sa vždy prenesú vybrané stĺpce. Aby sme ich mali aj v správnom formáte pre import, je opäť nutné vybrať možnosť Pre import späť do Flexi, avšak nebudeme klikať na súbor, ale na pokyn Exportovať:
Potvrdením exportu získame súbor so vzorovými dátami na stĺpce, ktoré sme si sami vybrali. Stĺpce budú už so správnymi hodnotami dát pre import. (Táto možnosť je realizovateľná len za predpokladu, že vo Flexi už nejaké dáta máte.)
Import základný - klik na vzorový súbor
Cez ponuku troch bodiek (ďalšie funkcie) vyberieme tentokrát import z Excelu. Zobrazia sa nám dve možnosti - základný / rozšírený, obe možnosti otvárajú v dolnej časti možnosť stiahnutia vzorového súboru. Výberom základný stiahneme súbor, ktorý nám poslúži ako vzor iba pre import hlavičky dokladu:
Import rozšírený - klik na vzorový súbor
Cez ponuku troch bodiek (ďalšie funkcie) vyberieme tentokrát import z Excelu. Zobrazia sa nám dve možnosti - základný / rozšírený, obe možnosti otvárajú v dolnej časti možnosť stiahnutia vzorového súboru. Výberom rozšírený stiahneme súbor, ktorý nám poslúži ako vzor pre import hlavičky dokladu vrátane položiek:
Z návodu
Všeobecne na stránkach podpora.flexibee.eu ponúkame množstvo informácií, videí a návodov na obsluhu našich aplikácií. Nájdete tu aj návody pre importy z Excelu s príslušnými súbormi, ktoré slúžia ako vzor. Vedeli ste však, že tieto návody môžete získať aj z webového rozhrania? Do vyhľadávacieho poľa stačí zadať napr. „Importy z excelu - vydané faktúry vrátane položiek“ a tým sa dostanete na konkrétny návod, v ktorom nájdete aj vzorový súbor:
V návode hľadajte pole:
_____________________________________________________
Zdroj hodnôt
Pre správny import je niekedy nevyhnutné správne zapísať dáta v určitom formáte alebo hodnote. Môžeme sa teda stretnúť s poliami povinnými, naformátovanými (dátum, čas, logická hodnota...) alebo pevne zapísanými.
Jednou z možností, ako zistiť správne formáty, sú vyššie spomínané vzorové súbory. Niekedy je však potrebné hodnoty rozlišovať, správne naformátovať bunky alebo len vybrať logickú hodnotu. Tieto dáta je možné nájsť cez tzv. evidence list. Webové rozhranie nám umožňuje zobraziť za každú agendu properties list, kde tieto užitočné informácie nájdeme.
Odkaz na konkrétne stránky môžete získať pomocou vyššie spomínaných návodov, alebo čisto vlastným úsilím.
Najkratšia cesta, ako sa k týmto informáciám dostať, je pomocou práce webového rozhrania. Prihlásime sa do webového rozhrania a prejdeme napr. do modulu Vydané faktúry. Flexi za nás zmení kód v URL adrese na vybraný modul:
Ďalším krokom je za vybraný modul a znamienko / dopísať slovo properties:
Tým sa dostaneme na stránku, na ktorej môžeme nájsť vyššie spomínané potrebné informácie:
Ako sa tu orientovať?
Ikona so symbolom oka nám hovorí, že túto hodnotu môžeme zobraziť (mať v súbore), ale používateľsky ju nijako neupravíme. Ide o programové hodnoty, ktoré môžu byť vyexportované, spätne importované, avšak musia zostať bez zmeny:
Ikona so symbolom zámku nám hovorí, že ide o povinné pole, ktoré musí byť v importnom súbore obsiahnuté:
Ďalej nás zaujíma posledný stĺpec, ktorý určuje, v akom formáte má byť informácia do Flexi poslaná:
Ďalej sa môžeme stretnúť s poľami s rozbaľovacou ponukou, kde nájdeme pevne dané hodnoty, v ktorých by mali byť potrebné informácie do Flexi poslané:
_____________________________________________________
Kontroly
Flexi vždy pred dokončením importu kontroluje správnosť dát a až potom je možné ich reálne naimportovať. Celý proces začína výberom možnosti Importu z Excelu cez Ďalšie možnosti, potom vložením súboru, ktorý chceme importovať, fyzickou kontrolou položiek a potvrdením importu, v tejto chvíli sa vykoná kontrola.
Ako prvé Flexi kontroluje, či sú v importnom súbore povinné stĺpce.
Pre test som použila do importu vydaných faktúr iba 2/3 povinných stĺpcov viď vzor. Chyba oznamuje, že v súbore chýba povinný stĺpec:
Druhá kontrola sa už týka jednotlivých dát, či sú správne vyplnené hodnoty alebo formátovanie. Či sedia sumy základu a DPH na výpočty podľa sadzby DPH, či prepočet meny a pod.
Treťou kontrolou je, či vôbec importujeme kompatibilné dáta s príslušným modulom. Napr. ak sa budeme pokúšať importovať Excel s dátami pre vydané faktúry do skladových kariet (dôjde k mylnému výberu súboru), Flexi nás na to dokáže upozorniť, a to informáciou o chýbajúcich poliach, potrebných pre import do cieľového modulu:
_____________________________________________________
Rady, informácie a tipy
Skladové karty - informácie, čo je nutné pred importom zabezpečiť
Naprieč importmi a exportmi sa tiež môžeme stretnúť s informáciami, ktoré pre nás pripravili naši vývojári. Ideálnou ukážkou sú napr. Skladové karty. Po zvolení súboru na import nájdeme pod výberom stĺpcov informácie, ktoré môžu byť užitočné:
_____________________________________________________
Chýbajúci stĺpec v importe? Žiadny problém!
Ak zistíte, že ste zabudli v excelovom súbore pridať stĺpec, je možné ho pridať dodatočne, bez toho, aby ste celý súbor editovali. V dolnej časti, v časti pre fyzickú kontrolu stĺpcov, nájdeme možnosť Pokročilé možnosti:
Pridaním ďalšej hodnoty cez +, môžeme pridať ľubovoľný počet stĺpcov a zvoliť ich hodnotu (hodnota je však jedna východisková pre celý súbor)
Tip: Uľahčite si prácu! Ak máte stĺpce, kde pre celé dáta platí rovnaká hodnota, využite možnosť pokročilé možnosti a pripravte tak dáta až na úrovni importu.
_____________________________________________________
Hromadné úpravy + kumulovaný obsah
Pri kontrole stĺpcov pre import môžeme v niektorých moduloch naraziť na aktiváciu niektorých dodatočných funkcií. Napr.:
Importovať v oddelených transakciách - ak importujeme dáta o 100 položkách a 10 položiek skončí chybou, je možné po aktivácii tejto funkcie naimportovať obsah, ktorý chybu nevykazoval, a chybný obsah zostane bez importu. Ten je potom možné opraviť a doimportovať následne.
Nezakladať nové záznamy, iba upravovať existujúce - ak už máme vo Flexi dáta, ktoré chceme importom iba upraviť, môže sa stať, že urobíme počas editácie Excelu chybu a dáta by sa nám znovu kompletne nahrali. Takto môžu vzniknúť nežiaduce duplicity a bolo by nutné duplicity manuálne odstrániť, alebo si nahrať zálohu pred importom. Aktivácia spomínanej funkcie nám zabezpečí, aby sa nové dáta v prípade chyby nezakladali. Flexi bude hľadať iba zhody, ktoré je možné upraviť, a žiadny nový záznam nevytvorí.
_____________________________________________________
Automatické rozpoznanie názvu stĺpcov
Nechcete ručne vyberať stĺpce, na ktoré sa majú dáta nahrať? Žiadny problém! Stačí pri importe vyplniť názvy stĺpcov podľa názvov vo Flexi. Ak budú zhodné, pri vložení importného súboru ich Flexi samo rozpozná a Vám bude stačiť ich už len skontrolovať.
_____________________________________________________