V praxi sa snažíme, aby nám interné čísla sedeli s časovou postupnosťou. Bohužiaľ sa však dosť často stane, že klient nájde ešte nejaké doklady či pokladničné bloky do pokladnice a Vám nezostane nič iné, než prečíslovať celú pokladnicu. Ručné prečíslovanie je veľmi pracné, nižšie sa pozrieme, ako si uľahčiť život pomocou importu z excelu.
Nižšie sa pozrieme na postup, ako pomocou Excelu prečíslovať pokladnicu. Zoradíme si pokladnicu podľa interných čísel či dátumov a skontrolujeme, že nám postupnosť naozaj nesedí:
1. Export do Excelu
Ako prvé si vyexportujeme dáta do Excelu. Skôr než tento krok urobíme, musíme si pripraviť stĺpce, ktoré budú potrebné pre spätný import.
Cez ozubené koliesko na úrovni stĺpcov:
Nastavíme zvýraznené stĺpce:
Tieto 4 stĺpce nám stačia pre export. V dolnej časti zvolíme možnosť troch bodiek "export do Excelu", vyberieme možnosť "pre import späť do Flexi" a potvrdíme export:
Vyexportované dáta si otvoríme a odstránime stĺpce, ktoré nepotrebujeme. Pripravený súbor pre ďalší krok by mal vyzerať takto:
❗Hodnoty v stĺpci ID nikdy nemeníme, tie si program dosadzuje sám.
2. Uvoľnenie aktuálne použitých interných čísel
Keby sme teraz len zmenili interné čísla podľa potreby, import by skončil neúspechom. Objavila by sa nám chybová hláška, že interné číslo je už použité na inom zázname.
Z tohto dôvodu musíme náš excel prepísať na vymyslené interné čísla, ktoré nám uvoľnia požadovaný rad. V exceli teda zmeníme interné čísla napr.:
Takto pripravený súbor uložíme a naimportujeme do pokladnice, aby sme si interné čísla uvoľnili vo Flexi. Pomocou troch bodiek v dolnej časti (rovnako ako pri exporte) zvolíme "import z Excelu" a vyberieme nami pripravený súbor.
Pre istotu môžeme zaškrtnúť funkciu "nezakladať nové záznamy, iba upravovať existujúce", čím si zabezpečíme, že v prípade chyby a tým aj vzniku nových dokladov sa import vôbec neuskutoční.
Potvrdíme Skúšku importu a mali by sme dostať informáciu o zmene zodpovedajúceho počtu záznamov:
Ak je všetko v poriadku, potvrdíme tlačidlom "Importovať".
3. Prečíslovanie pokladnice podľa časovej postupnosti
Teraz máme uvoľnené interné čísla, ktoré môžeme priradiť správnym záznamom podľa časovej postupnosti. V exceli teda zoradíme stĺpce podľa dátumov a potom dosadíme správne interné čísla:
A teraz dosadíme interné čísla tak, aby postupnosť interného čísla zodpovedala postupnosti dátumov:
Hotový súbor nezabudneme uložiť.
💡TIP: Ak máte na konci interného čísla rok - a preto ho nemôžete jednoducho rozkopírovať - môžete použiť funkciu =CONCAT
Použitie je jednoduché: do voľného stĺpca (napr. F) napíšete koreň čísla, ktoré potrebujete meniť "P0001", do druhého stĺpca (napr. G) napíšete postfix /2026. Čísla v stĺpci F rozkopírujete so zmenou čísel a stĺpec G rozkopírujete bez zmeny čísel. Do vedľajšieho stĺpca (v tomto prípade H - ale môže byť aj iný) napíšete a vyberiete bunky na spojenie =CONCAT(F2:G2) a stlačíte ENTER. Výsledné spojenie skopírujete a vložíte ako HODNOTY do pripraveného stĺpca pre interné číslo
4. Spätný import do Flexi
Pripravený súbor môžeme naimportovať späť. Opäť si v pokladnici zvolíme tri bodky a import z excelu. Vložíme upravený súbor a v rovnakom duchu ako pri importe vyššie skontrolujeme nastavenie importu:
Po skúške importu načisto potvrdíme ostré nahratie dát:
A vo výsledku budeme mať interné čísla v rovnakej postupnosti ako dátumy:
