Preddefinované texty slúžia na ukladanie často používaných formulácií, ktoré je následne možné jednoducho vkladať do dokladov alebo iných záznamov. Vďaka tomu nemusíte rovnaké informácie opakovane prepisovať a zároveň zaistíte ich jednotnú podobu naprieč celou agendou.
Preddefinované texty oceníte najmä pri pravidelnom vystavovaní dokladov, kde sa opakujú rovnaké poznámky, obchodné podmienky alebo informácie pre zákazníkov.
Kde preddefinované texty nájdete
Číselník preddefinovaných textov otvoríte v ponuke:
Nástroje → Číselníky → Preddefinované texty
V prehľade uvidíte všetky už vytvorené texty. Odtiaľto ich môžete vytvárať, upravovať alebo mazať.
Vytvorenie nového preddefinovaného textu
Kliknite na tlačidlo Nový.
Vyplňte aspoň nasledujúce údaje:
Názov
Názov slúži na neskoršie vyhľadanie textu. Mal by byť stručný, ale zároveň výstižný.
Napríklad:
Platobné podmienky
Reklamačné podmienky
Poďakovanie zákazníkovi
Doprava
Záručné informácie
Text
Do poľa Text zadajte obsah, ktorý budete chcieť opakovane používať, napr:
Děkujeme za Vaši objednávku. V případě jakýchkoliv dotazů nás neváhejte kontaktovat. Těšíme se na další spolupráci.
Po vyplnení údajov uložte.
💡 Tip:
Ak vytvárate väčšie množstvo textov, používajte jednotný spôsob pomenovania. Napríklad všetky texty týkajúce sa dopravy začínajte slovom Doprava, obchodné podmienky označujte Obchodné podmienky a platobné informácie Platba. Vyhľadávanie bude výrazne jednoduchšie.
Použitie preddefinovaného textu
Pri práci s dokladom môžete do príslušného textového poľa vložiť niektorý z uložených preddefinovaných textov.
Po jeho výbere sa obsah automaticky doplní do poľa a môžete pokračovať v práci.
Ak je potrebné, vložený text je možné ešte upraviť. Táto úprava ovplyvní iba aktuálny doklad a nijako nezmení pôvodný text uložený v číselníku.
📝 Príklad:
Firma vystavuje niekoľko desiatok faktúr denne. Každá faktúra obsahuje rovnakú informáciu:
Děkujeme za Vaši objednávku. Fakturu prosíme uhradit nejpozději v den splatnosti.
Namiesto opakovaného písania zamestnanec iba vyberie preddefinovaný text Platobné podmienky a v okamihu ho vloží do dokladu.
Praktické využitie
Preddefinované texty sa často používajú napríklad pre:
obchodné podmienky,
platobné informácie,
reklamačný poriadok,
záručné podmienky,
informácie o doprave,
poďakovanie zákazníkom,
upozornenie na splatnosť,
interné poznámky.
Ich používaním sa zrýchli vystavovanie dokladov a súčasne sa zníži počet preklepov alebo rozdielov medzi jednotlivými dokumentmi.
💡 Tip:
Ak sa zmenia napríklad obchodné podmienky alebo kontaktné údaje spoločnosti, upravte preddefinovaný text v číselníku. Novo vytvárané doklady potom budú využívať aktuálne znenie.
⚠️ Pozor:
Úprava preddefinovaného textu nemení obsah dokladov, do ktorých bol text vložený skôr. Zmena sa prejaví až pri ďalšom použití textu.
Odporúčania pre prácu
Pre lepšiu prehľadnosť odporúčame:
vytvárať iba skutočne používané texty,
používať jednoznačné názvy,
pravidelne kontrolovať ich aktuálnosť,
neukladať viac takmer totožných variantov rovnakého textu.
Vďaka tomu bude zoznam prehľadný a používatelia rýchlo nájdu správny text.
Časté otázky
❓ Môžem po vložení text do dokladu upraviť?
Áno. Akonáhle je text vložený do dokladu, môžete ho ľubovoľne doplniť alebo zmeniť. Tým sa však nezmení pôvodný preddefinovaný text uložený v číselníku.
❓ Môžem text odstrániť?
Áno. Nepotrebný text je možné zmazať. Odporúčame však najprv overiť, že ho už nikto pravidelne nepoužíva.