Prijatá objednávka je zvyčajne záväznou objednávkou zo strany Vášho odberateľa smerom k Vám. Ide teda o predajný neúčtovný doklad, ktorý bežne obsahuje objednané položky. Prijatej objednávke môže predchádzať napríklad vydaná ponuka či prijatá dopyt.
Prijatá objednávka je rovnako súčasťou tzv. obchodného kolieska. Obchodným kolieskom sa rozumie celý obchodný proces, ktorý možno vo Flexi realizovať. Ak by Vás zaujímalo viac, nahliadnite do nášho návodu.
Ako bolo spomenuté v prvom odseku, objednávka je neúčtovný doklad, všetky úhrady teda musia smerovať až k ďalšiemu kroku, ktorým je napríklad vydaná záloha či faktúra.
Kde nájsť prijaté objednávky?
Najjednoduchšou variantou, ako objednávky nájsť, je zrejme využitie vyhľadávača.
Druhou variantou je samozrejme vždy vyhľadanie prijatých objednávok v prehľade všetkých agend. Zoznam agend si možno prispôsobiť podľa potreby, viac v našom návode.
A ak objednávky používate často, nie je nič jednoduchšie, ako si ich „pretiahnuť" do menu v ľavej časti.
Akými údajmi vyplniť prijatú objednávku?
Na úvod je vhodné poznamenať, že prijatá objednávka nemá pevne stanovené údaje, ktoré je potrebné vyplniť. V podstate závisí iba od používateľa, ktoré údaje sú pre neho či jeho klienta dôležité. Ukážeme si však založenie takejto bežnej prijatej objednávky.
Agendu prijatých objednávok si môžeme ľubovoľne prispôsobiť. Môžeme upraviť zobrazené stĺpce alebo aplikovať zoradenie či filtráciu. Viac informácií nájdete v našom videonávode.
Samotnú objednávku vytvoríme, podobne ako v ktorejkoľvek inej agende, tlačidlom Nový v pravom hornom rohu webovej aplikácie.
Dostávame sa do formulára s prijatou objednávkou. Prázdny formulár, v závislosti od nastaveného vzhľadu, môže vyzerať napríklad takto.
Stojí za zmienku, že podobu formulára si môžeme prispôsobiť. Viac informácií o vzhľade aplikácie nájdete v našom návode. Chýbajú Vám vo formulári nejaké polia alebo naopak niektoré nepotrebné potrebujete skryť? Pomocou nastavenia formulára zabezpečíte potrebné.
Poďme si ukázať tie polia, ktoré sa pri objednávke bežne vypĺňajú.
Záložka Hlavička
Typ dokladu: Každá objednávka musí obsahovať svoj typ dokladu. Pomocou typu dokladu možno prednastaviť množstvo údajov, napr. aký typ faktúry sa má z objednávky vytvoriť alebo aká má byť predvolená mena objednávky. Viac všeobecných informácií o typoch dokladu nájdete v našom návode.
Dátum vyst.: Dátum vystavenia objednávky. Zvyčajne ide o dátum objednania zo strany zákazníka, môže však ísť aj čisto o dátum založenia vo Flexi.
Objednané: Ak sa dátum vystavenia líši od dátumu skutočného objednania, stojí za to vyplniť informáciu o tomto dátume do poľa „Objednané".
Termín: Termín, do kedy musí byť daná objednávka realizovaná.
Realizované: Skutočný termín realizácie (napr. vydanie tovaru či vytvorenie faktúry).
Stredisko, Zákazka: Doplnkové číselníky, pomocou ktorých možno objednávky triediť. Údaje možno prípadne zohľadňovať aj v rôznych výstupoch a analýzach.
Stav dokladu: Informácia o stave objednávky. Niektoré stavy sú dopĺňané automaticky (v závislosti od realizácie objednávky). Stavy možno však dopĺňať aj ručne – buď predvolené stavy, alebo Vami vytvorené používateľské stavy.
Zodpovedná osoba: Používateľ, ktorý objednávku založil.
Záložka Ostatné
Na záložke sa bežne vypĺňa iba forma úhrady alebo aký typ má mať prípadná vytvorená faktúra. Oba tieto údaje možno preddefinovať na úrovni typu prijatej objednávky.
Záložka Fakturácia
Vyplniť tu môžeme najmä štát DPH, ktorý má byť použitý na faktúre generovanej z tejto objednávky. To však použijeme iba pri zahraničných dokladoch, napr. v režime One Stop Shop.
Záložka Platobné údaje
Informácie o bankovom účte. Vyberáme vždy zo zoznamu bankových účtov.
Záložka Firma
Informácie o odberateľovi. Možno odkazovať na odberateľa z nášho adresára, alebo si iba nechať navrhnúť firmu z registra.
Záložka Doprava
Ak dodávate pre daného odberateľa na viac adries a tieto adresy sú založené ako miesta určenia v adresári, môžete ich tu vyplniť.
Záložka Prehľad
Ak je vyplnená firma z adresára, zobrazujú sa tu informácie o spoločnosti – grafy, faktúry a pod.
Záložka Kontakt
Kontaktná osoba z danej firmy. Ak je vyplnená firma z adresára a obsahuje kontaktnú osobu, môžete ju tu vyplniť.
Záložka Lokálna mena
Údaje o celkovej sume objednávky v lokálnej mene. Je možné tu uviesť percentuálnu zľavu, ktorá bude aplikovaná na všetky položky objednávky.
Záložka Cudzia mena
Údaje o celkovej sume objednávky v cudzej mene. Je možné tu uviesť percentuálnu zľavu, ktorá bude aplikovaná na všetky položky objednávky. Ak objednávka nie je v cudzej mene, sumy sú tu nulové.
V nastavení hlavičky objednávky možno nastaviť viac údajov. Ak by vyššie popísané polia a záložky neboli dostatočné, môžete využiť aj iné, menej používané polia. Všetky dostupné polia nájdete pomocou nastavenia formulára a význam všetkých polí agendy je popísaný v dokumentácii pre desktopovú aplikáciu.
Keď máme vyplnenú hlavičku objednávky, môžeme prejsť do druhej časti. Tou je tvorba položiek objednávky.
Položky objednávky
Nachádzame sa v sekcii, kde ukladáme všetok tovar, produkty či služby, ktoré náš odberateľ objednal. Pomocou tlačidla „Pridať ďalší riadok" vložíme novú položku.
Odkazovať môžeme na cenníkové položky, môžeme však založiť aj položky bez odkazu na cenník. Pre lepšiu evidenciu však odporúčame na cenník vždy odkazovať.
Položku môžeme založiť takto jednoducho, teda vyplniť iba nevyhnutné údaje. Medzi nimi bude vždy určite množstvo a cena. V momente, keď odkazujete na cenník, cena sa dopĺňa automaticky (aj v prípade pokročilej tvorby cien). Stĺpce, ktoré sa nám v tomto prehľade pri položke zobrazujú, môžeme opäť jednoducho pridať či odobrať.
Skladové položky môžu byť aj rezervované na sklade. Viac informácií v dokumentácii.
Do pokročilej editácie sa však môžeme jednoducho dostať pomocou tlačidla zvýrazneného vyššie.
Tu sa opäť nachádza množstvo údajov a polí, ktoré je možné upraviť. Zvyčajne sa však potrebné údaje načítavajú z cenníka. Pri necenníkových položkách je naopak dôležité iba množstvo s cenou.
Prílohy, Texty a záverečná sumarizácia
Ako prílohu môžete nahrať ľubovoľný dokument (resp. súbor v ľubovoľnom formáte), ktorý by mal byť pri objednávke uložený.
Úvodný a záverečný text sa následne tlačí priamo v doklade pre klienta (PDF). Úvodný text nad položkami, záverečný text pod položkami. Poznámka je určená iba pre Vašu informáciu a štandardne sa neprepisuje.
Ak zostaneme ešte chvíľu pri tlači, stojí za zmienku, že nemusíte vystačiť iba s predvolenou tlačovou zostavou. Pomocou tzv. používateľských reportov možno tlačovú zostavu ľubovoľne upraviť. V prípade záujmu o viac informácií nás neváhajte kontaktovať na linke podpory.
Spodný ovládací panel
Úplne na konci formulára nájdeme ešte jedno veľmi dôležité tlačidlo. Sú ním tzv. „Ďalšie funkcie", v desktopovej aplikácii je toto tlačidlo známe pod názvom „Služby".
Pod tlačidlom nájdeme všetky úkony, ktoré možno s objednávkou alebo jej položkami vykonať. Okrem iného sa tu nachádza aj skôr spomínaná realizácia objednávky. Tou sa rozumie tvorba výdajky či faktúry. Ak by Vás zaujímalo viac o tzv. obchodnom koliesku, do ktorého tieto kroky patria, môže Vám byť nápomocný náš návod.
Pod tlačidlom sa ďalej nachádza aj možnosť tlače, odoslania e-mailom či zobrazenia väzieb.
A keď máte objednávku nastavenú tak, ako potrebujete, neostáva nám nič iné, ako ju uložiť. Po uložení ju samozrejme nájdeme v prehľade objednávok.
FAQ
Prijatú objednávku možno realizovať aj prostredníctvom rozhrania API. Ak by Vás zaujímalo viac, nahliadnite do našej dokumentácie. Ukážku máme prípadne dostupnú aj vo formáte JSON.
Pri vytvorení objednávky so skladovými položkami môže vzniknúť rezervácia. Pozrite sa na varianty tvorby rezervácií skladových zásob.
Potrebujete hromadný prehľad tých položiek, ktoré Vám chýba doručiť odberateľom? Nainštalujte si zdarma náš doplnok, ktorý vypíše všetky nedokončené položky.