Vydané ponuky slúžia na vytváranie cenových a obchodných ponúk pre zákazníkov. Predstavujú dôležitý krok obchodného procesu medzi prijatou dopytom a prijatou objednávkou. Pomocou vydaných ponúk môžete pripraviť návrh obchodných podmienok, stanoviť ceny, termíny dodania alebo ponúknuť zákazníkovi viac variantov riešenia.
Agenda je vhodná pre firmy, ktoré pripravujú individuálne cenové ponuky, spracúvajú zákazky na mieru alebo chcú evidovať celý priebeh obchodného prípadu od prvého kontaktu až po vystavenie faktúry.
Kde nájdete vydané ponuky?
Agendu otvoríte v menu:
Predaj → Vydané ponuky
Po otvorení sa zobrazí zoznam všetkých vytvorených ponúk. V prehľade môžete sledovať napríklad zákazníka, dátum vystavenia, platnosť ponuky alebo nadväzujúce obchodné doklady.
Vytvorenie novej vydanej ponuky
Novú ponuku založíte pomocou tlačidla Nový.
Pri vytváraní ponuky zvyčajne vypĺňate:
typ ponuky,
dátum vystavenia,
dátum platnosti,
menu,
položky ponuky,
obchodné podmienky alebo poznámku.
Po vyplnení údajov ponuku uložíte pomocou tlačidla Uložiť.
Typy vydaných ponúk
Typ vydanej ponuky slúži ako šablóna, ktorá uľahčuje vytváranie nových dokladov. Pomocou typu dokladu je možné prednastaviť napríklad dokladovú radu, menu, stredisko, činnosť alebo texty, ktoré sa budú automaticky prenášať do ponuky. Je tiež možné nastaviť predvolenú tlačovú zostavu alebo text e-mailu pri odosielaní ponuky zákazníkovi.
📝 Príklad
Firma ponúka ako štandardný tovar, tak zákazkovú výrobu.
Vytvorí si dva typy vydaných ponúk:
Štandardná ponuka
Zákazková ponuka
💡 Tip
Pri zákazkovej ponuke je možné na type dokladu nastaviť napr. úvodný text, ktorý sa automaticky doplní, napr.: Ďakujeme za Váš záujem. Pripravili sme pre Vás individuálnu cenovú ponuku podľa zadaných požiadaviek.
Vďaka tomu obchodník nemusí pri každom vystavení ponuky rovnaké informácie znovu zapisovať.
Položky ponuky
Do ponuky môžete pridávať:
služby,
textové položky.
Pri každej položke je možné zadať napríklad:
množstvo,
jednotku,
predajnú cenu,
zľavu,
sadzbu DPH,
termín dodania,
poznámku.
Variantné ponuky
Ak zákazník zvažuje viacero možností riešenia, môžete vytvoriť variantné ponuky.
📝 Príklad
Zákazník dopytuje klimatizáciu do kancelárie.
Pripravíte dve ponuky:
Variant A – štandardná klimatizačná jednotka.
Variant B – výkonnejšia jednotka s Wi-Fi ovládaním.
Zákazník si môže vybrať variant, ktorý mu najlepšie vyhovuje. Variantné ponuky sú vhodné najmä pri individuálnych obchodných rokovaniach alebo pri ponuke rôznych cenových úrovní.
Obchodný cyklus
Vydané ponuky sú súčasťou obchodného procesu na strane predaja.
Typický priebeh môže vyzerať nasledovne:
Vďaka nadväznostiam medzi dokladmi je možné sledovať celý obchodný prípad od prvého kontaktu so zákazníkom až po vystavenie faktúry.
📝 Príklad
Zákazník odošle dopyt na dodanie kancelárskeho nábytku.
Obchodník vytvorí vydanú ponuku.
Zákazník ponuku odsúhlasí a zašle objednávku.
Z objednávky vznikne vydaná faktúra.
Všetky doklady sú medzi sebou prepojené.
Vytvorenie objednávky z ponuky
Ak zákazník ponuku prijme, nie je nutné vytvárať ďalšie doklady ručne.
Z vydanej ponuky je možné vytvoriť nadväzujúce doklady, pričom sa automaticky prevezmú napríklad:
Tým sa výrazne zrýchli spracovanie obchodného prípadu a minimalizuje sa riziko chýb spôsobených ručným prepisovaním údajov.
💡 Tip: Ak zákazník požiada iba o drobnú úpravu ponuky, upravte pôvodnú ponuku ešte pred vytvorením nadväzujúcej objednávky. Zachováte tak správnu nadväznosť dokladov.
Odoslanie ponuky zákazníkovi
Po dokončení ponuky ju môžete:
vytlačiť,
exportovať do PDF,
odoslať e-mailom.
💡 Tip: Text e-mailu aj tlačová zostava môžu byť prednastavené priamo na type vydanej ponuky, čo uľahčuje každodennú prácu obchodníkov.
Väzby medzi dokladmi
Pomocou funkcie Väzby môžete sledovať celý priebeh obchodného prípadu.
Je možné zobraziť napríklad:
ďalšie nadväzujúce doklady.
Väzby uľahčujú dohľadanie histórie obchodného prípadu aj kontrolu nadväznosti jednotlivých dokladov.
Prílohy
K vydanej ponuke môžete pripojiť ľubovoľné súbory, napríklad:
technickú špecifikáciu,
výkresovú dokumentáciu,
fotografie,
produktové katalógy,
obchodné podmienky,
ďalšie dokumenty súvisiace s ponukou.
Prílohy sú následne dostupné priamo z detailu dokladu.
Pohľady v agende vydaných ponúk
Pomocou pohľadov si môžete prispôsobiť zoznam ponúk podľa svojich potrieb.
Môžete si vytvoriť napríklad pohľady:
Ponuky za aktuálny mesiac
Ponuky čakajúce na vyjadrenie zákazníka
Ponuky konkrétneho obchodníka
Ponuky určitej zákazky
Ponuky konkrétneho odberateľa
Súčasťou pohľadu môžu byť vlastné filtre, stĺpce aj radenie.
Agregačné panely
Agregačný panel poskytuje súhrnné informácie nad aktuálne zobrazenými ponukami.
Môžete sledovať napríklad:
počet ponúk,
celkovú hodnotu ponúk,
priemernú hodnotu ponuky,
počet ponúk podľa obchodníka.
Agregácie sa vždy počítajú iba nad aktuálne vyfiltrovanými záznamami.
Split View
Funkcia Split View umožňuje zobraziť zoznam ponúk a detail vybranej ponuky súčasne.
Oceníte to najmä pri:
kontrole väčšieho množstva ponúk,
porovnávaní jednotlivých obchodných prípadov,
vyhľadávaní konkrétnych údajov.
💡 Tip: Split View výrazne urýchľuje prácu obchodníkom, ktorí denne pripravujú väčšie množstvo ponúk.
Hromadné zmeny
Ak potrebujete upraviť viac ponúk súčasne, môžete využiť funkciu Hromadné zmeny.
Hromadne je možné zmeniť napríklad:
poznámku,
ďalšie vybrané údaje.
⚠️ Pozor:
Vydaná ponuka nepredstavuje záväzný účtovný ani skladový doklad. Jej vystavením nevzniká pohľadávka, účtovný zápis ani rezervácia skladových zásob. Tieto operácie vznikajú až na základe nadväzujúcich dokladov, napríklad prijatej objednávky alebo vydanej faktúry.
Časté otázky (FAQ)
❓ Má vydaná ponuka vplyv na sklad?
Nie. Vydaná ponuka sama osebe nevytvára skladové pohyby.
❓ Má vydaná ponuka vplyv na účtovníctvo?
Nie. Ide o obchodný doklad bez účtovných dopadov.
❓ Ako zistím, či zákazník ponuku prijal?
Pomocou funkcie Väzby môžete overiť, či na ponuku nadväzuje prijatá objednávka alebo ďalšie obchodné doklady.
❓ Môžem pripraviť viac variantov jednej ponuky?
Áno. ABRA Flexi podporuje vytváranie variantných ponúk, ktoré umožňujú zákazníkovi vybrať najvhodnejšie riešenie.