Prijaté ponuky slúžia na evidenciu ponúk od dodávateľov. Nadväzujú na proces nákupu a umožňujú porovnávať jednotlivé ponuky, sledovať podmienky dodávateľov a vytvárať nadväzujúce doklady bez nutnosti opakovaného zadávania údajov.
Agenda je vhodná najmä pre firmy, ktoré pravidelne oslovujú viacero dodávateľov, vyhodnocujú cenové ponuky alebo potrebujú evidovať priebeh výberového konania. Vďaka nadväznosti na ostatné nákupné doklady je možné sledovať celý proces od prvotného dopytu až po prijatie faktúry.
Kde nájdete prijaté ponuky?
Agendu otvoríte v menu:
Nákup → Prijaté ponuky
Po otvorení sa zobrazí zoznam všetkých evidovaných ponúk od dodávateľov. V zozname môžete sledovať napríklad dodávateľa, dátum prijatia ponuky, jej platnosť alebo nadväzujúce doklady.
Vytvorenie novej prijatej ponuky
Novú ponuku vytvoríte pomocou tlačidla Nový.
Pri vytváraní ponuky obvykle vypĺňate:
Dodávateľa
Typ dokladu
Dátum prijatia
Platnosť ponuky
Kontaktnú osobu
Popis ponuky
Jednotlivé položky
Po vyplnení potrebných údajov doklad uložíte tlačidlom Uložiť.
Typy prijatých ponúk
Typ dokladu slúži ako šablóna pre vytváranie nových ponúk.
Pomocou typu dokladu je možné prednastaviť napríklad:
predvolené texty,
ďalšie často používané údaje.
📝 Príklad:
Firma pravidelne nakupuje ako kancelárske vybavenie, tak výrobný materiál.
Môže si vytvoriť samostatné typy dokladov:
Kancelárske potreby
Výrobný materiál
Každý typ ponuky môže obsahovať vlastné nastavenie zodpovedajúce konkrétnemu nákupnému procesu.
Položky ponuky
Položky predstavujú konkrétnu ponuku dodávateľa.
Pri jednotlivých položkách je možné evidovať napríklad:
tovar alebo službu,
množstvo,
mernú jednotku,
nákupnú cenu,
sadzbu DPH,
termín dodania,
poznámku dodávateľa.
Obchodný kolobeh
Prijaté ponuky sú súčasťou nákupného procesu.
Typický priebeh môže vyzerať nasledovne:
Vydaný dopyt → Prijatá ponuka → Prijatá objednávka → Prijatá faktúra
Vďaka prepojeniu dokladov je možné jednoducho sledovať celý proces nákupu.
📝 Príklad:
Spoločnosť potrebuje nakúpiť nové kancelárske vybavenie.
Vytvorí vydaný dopyt.
Dodávateľ zašle ponuku.
Ponuka je zaevidovaná ako prijatá ponuka.
Na základe ponuky vznikne prijatá objednávka.
Po dodaní tovaru je zaevidovaná prijatá faktúra.
Porovnávanie ponúk
Jedným z hlavných dôvodov evidencie prijatých ponúk je možnosť porovnávať podmienky jednotlivých dodávateľov.
Pri vyhodnocovaní môžete sledovať napríklad:
cenu,
dodací termín,
platobné podmienky,
rozsah ponúkaného plnenia,
ďalšie individuálne podmienky.
Vytvorenie objednávky z ponuky
Po výbere vhodného dodávateľa je možné z prijatej ponuky vytvoriť prijatú objednávku.
Pri vytváraní objednávky sa môžu automaticky prevziať:
Tým sa eliminuje potreba ručného prepisovania údajov.
💡 Tip:
Vytváranie nadväzujúcich dokladov pomáha zachovať nadväznosť dát a minimalizovať chybovosť.
Väzby medzi dokladmi
Pomocou funkcie Väzby je možné zobraziť všetky súvisiace doklady.
Môžete tak jednoducho zistiť:
z akého dopytu ponuka vznikla,
či bola vytvorená objednávka,
či bola prijatá faktúra,
aké ďalšie doklady na ponuku nadväzujú.
Prílohy
K prijatej ponuke je možné pripojiť rôzne súvisiace dokumenty.
Napríklad:
PDF ponuku dodávateľa,
technickú dokumentáciu,
katalógové listy,
zmluvné podklady,
e-mailovú komunikáciu.
Prílohy zostávajú uložené priamo pri doklade.
Pohľady v agende prijatých ponúk
Pomocou pohľadov si môžete prispôsobiť zobrazenie zoznamu podľa svojich potrieb.
Môžete si vytvoriť napríklad pohľady:
Ponuky za aktuálny mesiac
Ponuky konkrétneho dodávateľa
Ponuky určitej zákazky
Ponuky čakajúce na vyhodnotenie
Ponuky s blížiacou sa platnosťou
Každý pohľad môže obsahovať vlastné filtre, stĺpce aj radenie.
Agregačné panely
Agregačný panel poskytuje rýchly prehľad nad aktuálne zobrazenými dátami.
Môžete sledovať napríklad:
počet ponúk,
celkovú hodnotu ponúk,
počet dodávateľov,
ďalšie súhrnné údaje podľa použitého filtra.
Split View
Funkcia Split View umožňuje zobraziť zoznam ponúk a detail vybraného dokladu súčasne.
Vďaka tomu môžete rýchlejšie:
kontrolovať ponuky,
porovnávať jednotlivé doklady,
dohľadávať informácie bez otvárania ďalších okien.
💡 Tip: Split View je veľmi užitočný pri vyhodnocovaní väčšieho množstva ponúk od rôznych dodávateľov.
Hromadné zmeny
Ak potrebujete upraviť viacero ponúk súčasne, môžete využiť funkciu Hromadné zmeny.
Je tak možné hromadne zmeniť napríklad:
⚠️ Pozor:
Prijatá ponuka sama osebe nepredstavuje záväzný nákupný ani účtovný doklad. Nevytvára skladové pohyby ani účtovné zápisy. Slúži len ako evidencia ponuky od dodávateľa a podklad pre ďalšie kroky nákupného procesu.
Ak sa rozhodnete ponuku prijať, vytvorte z nej nadväzujúcu Prijatú objednávku.
Časté otázky (FAQ)
❓ Má prijatá ponuka vplyv na sklad?
Nie. Prijaté ponuky nevytvárajú žiadne skladové pohyby.
❓ Má prijatá ponuka vplyv na účtovníctvo?
Nie. Ide iba o evidenčný doklad bez účtovných dopadov.
❓ Môžem porovnávať viacero ponúk na rovnaký nákup?
Áno. Agenda je určená práve na evidenciu a vyhodnocovanie ponúk od rôznych dodávateľov.
❓ Ako zistím, či z ponuky vznikla objednávka?
Pomocou funkcie Väzby zobrazíte všetky nadväzujúce doklady.