V tomto článku nájdete návod, ako vytvoriť importný súbor z Excelu pre interné doklady, ktorý je možné nahrať do webového prostredia ABRA Flexi.
Oproti desktopovej aplikácii prináša import vo webovom prostredí niekoľko výhod:
v jednom súbore môžete importovať doklady aj ich položky,
proces je rýchlejší a prehľadnejší,
úpravy formátu prebiehajú priamo pri importe.
Skôr než začnete, odporúčame najprv prejsť všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní, kde nájdete všeobecné podmienky a vysvetlenie práce so základnými importmi.
Nižšie si ukážeme, ako pripraviť súbor na import ostatných pohľadávok vrátane položiek dokladu.
Import interných dokladov
Po výbere možnosti „Importovať z Excelu“ je potrebné zvoliť typ importu:
Základný import – doklady bez položiek,
Rozšírený import – doklady aj ich položky.
Flexi následne zobrazí prehľad stĺpcov:
vľavo názvy stĺpcov z Excelu,
vpravo zodpovedajúce polia vo Flexi.
Ak niektorý stĺpec chýba, môžete ho doplniť cez Pokročilé možnosti.
Povinné a odporúčané stĺpce pre interné doklady
Nižšie uvádzame najdôležitejšie stĺpce, ktoré je potrebné vyplniť v importnom súbore:
Interné číslo – povinné pole (jedinečné číslo dokladu).
Dátum vystavenia – vo formáte
DD.MM.YYYY. Povinné pole.Typ dokladu – kód alebo skratka typu dokladu. Povinné pole.
Popis – textový popis interného dokladu.
Názov firmy – skratka alebo názov firmy/osoby.
Celkom s daňou – suma vrátane DPH.
odporúčame upresniť aj základ DPH, výšku DPH a sadzbu DPH.
Mena – kód meny (napr. CZK, EUR, USD).
Ďalšie možnosti:
Povinné pole je aj účtovanie – uvádza sa v tvare
code:účet.Ďalšie stĺpce je možné pridať v nastavení (pravý dolný roh).
Najjednoduchší spôsob, ako zistiť formát, je použiť Export do Excelu vo formáte vhodnom pre import, prípadne môžete využiť properties.
Import interných dokladov vrátane položiek (praktická ukážka)
Ak chcete importovať interné doklady aj s položkami:
Zvoľte Rozšírený import.
Pripravte Excel súbor v správnom formáte.
Vzorový súbor (na stiahnutie) je prispôsobený na import položiek s odlišným zaúčtovaním oproti predpisu.
Ak chcete meniť už existujúci záznam, pridajte do súboru aj stĺpec ID.
Postup importu:
Najprv prebehne skúška importu, ktorá overí správnosť údajov.
Po úspešnej kontrole spustite import kliknutím na „Importovať“ (vpravo dole).
Zobrazí sa potvrdenie o úspešnom importe.
Tip pre doklady bez položiek:
Ak importujete doklad bez položiek, pridajte do Excelu:
stĺpec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.