V tomto článku nájdete návod, ako pripraviť importný súbor z Excelu pre prijaté dopyty, ktorý je možné jednoducho nahrať do webového prostredia Flexi.
Oproti desktopovej aplikácii ponúka webové rozhranie niekoľko výhod – v jednom súbore môžete importovať nielen samotné doklady, ale aj ich položky. To znamená, že nemusíte pracovať s dvomi oddelenými súbormi.
Ak s importom začínate, odporúčame najprv naštudovať všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní, kde sú popísané základné princípy a podmienky.
Prijaté dopyty – základný import
Po výbere možnosti „Importovať z Excelu“ je dôležité zvoliť správny typ importu:
Základný import – iba doklady (bez položiek).
Rozšírený import – doklady aj s ich položkami.
V ďalšom kroku Flexi zobrazí prehľad, kde v jednom stĺpci uvidíte stĺpce z Excelu a v druhom ich priradenie vo Flexi. Tu odporúčame všetko dôkladne skontrolovať a prípadne doplniť cez možnosť Pokročilé nastavenie.
Štandardné stĺpce pre prijaté dopyty
Interné číslo – povinné pole.
Názov firmy – názov alebo skratka firmy či osoby.
Dátum vystavenia – vo formáte DD.MM.RRRR.
Dátum splatnosti – vo formáte DD.MM.RRRR.
Stav – aktuálny stav dopytu (formát pozri obr. nižšie).
Suma celkom – celková hodnota dopytu.
Stredisko – skratka príslušného strediska.
Vo webovom rozhraní je možné kedykoľvek doplniť ďalšie stĺpce – nastavenie nájdete v pravom dolnom rohu. Najjednoduchšou cestou, ako zistiť správny formát polí, je využiť export do Excelu vo formáte vhodnom pre import alebo môžete využiť properties.
Import prijatých dopytov vrátane položiek
Ak chcete importovať nový doklad aj s položkami, zvoľte rozšírený import.
Excel súbor pripravte podľa predpísaného formátu (vzorový súbor je k dispozícii na stiahnutie). Vzorový súbor je pripravený na import do testovacej firmy ABRA Flexi.
Flexi pri importe automaticky rozpozná, čo je doklad a čo položka – napriek tomu odporúčame všetko ručne skontrolovať.
Najprv prebehne skúška importu, ktorá overí správnosť dát.
Po úspešnej kontrole súbor naimportujete tlačidlom „Importovať“ (vpravo dole). Zobrazí sa potvrdenie o úspešnom nahraní.
Tip: Ak potrebujete vytvoriť iba doklad bez položiek, stačí do súboru pridať stĺpec „Bezpol. dokl.“ a vyplniť hodnotu TRUE.