Dokladové rady možno upravovať pre každý modul zvlášť. Nastavením dokladových rád si môžeme sami zvoliť, ako sa nám budú číslovať doklady konkrétneho typu.
Pridanie dokladovej rady
Dokladové rady nájdeme v menu Nastavenia alebo ich môžeme priamo vyhľadať cez vyhľadávací riadok.
Nastavenia/Evidencia/Dokladové rady a následne si vyberieme, o ktorý modul sa nám práve jedná:
Zobrazí sa nám zoznam založených dokladových rád, ktorý môžeme buď upraviť, alebo si pridať ďalšiu dokladovú radu tlačidlom Nový:
Teraz radu pomenujeme, aby sme vedeli, ku ktorému typu dokladu patrí, a tiež definujeme skratku:
Číslovanie nastavíme v modrom riadku, definujeme nasledujúce údaje:
Účtovné obdobie - vychádza z menu „Správa účtovných období", vyberieme tu rok, pre ktorý dokladová rada platí
Dĺžka čísla - určuje, ako dlhé bude číslo. Ak uvedieme napr. 6 číslic, doplnia sa nuly tak, aby číslo vyzeralo ako „000001". To však závisí od toho, či zaškrtneme pole „Zobraziť nuly" – ak nuly zobrazovať nechceme, prvé číslo bude len „1".
Prefix - väčšinou sa používa na označenie dokladov daného typu, napr. VF, ZÁL a pod. Uvádza sa vždy pred číslom dokladu
Postfix - uvádza sa za číslom a väčšinou sa používa na označenie účtovného obdobia. Môžeme tu nastaviť napr. /%YY%, čo nám doplní za číslo dokladu lomítko a rok, napr. 22 podľa aktuálneho účtovného obdobia. Skratka YY funguje iba pre roky, nefunguje tu MM pre mesiace ani DD pre dni.
Aktuálne číslo - tu si môžete nastaviť aktuálne číslo pre ďalší doklad. Používa sa najmä v prípade, keď vám zmizlo nejaké číslo z číselnej rady a už sa vám neponúka. Napr. ak chcete číslo 7, nastavte aktuálne číslo 6. V prípade, že číslo 8, 9... vo Flexi už existuje, ďalší doklad tieto čísla preskočí a ponúkne sa číslo, ktoré je voľné.
Ikonou Nastavenia si môžeme pridať ďalšie polia:
Zobraziť nuly - môžeme nastaviť, či chceme zobrazovať nuly pri počiatočných číslach, napr. 0001/22 alebo 1/22.
ID - databázové číslovanie dokladovej rady, nedá sa zmeniť
Počiatok - počiatočné číslo, ktorým dokladová rada bude začínať
Posledná zmena - dátum poslednej zmeny, ktorá bola na dokladovej rade vykonaná
Dokladovú radu následne uložíme tlačidlom Uložiť.
Priradenie dokladovej rady k typu dokladu
Teraz je ešte potrebné priradiť dokladovú radu k typu dokladu, ktorého sa týka. V nastaveniach alebo cez vyhľadávací riadok nájdeme Typy dokladov pre modul, ktorý aktuálne upravujeme. V tomto prípade sú to vydané faktúry.
Vyberieme príslušný typ dokladu alebo si vytvoríme ďalší cez tlačidlo Nový:
Následne doplníme už vytvorenú dokladovú radu v menu Dokladová rada:
Môžeme uložiť, následne sa nám všetky faktúry za predaj tovaru budú číslovať tak, ako sme prednastavili v číselnej rade Tovar.
Pozor! Zmena dokladovej rady sa týka iba novo vytvorených dokladov, už založené doklady sa neprecíslujú. Ak by ste chceli zmeniť interné číslo na už vytvorených dokladoch, môžete tak urobiť importom z Excelu podľa stĺpca ID alebo ich môžete prepísať ručne, ak to máte povolené v nastaveniach firmy v sekcii Účtovníctvo/Doklady:
Často kladené otázky:
1) Ako najrýchlejšie zmeniť čísla dokladov na už vytvorených dokladoch?
Ak nie je možné vzhľadom na počet dokladov zmeniť čísla ručne, môžete si doklady exportovať do Excelu. Musíte si exportovať stĺpec ID, podľa ktorého budete interné číslo meniť, inak by sa vám vytvorili nové faktúry.
Druhou možnosťou je zmeniť čísla cez API, kde by sme pomocou ID určili, o ktorý doklad sa jedná, a následne elementom <kod> upravili interné číslo.
Napr.:
<winstrom version="1.0">
<faktura-vydana>
<id>10</id>
<kod>VF0125/2018</kod>
</faktura-vydana>
</winstrom>
2) V číselnej rade vypadlo číslo (napr. z dôvodu zmazania dokladu) a znovu sa mi neponúka.
Buď si môžete interné číslo prepísať ručne, keď si to povolíte v nastaveniach firmy (viď vyššie), alebo v nastavení dokladovej rady nastavte aktuálne číslo o jedna nižšie, ako ktoré potrebujete. Potom sa vám číslo ponúkne znovu, pokiaľ sa vo Flexi toto číslo nikde nenachádza. V prípade, že sa ani tak neponúka, je vhodné preveriť, či tam doklad skutočne nie je, len ho nevidíte napr. z dôvodu nejakého filtrovania.