Dokladové rady slúžia na automatické generovanie interných čísel dokladov. Vďaka nim spoznáte už z interného čísla, o aký doklad ide. Správne nastavenie dokladových rád je preto kľúčové pre poriadok v účtovníctve a skladoch.
Čo je dokladová rada?
Šablóna pre číslovanie dokladov – zabezpečuje nepretržitú vzostupnú číselnú radu.
Použitie – v moduloch: Tovar, Predaj, Nákup, Peniaze a Účtovníctvo.
Štruktúra čísla dokladu:
Prefix (napr. „FV" = vydaná faktúra, „ID" = interný doklad)
Číslo (napr. 0001–9999)
Postfix (napr. „/2025", „/25")
Číslo dokladu môže mať max. 20 znakov. Zvyčajne je formát stanovený internou smernicou firmy.
Kde sa dokladové rady nastavujú?
V jednotlivých typoch dokladov (napr. vydaná faktúra, príjemka).
Možno ich predvyplniť napr. aj v zozname skladov alebo nastavení firmy.
Každý typ dokladu musí mať priradenú svoju radu. Tú istú radu je možné použiť v rôznych typoch dokladov jedného modulu.
Ako vytvoriť novú dokladovú radu?
Otvorenie formulára
V hlavnom paneli kliknite na Nový záznam (Alt+N).
Otvorí sa formulár na vytvorenie novej rady.
Povinné polia
Skratka – max. 20 znakov, musí byť jedinečná (odporúča sa krátka a výstižná, napr. „FV").
Názov – max. 255 znakov, zobrazuje sa v prehľadoch a zostávach.
Účtovné obdobie – vyberte z rozbaľovacieho zoznamu (predvyplnené aktuálne).
Ak by ste chceli v ďalšom roku inú štruktúru dokladovej rady, je potrebné ju pripraviť skôr, ako začnete vytvárať účtovné doklady!!
Záložka „Ročné položky číselnej rady"
Každé účtovné obdobie má vlastné položky, ktoré obsahujú:
Aktuálne číslo – posledné použité, nové číslo sa automaticky navýši o +1.
Ak chcete začať od 1, nastavte tu hodnotu „1".
Ak chcete začať od 11, nastavte hodnotu „10".
Začiatok – počiatočná hodnota číselnej rady (zvyčajne 1).
Dĺžka čísla – 3 až 12 číslic (štandardne 8).
Zobraziť nuly – odporúčame ponechať zapnuté (001, 002…), inak môže byť triedenie neprehľadné.
Prefix / Postfix – vlastné znaky, možno doplniť rok pomocou kódov (%Y%, %YY%, %YYYY%).
Náhľad – zobrazuje, ako bude výsledné číslo vyzerať (napr. FV001/25).
V priebehu roka sa nepredpokladá zmena štruktúry dokladovej rady. Preto, keď vykonáte nejakú zmenu, po potvrdení tlačidlom Uložiť budete upozornení:
Záložka „Medzery v číselnej rade"
Ak sa číslo rezervuje (napr. pri výpadku), uloží sa do zoznamu „medzery v číselnej rade".
Číslo je tu blokované na 2 hodiny.
Po uložení dokladu sa zo zoznamu vymaže.
Nevyužité číslo možno ručne uvoľniť:
Zatvorte doklad, v ktorom ho chcete použiť.
Otvorte dokladovú radu.
Vymažte položku z „medzier" a uložte.
Záložka „Texty"
Popis – podrobný popis rady.
Poznámka – ľubovoľná poznámka.
Polia sú nepovinné.
Záložka „Správa"
Umožňuje obmedziť platnosť dokladovej rady podľa kalendárnych rokov.
Ak ponecháte hodnoty 0–9999, rada je platná neobmedzene.
Ak zadáte konkrétny rok (napr. 2016–2016), rada bude dostupná len v danom roku.
Odporúčania pre prax
Pred prvým použitím skontrolujte prednastavené rady a upravte ich podľa firemných zvyklostí.
Používajte výstižné prefixy, aby bolo na prvý pohľad jasné, o aký doklad ide.
Nezabudnite na kontrolu pri prechode do nového roka – Flexi vytvorí novú položku automaticky, ak zachováte rovnakú štruktúru.
FAQ
V číselnej rade je medzera, ale v číselníku medzier číselnej rady toto číslo nie je
Overte, či naozaj nie je medzera v číselnej rade evidovaná v detaile Dokladovej rady, pozri vyššie.
Ak nie, pravdepodobne číslo bolo použité a doklad bol následne zmenený (napr. zmena typu dokladu zmení interné číslo dokladu). Riešením je „reset" ročnej položky číselnej rady danej dokladovej rady. V ročnej položke číselnej rady nastavte Aktuálne číslo a Začiatok na požadované chýbajúce číslo. Prvý novo vytvorený doklad získa toto číslo.
2. Možno pri majetku nastaviť niečo v zmysle dokladovej rady?
Nie je to možné, pri majetku možno inventárne číslo prepísať vo východzom stave. Ďalší vytvorený majetok potom rešpektuje posledné uložené číslo a vytvára sa postupne.
Príklad:
1) Posledný majetok M000148
2) Novo vytvorený majetok prepíšem na M0000100
3) Ďalší novo vytvorený majetok sa automaticky doplní na M0000101