Dokladové rady slúžia na automatické generovanie interných čísel dokladov. Vďaka nim poznáte už z interného čísla, o aký doklad ide. Správne nastavenie dokladových radov je preto kľúčové pre poriadok v účtovníctve a skladoch.
Čo je dokladový rad?
Šablóna na číslovanie dokladov – zabezpečuje neprerušený vzostupný číselný rad.
Použitie – v moduloch: Tovar, Predaj, Nákup, Peniaze a Účtovníctvo.
Štruktúra čísla dokladu:
Prefix (napr. „FV“ = faktúra vydaná, „ID“ = interný doklad)
Číslo (napr. 0001–9999)
Postfix (napr. „/2025“, „/25“)
Číslo dokladu môže mať max. 20 znakov. Formát je zvyčajne stanovený internou smernicou firmy.
Kde sa dokladové rady nastavujú?
V jednotlivých typoch dokladov (napr. vydaná faktúra, príjemka).
Možno ich predvyplniť napr. aj v zozname skladov alebo v nastaveniach firmy.
Každý typ dokladu musí mať priradený svoj rad. Rovnaký rad je možné použiť v rôznych typoch dokladov jedného modulu.
Ako vytvoriť nový dokladový rad?
Otvorenie formulára
V hlavnom paneli kliknite na Nový záznam (Alt+N).
Otvorí sa formulár na vytvorenie nového radu.
Povinné polia
Skratka – max. 20 znakov, musí byť jedinečná (odporúča sa krátka a výstižná, napr. „FV“).
Názov – max. 255 znakov, zobrazuje sa v prehľadoch a zostavách.
Účtovné obdobie – vyberte z rozbaľovacieho zoznamu (predvyplnené je aktuálne).
Ak by ste chceli v ďalšom roku inú štruktúru dokladového radu, je nutné pripraviť si ju skôr, než začnete zadávať účtovné doklady!!
Záložka „Ročné položky číselného radu“
Každé účtovné obdobie má vlastné položky, ktoré obsahujú:
Aktuálne číslo – posledné použité, nové číslo sa automaticky zvýši o +1.
Ak chcete začať od 1, nastavte tu hodnotu „1“.
Ak chcete začať od 11, nastavte hodnotu „10“.
Začiatok – počiatočná hodnota číselného radu (zvyčajne 1).
Dĺžka čísla – 3 až 12 číslic (štandardne 8).
Zobraziť nuly – odporúčame nechať zapnuté (001, 002…), inak môže byť triedenie neprehľadné.
Prefix / Postfix – vlastné znaky, možno doplniť rok pomocou kódov (%Y%, %YY%, %YYYY%).
Náhľad – ukazuje, ako bude výsledné číslo vyzerať (napr. FV001/25).
💡 Nadviazanie číslovania po prechode z iného systému. Ak chcete vo Flexi pokračovať v číslovaní dokladov z pôvodného systému, upravte ročnú položku číselného radu pre aktuálne účtovné obdobie. Do poľa Aktuálne číslo zadajte číslo posledného dokladu vystaveného v pôvodnom systéme. Novovytvorený doklad vo Flexi dostane číslo o jedno vyššie. Štruktúru prefixu a postfixu pritom nastavte zhodne s pôvodným číslovaním.
Počas roka sa nepredpokladá zmena štruktúry dokladového radu. Preto keď vykonáte nejakú zmenu, po potvrdení tlačidlom Uložiť budete upozornení:
Záložka „Diery v číselnom rade“
Ak sa číslo rezervuje (napr. pri výpadku), uloží sa do zoznamu „diery v číselnom rade“.
Číslo je tu blokované na 2 hodiny.
Po uložení dokladu sa zo zoznamu vymaže.
Nevyužité číslo možno ručne uvoľniť:
Zatvorte doklad, kde ho chcete použiť.
Otvorte dokladový rad.
Vymažte položku z „diery“ a uložte.
Záložka „Texty“
Popis – podrobný popis radu.
Poznámka – ľubovoľná poznámka.
Polia sú nepovinné.
Záložka „Správa“
Umožňuje obmedziť platnosť dokladového radu podľa kalendárnych rokov.
Ak ponecháte hodnoty 0–9999, rad je platný neobmedzene.
Ak zadáte konkrétny rok (napr. 2016–2016), rad bude dostupný iba v danom roku.
Odporúčania pre prax
Pred prvým použitím skontrolujte prednastavené rady a upravte ich podľa firemných zvyklostí.
Používajte výstižné prefixy, aby bolo na prvý pohľad jasné, o aký doklad ide.
Nezabudnite na kontrolu pri prechode do nového roka – Flexi vytvorí novú položku automaticky, ak zachováte rovnakú štruktúru.
FAQ
V číselnom rade je diera, ale v číselníku dier číselného radu toto číslo nie je
Overte, či naozaj nie je diera v číselnom rade evidovaná na detaile dokladového radu, pozri vyššie.
Ak nie, pravdepodobne bolo číslo použité a doklad bol potom zmenený (napr. zmena typu dokladu zmení interné číslo dokladu). Riešením je „reset“ ročnej položky číselného radu daného dokladového radu. V ročnej položke číselného radu nastavte Aktuálne číslo a Začiatok na požadované chýbajúce číslo. Prvý novovytvorený doklad získa toto číslo.
2. Dá sa pri majetku nastaviť niečo v zmysle dokladového radu?
Nedá, pri majetku je možné inventárne číslo prepísať vo východiskovom stave. Ďalšie vytvorené majetky potom rešpektujú posledné uložené číslo a vytvárajú sa postupne.
Príklad:
1) Posledný majetok M000148
2) Novovytvorený majetok prepíšem na M0000100
3) Ďalší novovytvorený majetok sa automaticky doplní na M0000101
3. Ako nadviažem na číslovanie dokladov z predchádzajúceho systému?
Vždy zmenou ročnej položky číselného radu pre aktuálne účtovné obdobie, pozri Ročné položky číselného radu. Do poľa Aktuálne číslo zadajte číslo posledného dokladu z predchádzajúceho systému.