Dokladové rady možno nastaviť pre každý modul zvlášť. Dokladovou radou určíte, ako sa budú číslovať doklady konkrétneho typu.
Pridanie dokladovej rady
Dokladové rady nájdete najrýchlejšie cez vyhľadávacie pole v hornej lište: stačí napísať „dokladové rady“ a vybrať rady pre požadovanú agendu.
Alebo ich otvorte v Nastavení v skupine Evidencia, pod položkou Doklady a Dokladové rady.
Potom vyberiete modul, o ktorý ide:
Zobrazí sa zoznam založených dokladových radov. Existujúcu radu upravíte ikonou ceruzky pri označenom riadku, novú pridáte tlačidlom Nový.
Radu pomenujte, aby ste vedeli, ku ktorému typu dokladu patrí, a vyplňte skratku. Číslovanie nastavíte v tabuľke pod nimi, každý riadok platí pre jedno účtovné obdobie:
Účtovné obdobie: rok, pre ktorý dokladová rada platí (vychádza z agendy Účtovné obdobie).
Dĺžka čísla: koľko miest bude mať číslo. Pri dĺžke 6 sa doplnia nuly tak, aby číslo vyzeralo ako „000001“. Záleží však na tom, či je zapnuté Zobraziť nuly; bez neho bude prvé číslo iba „1“.
Prefix: uvádza sa pred číslom, väčšinou označuje doklady daného typu, napríklad VF alebo ZÁL.
Postfix: uvádza sa za číslom, väčšinou označuje účtovné obdobie. Napríklad
/%YY%doplní za číslo lomku a dvojčíslie roka podľa účtovného obdobia. Skratka YY funguje len pre roky, MM pre mesiace ani DD pre dni tu nefungujú.Akt.číslo: aktuálne číslo, od ktorého sa počíta ďalší doklad. Hodí sa, keď z číselného radu zmizlo číslo a už sa nenaponúka: ak chcete číslo 7, nastavte aktuálne číslo 6. Ak čísla 8, 9… vo Flexi už existujú, ďalší doklad ich preskočí a ponúkne prvé voľné číslo.
Ďalšie stĺpce si zobrazíte ikonou ozubeného kolesa vpravo v záhlaví tabuľky. Na záložke skrytých stĺpcov nájdete napríklad tieto:
Zobraziť nuly: či sa majú zobrazovať úvodné nuly, napríklad 0001/22, alebo 1/22.
ID: databázové číslo dokladovej rady, nedá sa zmeniť.
Počiatok: číslo, ktorým dokladová rada začína.
Posledná zmena: dátum poslednej zmeny dokladovej rady.
Dokladovú radu nakoniec uložte tlačidlom Uložiť a zavrieť.
Priradenie dokladovej rady k typu dokladu
Dokladovú radu je ešte potrebné priradiť k typu dokladu, ktorého sa týka. Typy dokladov nájdete v Nastavení v skupine Evidencia pod položkou Doklady alebo cez vyhľadávacie pole. V tomto príklade ide o typy vydaných faktúr.
Otvorte príslušný typ dokladu (alebo založte nový tlačidlom Nový) a v poli Dokladová rada vyberte vytvorenú radu:
Po uložení sa všetky nové faktúry tohto typu budú číslovať podľa vybranej dokladovej rady.
⚠️ Zmena dokladovej rady sa týka len novovytvorených dokladov, už založené doklady sa nepréčíslujú. Interné číslo existujúcich dokladov môžete zmeniť importom z Excelu podľa stĺpca ID, alebo ho prepísať ručne, ak to máte povolené v nastavení firmy: Nastavenie, Moduly, Účtovníctvo, záložka Doklady, voľba Manuálny prepis čísel dokladov.
Časté otázky
Ako najrýchlejšie zmeniť čísla na už vytvorených dokladoch?
Ak je dokladov toľko, že ich nechcete prepisovať ručne, vyexportujte ich do Excelu. Exportovať musíte aj stĺpec ID, podľa ktorého sa interné číslo zmení; inak by sa založili nové faktúry.
Druhou možnosťou je zmeniť čísla cez API: pomocou ID určíte, o ktorý doklad ide, a elementom <kod> upravíte interné číslo, napríklad:
<winstrom version="1.0">
<faktura-vydana>
<id>10</id>
<kod>VF0125/2018</kod>
</faktura-vydana>
</winstrom>
V číselnom rade vypadlo číslo (napríklad po zmazaní dokladu) a znova sa nenaponúka.
Interné číslo môžete prepísať ručne, ak si to povolíte v nastavení firmy (pozri vyššie), alebo v dokladovej rade nastavte aktuálne číslo o jedna nižšie, než potrebujete. Číslo sa potom naponúka znova, ak ho vo Flexi nemá žiadny iný doklad. Ak sa ani tak nenaponúka, overte, či doklad s týmto číslom naozaj neexistuje a len ho nevidíte, napríklad kvôli filtru.