V softvéri sú už pri prvom otvorení prednastavené Typy dokladov v rámci jednotlivých modulov. Pre lepšiu prehľadnosť pri prevode neuhradených pohľadávok/záväzkov odporúčame vytvoriť si nové typy dokladov v moduloch Predaj, Nákup, Ostatné pohľadávky a Ostatné záväzky, všetko s príslušnými analytickými účtami.
Nové typy dokladov umožnia aj priradenie nových dokladových radov tak, aby interné čísla zadávaných dokladov zodpovedali pôvodným. Ak doklady zadávame ručne, musíme v Nastavení –> Moduly -> Účtovníctvo dočasne zaškrtnúť voľbu „Umožniť manuálne prepísanie interných čísel dokladov", aby sme doklad dokázali zaevidovať pod jeho pôvodným číslom. Ak doklady importujeme pomocou Excelu, povinnými hodnotami sú „Interné číslo" a „Typ dokladu".
K typu dokladu pre neuhradené záväzky si môžeme priradiť aj bankový účet firmy, z ktorého bude záväzok hradený – uľahčíme si tak následnú prácu spojenú s vytváraním príkazov na úhradu.
Príklad pre podvojné účtovníctvo:
Firma prechádza na softvér ABRA Flexi od 01.01.2021. Ku koncu predchádzajúceho účtovného obdobia má firma evidované neuhradené pohľadávky/záväzky z roku 2018, 2019 a 2020. Pre zadanie neuhradených vydaných faktúr vytvoríme v module Predaj – Typy dokladov – Typy vydaných faktúr a predajok nový typ dokladu s názvom napr. „VF do 31.12.20 neuhradené" a tento typ dokladu použijeme výlučne na evidenciu neuhradených alebo čiastočne uhradených vydaných faktúr vystavených do 31.12.2020. Počet takto novo vytvorených typov dokladov sa riadi počtom primárnych analytických účtov pohľadávok/záväzkov použitých podľa účtovania v predchádzajúcom softvéri. Do typu dokladu je vhodné zadať aj predpis zaúčtovania s analytickým účtom 395xxx, cez ktorý bude kompletný účtovný prechod vykonaný. K typu dokladu „VF do 31.12.20 neuhradené" priradíme novo nadefinovaný dokladový rad (Predaj – Dokladové rady).
Pre daňovú evidenciu:
V daňovej evidencii neexistujú účty – sú nahradené predpismi zaúčtovania s väzbou na príslušný § Zákona o dani z príjmov alebo s odkazom na daňovú neuznateľnosť príjmov a výdavkov. Preto sa spravidla predpis zaúčtovania nezadáva priamo do typu dokladu (ak nie je jednotný), ale až do hlavičky jednotlivých dokladov alebo do ich položiek.