Najprv odporúčame začať návodom nastavenie aplikácie Upomienky.
Prehľad upomienok
Základný súhrn ponúka najprv prehľad v akom stave sú doklady - celkový počet na odoslanie, v poriadku na odoslanie - teda doklad je v poriadku, má zadanú firmu a validný email, z dôvodu chyby nebude odoslanie - označuje doklady, u ktorých chýba email či firma a nie je teda možné ich odoslať. Aplikácia ďalej ponúka možnosť označiť jednotlivé faktúry štítkom NEUPOMÍNAT. Ak má faktúra tento štítok, nie je v súhrne zahrnutá.
Ďalšia časť hlavného súhrnu je súhrn podľa typov dokladov. Vyznačuje celkový počet dokladov na odoslanie (vrátane tých v chybe) podľa typov dokladov, ktoré boli vybrané v Nastavenie 2/2. Ďalšia časť hlavného súhrnu je sekcia Chybné doklady, ktorá zobrazuje doklady, ktoré nie sú pripravené na upomenutie. Prehľad zobrazuje dôvod, prečo nie je možné upomienku odoslať - chýba firma, alebo nie je dostupný validný email, a pod.
V hornej lište sú záložky jednotlivých upomienok, kde sú informácie k jednotlivým faktúram po splatnosti.
Dostupné informácie v stĺpcoch sú:
Pripravenosť dokladu na odoslanie - či je možné odoslať (Pripravené) alebo nie (Chýba email)
Odoslať upomienku - či je nastavený štítok NEUPOMÍNAT, ak je nastavený, daná faktúra je označená krížikom a nebude nikdy upomenutá
Štítky - ostatné štítky faktúry (štítok NEUPOMINAT je pre prehľadnosť vynechaný, je zobrazený v predchádzajúcom stĺpci)
Kód faktúry - interné číslo faktúry
Typ dokladu
Variabilný symbol
Zostáva uhradiť v Kč
Firma dlžníka
Email uvedený priamo v detaile faktúry v záložke Zodpovedná osoba
Email z adresára firmy na adresárovom zázname (Obchodní partneri – Adresy firiem – Adresa firmy záložka Zákl. informácie)
Dátum splatnosti faktúry
Dní po splatnosti - celkový počet dní k dnešnému dňu od dátumu vystavenia + splatnosť v dňoch
Plán upomenúť X dní po splatnosti - uvádza dátum plánovaného upomenutia danej upomienky
Ďalej je možné faktúru stiahnuť v PDF a editovať vo webovom rozhraní
Upozornenie: Upomienky sú upomínané v poradí za sebou, teda pokiaľ nie je faktúra upomenutá 1. upomienkou, nebude upomenutá druhou, hoci dátumovo spadá už do ďalšej upomienky a je viac dní po splatnosti.
Poslednou záložkou je Nastavenie, ktoré obsahuje prehľad aktuálne platného nastavenia s možnosťou zmeny.
Ovládacie prvky
Každé okno aplikácie má vlastné ovládacie prvky.
Základným ovládacím prvkom je horná lišta, ktorá ponúka pod ikonou domčeka návrat na hlavný Súhrn upomienok. Ozubené koleso ponúka možnosť spätne pristúpiť do jednotlivých nastavení.
Na hlavnom súhrne sú k dispozícii 3 tlačidlá a lišta záložiek. Pomocou lišty je možné pristúpiť na jednotlivé upomienky, ktoré obsahujú prehľad faktúr v danej upomienke podľa dní po splatnosti. Poslednou záložkou je prehľad nastavení.
Zelené tlačidlo vpravo nad zoznamom slúži na obnovu stránky a opätovné načítanie informácií z databázy, pre prípady, kedy s dátami pracuje viac používateľov a došlo k nejakej zmene.
Hlavné tlačidlá súhrnu sú "Odoslať a aktualizovať všetky typy upomienok".
Toto tlačidlo zariadi odoslanie všetkých upomienok 1., 2., 3. a 4. na všetky faktúry, ktoré sú pripravené na upomenutie. Emaily odošle dlžníkom. Zároveň sú aktualizované dáta upomenutia na faktúrach (v aplikácii detail faktúry – záložka Upomienky). Ak je faktúra po splatnosti viac dní a vyhovie ďalšej podmienke pre ďalšiu upomienku, je týmto presunutá do ďalšej upomienky. Email upomienky vyzerá nasledovne (v závislosti od Vašich textov podľa nastavenia):
Tlačidlo "Sumarizácia na email" zasiela kompletný prehľad faktúr, ktoré sú po splatnosti a ich stav pred upomenutím. Email sumarizácie vyzerá nasledovne:
Jednotlivé okná upomienok majú ďalšie ovládacie prvky platné pre danú upomienku. Tlačidlo "Odoslať a aktualizovať všetky typy upomienok" má totožnú funkčnosť, ako rovnaké tlačidlo na hlavnom súhrne.
Tlačidlo "Odoslať a aktualizovať túto sadu upomienok" zasiela iba danú zvolenú upomienku, podľa snímky vyššie teda dôjde k upomenutiu iba faktúr, ktoré sú podľa dátumu splatnosti v 1. upomienke.
Pre využitie tlačidla "Označiť neupomínať" je potrebné zaškrtnúť vybranú faktúru(y) a po kliknutí na tlačidlo dostanú faktúry štítok NEUPOMÍNAT. Nebudú teda emailom upomenuté. Opačným spôsobom zrušíme toto nastavenie tlačidlom "Zmazať označenie".
Súhrn nastavení potom ponúka tlačidlo na zmenu nastavenia, ktoré Vás prenesie na zodpovedajúcu stránku nastavenia, kde sa dané nastavenie definuje.
Automatické odosielanie
Všetko popísané ovládanie sa týkalo ručného riadenia upomienok, ich editácie a ručného odoslania pomocou tlačidla. Aplikácia však tiež ponúka automatické rozosielanie upomienkových emailov dlžníkom. Vy sa tak nemusíte o emaily starať, iba Vám automat doručí súhrn, ktoré doklady upomenul.
Základné nastavenie automatu sme si predstavili v článku nastavenie aplikácie Upomienky. Ide prakticky iba o nastavenie periódy odoslania zo sekcie Nastavenie 1/2.
V rovnakej sekcii je ďalej potrebné nastaviť email v poli "Notifikácia automatu na email".
Na tento email automat po odoslaní upomienkových emailov zašle súhrn, prípadne informáciu o chybe. Súhrn vyzerá nasledovne:
Získate informáciu, aké faktúry boli upomenuté s ich dátumom splatnosti a sumou, aký typ upomenutia a na aké emaily bolo upomenutie odoslané. Bližšie informácie o skutočne prebehnutom odoslaní je možné získať z logu SMTP servera. Ak máte nastavené vlastné SMTP, bližšie informácie nie je možné na našej strane získať.
Počas odosielania pomocou automatu môžu nastať nasledujúce chyby:
Došlo k chybě při odesílání upomínek pro firmu firma2021
Odpověď API:
{"winstrom":{"@version":"1.0","success":"false","message":"could not initialize proxy - no Session"}}
Táto chyba môže nastať výnimočne pri preťažení nášho SMTP servera. V prípade, že túto chybu obdržíte, kontaktujte našu technickú podporu, preveríme Vaše upomienky.
Poznámka: Ak nedôjde k odoslaniu upomienok korektne, potom k ich ďalšiemu odoslaniu dôjde pri ďalšom cykle odoslania.
Potrebujete poradiť?
V prípade otázok k aplikácii nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu prípadne prostredníctvom chat okna v pravom dolnom rohu.