Pre neuhradené faktúry po splatnosti disponuje webová aplikácia funkciou odoslania upomienok. Nižšie prejdeme kompletný proces nastavenia a následného použitia.

Upomienky majú samostatnú agendu Upomienky. Najjednoduchšie sa do nej dostanete pomocou vyhľadávača webovej aplikácie. Odkaz na ňu nájdete aj v Nastavení › Moduly › Predaj na záložke Upresnenie v časti Súvisiace nastavenia.

Predvolená podoba upomienok je už nadefinovaná z našej strany. Pokryté sú všetky tri základné typy upomienok (prvá, druhá a pokus o zmier) a inventarizácia pohľadávok.

Predvolené upomienky môžete ľubovoľne upraviť. Pre každý typ upomienky (pole Typ šablóny) môže existovať iba jeden záznam. Samotné odoslanie upomienok pracuje s typom a predpokladá, že danému typu zodpovedá vždy len jeden záznam.

Na úpravu je k dispozícii kompletný obsah tlačovej zostavy upomienky: hlavička listu, dátum, odberateľ, úvodný text, text nad faktúrami a pod nimi a koniec listu. Okrem zmeny predvoleného textu môžete pripojiť aj preklad v cudzom jazyku: kliknutím na ikonu na konci poľa sa zobrazia polia pre preklady (napríklad Úvodný text EN, DE a FR). Ponúkané jazyky definuje nastavenie, viac informácií nájdete v článku Cudzojazyčné preklady.

Ak máte nastavené všetko potrebné, môžete prejsť k samotnému odoslaniu upomienok.

Funkciu na odoslanie upomienok nájdete v zozname vydaných faktúr: v pätičke kliknite na … (Ďalšie funkcie) a zvoľte Odoslať upomienky.

Otvorí sa agenda Odoslať upomienky. V predvolenom stave ponúka faktúry po splatnosti. Pri každej faktúre vidíte e-mail odberateľa a dátumy už odoslaných upomienok.

Nad agendou môžete použiť ľubovoľný filter na dohľadanie príslušnej faktúry (ak nechcete odoslať upomienky pre všetky načítané faktúry). Rovnako ako s filtrom je tu možné pracovať aj s nastavením stĺpcov.

Vybrať môžete aj to, aký typ upomienky chcete odosielať. Kliknite na filter Všetky upomienky a v ponuke Doklady pre upomienku zvoľte bez obmedzenia, prvú, druhú, pokus o zmier alebo inventarizáciu a potvrďte tlačidlom Použiť. Ak zvolíte prvú upomienku, ponúknu sa iba faktúry, pri ktorých má dôjsť k odoslaniu prvej upomienky.

Ak by ste zvolili druhú upomienku, ponúknu sa iba tie faktúry, ktoré majú zapísaný dátum prvej upomienky, no nie dátum druhej upomienky.

Po nastavení filtra môžete prejsť k samotnému odoslaniu. Zaškrtnite požadované faktúry (vybrať môžete aj všetky zobrazené) a kliknite na tlačidlo Odoslať upomienky vpravo dole.

Otvorí sa panel na odoslanie e-mailom. Podmienkou na odoslanie upomienky je e-mailová adresa vo faktúre, ktorá sa predvyplní do poľa Komu. Ak odosielate upomienku pre jedinú faktúru, môžete e-mail doplniť alebo zmeniť ručne. Ak odosielate upomienky pre viac faktúr, je nevyhnutné, aby faktúry e-mailové adresy obsahovali. Panel ukazuje aj typ upomienky, počet odosielaných e-mailov, predmet a text správy, ktoré môžete prevziať zo šablóny (Predpripravený text) alebo napísať vlastné.

Jazyk upomienky zvolíte v spodnej časti panela v poli Jazyk priloženého dokladu. S touto voľbou pracujú aj prípadné preklady upomienok v nastavení.

Ako už bolo spomenuté vyššie, na odoslanie sa vždy ponúka iba zodpovedajúca upomienka. Ak napríklad k faktúre nebola odoslaná žiadna upomienka, ponúkne sa na odoslanie iba prvá upomienka. Odoslanie potvrdíte tlačidlom Poslať e-mailom. Na odoslanie je nevyhnutné nastavenie vlastného SMTP servera.

O výsledku odoslania vás informuje oznámenie Výsledok odoslania v ľavej dolnej časti aplikácie. Ak k odoslaniu nedôjde, dozviete sa v ňom príčinu. Nižšie je príklad, keď nebol nastavený SMTP server.

Po úspešnom odoslaní sa do faktúry zapíše dátum práve odoslanej upomienky. V agende Odoslať upomienky ho vidíte v stĺpcoch Dátum upomienky 1, Dátum upomienky 2 a Dátum zmieru.

Aplikácia vás môže upozorniť na faktúru, ktorá by mala byť upomenutá a nie je. Upozornenie zapnete v Nastavení › Oznámenia na záložke Upozornenia voľbou Odoslanie upomienok (spolu s voľbou Zapnúť upozornenia). Kontroly prebiehajú raz denne a prechádzajú doklady staré 6 až 12 mesiacov. Ikonou blesku Spustiť ihneď kontrolu vyvoláte jednorazovo hneď. Viac o oznámeniach nájdete v článku Oznámenia.

Ak je táto možnosť zapnutá a medzi vydanými faktúrami je doklad, ktorý by mal byť upomenutý, aplikácia vás na to upozorní.

Je možné upomienky odosielať v API?

V súčasnosti nie, predpokladom je do budúcnosti túto možnosť implementovať.

Je možné upomienky odosielať automaticky?

Áno, prostredníctvom externej aplikácie. Všetky informácie o jej nastavení a použití nájdete v článku Aplikácia Upomienky - nastavenie.

Dá sa upomínaná faktúra poslať ako príloha e-mailu s upomienkou?

V súčasnosti nie, e-mail obsahuje iba informáciu o tom, o ktoré faktúry ide.