Čo aplikácia ponúka?
Aplikácia obsahuje prehľadný súhrn neuhradených dokladov a ich termínov upomienky. Máte možnosť odhaliť chyby v zadaní údajov pre komunikáciu so zákazníkom. Aplikácia tiež ponúka zasielanie sumarizácie na vyhodnotenie:
Hromadné emailové upomínanie dokladov po splatnosti
Možnosť nezahrnúť do upomienok vybrané typy dokladov a konkrétne faktúry
Definovať vlastné obsahové texty emailových upomienok podľa šablón alebo podľa typov dokladu
Nastavenie míľnikov pre odoslanie jednotlivých typov upomienok
Automatické odosielanie v nastavených intervaloch denne, týždenne alebo mesačne v danú hodinu
Možnosť nastaviť vlastný SMTP server a vystupovať tak z firemnej emailovej adresy
Validácia vydaných faktúr pre emailovú komunikáciu
Sumarizácia a prehľady upomenutých dokladov
Aplikácia je dostupná pre varianty licencie Business a Premium. Na využívanie služby aplikácie Upomienky je potrebné mať aktívne rozhranie REST API, autentifikácia potom prebieha cez API používateľa alebo štandardného používateľa s administrátorskými právami. Pre aktiváciu aplikácie Upomienky kontaktujte naše obchodné oddelenie na obchodflexi@abra.eu
Nastavenie aplikácie
Akonáhle máte aplikáciu aktívnu v licencii, môžete k nej pristupovať z evidencie Vydané faktúry, v hlavnej lište pomocou tlačidla Služby – Odoslať upomienky. Otvorí sa vám nové okno webového prehliadača, kde aplikácia beží. Prvotné nastavenie aplikácie má 3 kroky – autentifikácia, nastavenie 1: pravidlá komunikácie, nastavenie 2: texty upomienok. Jednotlivé kroky si teraz popíšeme. Nastavenie sa vykonáva iba pri prvom spustení aplikácie, nie je nutné ho opakovať, samozrejme je možné nastavenie kedykoľvek zmeniť.
Autentifikácia
V prvom kroku nastavenia je nutné pripojiť sa k serveru (inštancii), kde beží vaše ABRA Flexi. Adresu vášho servera zistíte v desktopovej aplikácii v správe dátových zdrojov alebo vo webovom rozhraní z adresného riadku prehliadača.
Autentifikácia vyžaduje tri základné údaje:
URL (povinný údaj)
URL adresa servera, na ktorom beží vaša aplikácia ABRA Flexi. Ak prevádzkujete ABRA Flexi u nás v cloude, zadajte URL v tvare https://<názov inštancie>.flexibee.eu (nutné zadať bez lomítka na konci, presne ako je tu uvedené). V prípade, že máte vlastný server, kde aplikáciu prevádzkujete, zadajte URL adresu k ABRA Flexi zodpovedajúcim spôsobom.
Používateľ (povinný údaj)
Prihlasovacie meno REST API používateľa do ABRA Flexi. Nastavenie REST API používateľa nájdete priamo v systéme ABRA Flexi v menu: Nástroje > Osoby a používatelia > Na používateľovi záložka „Prihlasovacie údaje“ > položka „Typ používateľa“: REST API
Minimálna rola, ktorá je nutná pre chod aplikácie, je rola „UCETNI:Účtovník“.
Heslo (povinný údaj)
Heslo na prihlásenie REST API používateľa do ABRA Flexi.
Po vyplnení údajov kliknite na Uložiť a ďalej.
Nastavenie 1: pravidlá komunikácie
Po autentifikácii nasleduje okno Nastavenie 1/2. Prvým krokom nastavenia je definícia emailovej komunikácie pre aplikáciu, nastavenie míľnikov pre odoslanie upomienok pre jednotlivé typy upomienok a časovanie odosielania upomienok. Ďalej je k dispozícii nastavenie SMTP servera. SMTP server slúži na prenos emailovej komunikácie medzi odosielateľom a adresátom. V prípade, že využívate vlastný SMTP server, je nutné nastaviť pripojenie na tento server. Táto konfigurácia je určená skôr pre IT správcov.
Poznámka: od 30. 5. 2022 zaviedol Google zmenu v prípade emailov s doménou z Gmail SMTP. Viac informácií, ako nastaviť Gmail SMTP, nájdete tu.
Host
V opačnom prípade budú emaily odosielané aplikáciou zasielané prostredníctvom nášho SMTP servera s odosielateľom noreply@upominky.flexibee.eu - vaši klienti strácajú možnosť reagovať odpoveďou na tento email, nebude doručená. Ďalším povinným nastavením je určenie míľnikov. Teda za koľko dní od dátumu splatnosti dokladu sa majú jednotlivé upomienky odoslať.
Aplikácia ďalej umožňuje naplánovať automatické odosielanie upomienok. Najprv zvoľte frekvenciu odosielania denne, týždenne alebo mesačne, ďalej potom výberom hodiny prípadne aj dňa určíte presný okamih odoslania upomienok adresátom.
Teraz si popíšeme jednotlivé polia nastavenia, ich hodnoty a ktoré údaje sú povinné:
Sumarizácia na email (povinný údaj)
Emailová adresa na zasielanie sumarizácie upomienok. Sumarizácia ponúka prehľad odoslaných upomienok podľa typu dokladu a typu upomienky. Ďalej získate zoznam neodoslaných upomienok kvôli chybe.
Notifikácia automatu na email
Emailová adresa, na ktorú chcete zasielať notifikácie o stave odoslaných a neodoslaných upomienok. Adresa slúži iba na notifikácie pri behu automatického odosielania.
Testovací email
Ak túto adresu vyplníte, aplikácia pobeží v testovacom režime a všetky upomienky sa odošlú na túto adresu. Klienti v tomto režime nie sú upomínaní.
Dni po splatnosti (povinný údaj)
Definujte pre jednotlivé typy upomienok, koľko dní po splatnosti daného dokladu sa majú jednotlivé upomienky odoslať.
Automatické odosielanie
Aplikácia umožňuje nastaviť automatické odosielanie upomienok. Definujete denný, týždenný alebo mesačný interval odosielania. V prípade mesačného intervalu berte do úvahy rozdielnu dĺžku mesiacov (napr. ak nastavíte deň odoslania 31., nedôjde k odoslaniu v mesiacoch s menším počtom dní). Zároveň definujte čas počas dňa, kedy sa majú upomienky odoslať. Aplikácia potom automaticky spracuje nesplatené doklady a odošle upomienky.
Vlastný SMTP – Odosielací email (povinný údaj)
Emailová adresa slúži ako odosielateľ, ktorý sa zobrazí príjemcovi upomienky.
Server (povinný údaj)
Adresa SMTP servera, cez ktorý budú odosielané emaily aplikácie.
V prípade Google SMTP je server ssl://smtp.gmail.com.
Port (povinný údaj)
Číslo portu – zvyčajne 25, 2525 (nešifrované) a 465, 587 (šifrované spojenie)
V prípade Google SMTP je port 465.
Typ šifrovania
Zadajte iba v prípade šifrovaného spojenia – povolené hodnoty sú ssl, tls alebo prázdna hodnota.
V prípade Google SMTP je šifrovanie SSL.
Používateľ (povinný údaj)
Používateľské meno pre prístup na SMTP server.
Heslo (povinný údaj)
Heslo pre prístup na SMTP server.
Po vyplnení údajov kliknite na Uložiť a ďalej.
Nastavenie 2: texty upomienok
Druhým krokom úvodného nastavenia je definícia textov odosielaných upomienok a výber typov upomienok podľa typu dokladu. Ďalšou možnosťou je definovať rozdielne texty pre jednotlivé typy dokladov. Nadefinované texty sa zobrazia v tele emailu, ktorý dostane príjemca upomienky spolu s danými dokladmi po splatnosti. Všeobecné texty aplikácia preberá priamo zo šablón systému ABRA Flexi, ktoré nájdete v menu Nástroje > Číselníky > Upomienky. Dôležitým nastavením je obdobie od dátumu vystavenia, ktoré definuje faktúry, ktoré sa majú uvažovať na spracovanie.
Obdobie od dátumu vystavenia (povinný údaj)
Definujte začiatok časového intervalu, ktorý sa má pri výbere dokladov uvažovať. Doklady so starším dátumom vystavenia, ako je zadaný, aplikácia nebude spracovávať.
Systém berie do úvahy iba doklady s dátumom vystavenia od zadaného dátumu až do dnešného dňa.
Texty upomienok
Možnosť definovať všeobecné texty emailu k jednotlivým typom upomienok. Tieto všeobecné texty sa použijú pre všetky doklady, pokiaľ nebudú špecifikované vlastné texty ku konkrétnym typom dokladov. V rozbaľovacom zozname sú k dispozícii šablóny nadefinované priamo v ABRA Flexi. Pomocou aplikácie máte možnosť šablóny ďalej upravovať. Prípadné pridanie novej šablóny musíte vykonať priamo v ABRA Flexi v menu Nástroje > Číselníky > Upomienky > Nový.. .
Po uložení úpravy upomienky v ABRA Flexi a znovunačítaní tejto stránky sa zmena prejaví aj tu, rovnako tak uloženie textov tu bude prepísané do číselníka v ABRA Flexi
Ďalšie informácie nájdete v dokumentácii ABRA Flexi tu . Email obsahuje vami definované texty naformátované podľa náhľadu vrátane tabuľky neuhradených faktúr s možnosťou stiahnuť PDF dokladu.
Definícia upom. podľa dokladov
Zaškrtnutím políčka upomienky pri konkrétnom type dokladu definujete, či bude vybraná upomienka odosielaná pre tento typ dokladu. V prípade zaškrtnutia „Definovať texty a odosielané typy upomienok ..“ budú ignorované všeobecné texty upomienok a nevybraná upomienka nebude odosielaná. Ďalej máte možnosť definovať vlastný text vybranej upomienky pri konkrétnom doklade, v prípade ponechania všetkých polí textu prázdnych bude použitá zodpovedajúca všeobecná šablóna.
Pozor! Ak nezaškrtnete žiadne z políčok upomienky pri danom type dokladu, tento typ dokladu nebude upomínaný.
Po vyplnení údajov kliknite na Uložiť. Nastavenie je kompletné a dostaneme sa na prehľad dokladov na upomenutie.
V prípade, že konfigurácii nezodpovedá žiadna z faktúr, používateľ je informovaný:
„Pre zvolenú konfiguráciu neexistujú v zadanom období žiadne faktúry na upomenutie. Skontrolujte nastavenie upomienok podľa typov dokladov a prípadne nastavenie dní po splatnosti pre jednotlivé upomienky.“
Po úspešnom načítaní dát sa zobrazí súhrn upomienok, viac informácií o ovládaní a funkčnosti sa dozviete v druhej časti návodu, ktorou je použitie aplikácie Upomienky.
Potrebujete poradiť?
V prípade otázok k aplikácii nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu prípadne prostredníctvom chatového okna v pravom dolnom rohu.