Oznámenia sú „beta“ funkcie, ktoré prinášajú nové zaujímavé možnosti webovej aplikácie Flexi, napríklad oznámenia o chybách v dokladoch, nespárované bankové doklady, doklady bez upomienky a ďalšie. Funkcie sú zatiaľ v beta verzii, môžu sa teda v budúcnosti ďalej vyvíjať. Nie je však dôvod sa ich obávať. Začnite ich využívať a uľahčite si tak prácu pri hľadaní problémov v dátach.

Oznámenia sú dostupné vo všetkých variantoch licencie Flexi. Podobne ako iné časti aplikácie majú aj Oznámenia určené oprávnenia, ktoré musí mať používateľ, pod ktorým úlohy bežia. Používateľ s nižšími právami alebo licenciou neuvidí oznámenia, ktoré potrebujú vyššie práva alebo licenciu.

Oznámenia zapnete vo webovej aplikácii Flexi v Nastavenia v sekcii Moje nastavenia po otvorení položky Oznámenia.

Jednotlivé funkcie sa zapínajú prepínačom vpravo. Úlohu je tiež možné spustiť hneď pomocou odkazu Spustiť ihneď s ikonou blesku.

Oznámenia sa v zásade delia na Upozornenia a Automatické kontroly. Väčšina funkcií je formou oznámenia pre používateľa: po zapnutí funkcie sa v sekcii Oznámenia dozviete zoznam dokladov alebo účtov, ktoré služba vyhľadala na opravu. Aktuálny zoznam upozornení vidíte na karte Upozornenia:

Pri jednotlivých funkciách si popíšeme ich správanie. Ako už bolo povedané, oznámenia delíme na upozornenia a automatické kontroly. Upozornenia oznamujú používateľovi zoznam chýb v dátach v sekcii Oznámenia, kontroly kontrolujú nastavenie dokladov s ohľadom na správnosť zaúčtovania.

Procesy na pozadí a zasielanie oznámení prebiehajú raz denne. Procesy prechádzajú položky staré 6 až 12 mesiacov. Proces je možné vyvolať jednorazovo pomocou ikony blesku (Spustiť ihneď).

Prvý prepínač Zapnúť upozornenia zapína automatické spúšťanie všetkých aktivovaných úloh pod ním. Zabezpečuje, že úlohy, ktoré bežia na pozadí (to znamená, že nespomaľujú aplikáciu) a zisťujú údaje, zobrazia svoj výsledok v sekcii Oznámenia s ikonou „zvončeka“.

Táto úloha vyhľadá všetky doklady, ktoré by mali byť zaúčtované.

Táto úloha do oznámenia vypíše zoznam všetkých prijatých faktúr, ktoré majú rovnaké variabilné symboly.

Táto úloha do oznámenia vypíše zoznam všetkých prijatých faktúr, ktoré majú rovnaké čísla došlej.

Táto úloha vyhľadá všetky doklady, ktoréboli predtým uhradené, ale už nie sú (došlo k odpáreniu platby).

Táto úloha vyhľadá doklady, na ktorých je uvedené číslo bankového účtu, ktoré nezodpovedá číslu bankového účtu uvedenému pri firme v Adresári.

Táto úloha vyhľadá všetky bankové pohyby, ktoré boli predtým spárované, ale už nie sú (došlo k odpáreniu platby).

Táto úloha vypisuje oznámenia o firmách, pri ktorých sa zmenilo bankové spojenie. Oznámenie vás vyzve na zmenu, prípadne si môžete zobraziť viac informácií o tom, aké záznamy sa menia.

Úloha vypíše zoznam faktúr, ktoré sú po splatnosti a je možné na ne odoslať upomienky.

Táto úloha vypíše úlohy so statusom iným ako Hotovo alebo Zamietnuté.

Automatické kontroly sa zapínajú na samostatnej karte Automatické kontroly. Prebiehajú na pozadí raz denne a zapínajú sa prepínačom Zapnúť automatické kontroly.

Ak kontroly spustíme ihneď (Spustiť ihneď, ikona blesku), dôjde k okamžitému spusteniu kontroly dokladov za posledných 30 dní. Ak kontroly aktivujeme na pozadí, bežia každý deň a opäť kontrolujú doklady za posledných 30 dní.

Kontroly tiež ponúkajú vlastnú agendu Kontroly, kde môžeme definovať vlastné obdobie na vyhľadávanie dokladov pre jednotlivé kontroly, napríklad ak chceme skontrolovať celé účtovné obdobie alebo vybrané obdobie od dátumu do dátumu. Na hromadnú jednorazovú kontrolu všetkých dokladov vo firme slúži práve táto agenda. Otvoríte ju odkazom Kontroly v úvode karty Automatické kontroly alebo vyhľadaním „Kontroly“ v hornom vyhľadávači.

V agende zvolíte obdobie (prednastavené, od-do alebo pokročilé), dátum, podľa ktorého sa doklady vyberajú (z definície kontroly, alebo dátum uplatnenia zdaniteľného plnenia) a kontroly, ktoré sa majú spustiť. Môžete zapnúť aj všetky naraz prepínačom Vybrať všetko.

V sekcii Účtovný denník je možné zapnúť kontrolu, či sú všetky doklady správne zaúčtované.

V sekcii Vystavené doklady je možné zapnúť kontroly týkajúce sa nastavenia Reverse charge, OSS a ďalších. Zoznam kontrol s popisom vidíte na snímke:

V sekcii Prijaté doklady je možné zapnúť kontroly týkajúce sa opäť nastavenia Reverse charge, nákupu mimo EÚ, nastavenia riadkov DPH pri dokladoch nad alebo do 10 000 Kč a ďalších. Zoznam kontrol s popisom vidíte na snímke:

Po otvorení tejto evidencie získame prehľad všetkých vyhodnotených akcií, ktoré sme spustili.

Priamo z okna oznámenia je možné prejsť do modrou farbou uvedených zoznamov dokladov s duplicitami, chýbajúcim zaúčtovaním a podobne. Po vyriešení všetkých nezrovnalostí je možné zeleným „háčikom“ vpravo hore oznámenie označiť ako prečítané. V zozname zostávajú aj prečítané oznámenia a je možné sa k nim vrátiť.

Každé oznámenie má ešte vlastné menu s tlačidlami „srdiečka“ a „ďalšie“.

Voľbou „Vypnúť toto oznámenie“ dôjde k deaktivácii oznámenia a toto oznámenie už nebude v budúcnosti zasielané.