Párovanie dokladov znamená priradenie platby k hotovostnému alebo bankovnému dokladu (modul "Peniaze), ktoré budeme ďalej označovať ako "Doklady o úhrade", k prijatým a vystaveným faktúram, k iným pohľadávkam alebo k iným záväzkom, ktoré budeme ďalej označovať ako "Doklady o úhrade".

Pri párovaní dokladov existuje vzťah medzi uhrádzanými a uhrádzajúcimi dokladmi, ktorý si môžete pozrieť stlačením tlačidla Vzťahy.

V každom prípade program vyhľadáva iba doklady, ktoré neboli zrušené a ktoré neboli úplne zaplatené. Vyhľadáva iba dokumenty, ktoré sú vhodné na spárovanie:

Súvisiaci účet z dokladov, ktoré sa majú uhradiť, sa prevedie na protiúčet uhrádzaných dokladov na základe párovania dokladov.

Existuje niekoľko možností párovania dokumentov:

Na to slúži tlačidlo Pár na hornom paneli dokumentu. Ak je dokument už spárovaný, toto tlačidlo sa zmení na Unpair.

Ak kupujete doklad o úhrade, existuje niekoľko možností jeho vyplnenia a následného vyhľadania uhradeného dokladu.

Po stlačení tlačidla Párovať sa zobrazí dialógové okno "Vyberte pohľadávku/príjemku na spárovanie pre platbu".

Veľkosť dialógového okna môžete upraviť myšou podľa vlastnej veľkosti a pomocou tlačidla triedenia (vľavo od ikony tlače) môžete pri výbere uhrádzaného dokladu zoradiť stĺpce, podľa ktorých sa chcete orientovať. Vyberte príslušný dokument a potvrďte ho tlačidlom Vybrať. Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno "Odkaz na pohľadávku/záväzok" a údaje z vybraného uhrádzaného dokladu sa prenesú do ľavej časti dialógového okna. Zároveň sa zobrazí menšie dialógové okno "Otázka", v ktorom sa vás opýta

a samozrejme dátum vydania. Je to najjednoduchšie a postačujúce
Ak sa vyplnený variabilný symbol na uhrádzanom doklade zhoduje s variabilným symbolom uhrádzaného dokladu, po stlačení tlačidla Párovať sa priamo zobrazí dialógové okno "Vzťah s pohľadávkou/záväzkom", do ktorého ľavej časti sa prenesú údaje z uhrádzaného dokladu s rovnakým variabilným symbolom. Zároveň sa zobrazí menšie dialógové okno "Otázka", v ktorom sa vás opýta
​

Ďalší postup párovania je rovnaký ako v predchádzajúcom odseku.

Ak sa vyplnený variabilný symbol nenachádza v evidencii platených dokladov alebo naopak, existuje ich viacero, zobrazí sa dialógové okno "Vybrať pohľadávku/záväzok, ktoré sa majú spárovať platbou" a postupuje sa podľa predchádzajúceho odseku.

Túto metódu musíte použiť vždy, keď sa suma na uhrádzanom doklade líši od sumy na uhrádzanom doklade.

Po stlačení tlačidla Párovať sa zobrazí dialógové okno "Vybrať pohľadávku/záväzok na spárovanie úhradou". Ak sa zadaná hodnota nachádza v zozname, program na ňu nadviaže. Samozrejme, je možné vybrať inú faktúru podľa pokynov v kapitole 1 "Vyplňte iba dátum nastavenia"

.

V tomto prípade však môže nastať situácia, keď sa suma na uhrádzajúcej faktúre líši od sumy na uhrádzanej faktúre:

Tlačidlo

odporúča sa pri drobných rozdieloch, kedy nechcete preplatok ďalej riešiť, t.j. párovať s iným dokladom a pod. Rozdiel - preplatok sa automaticky zaúčtuje do interného dokladu - do samostatného prednastaveného typu pre zaúčtovanie zvyšku platby. Tento dokument môžete zobraziť pomocou tlačidla Väzby. Pri použití tejto možnosti sa doklady spárujú - v tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté pole "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".

Preplatky alebo zostatky vzniknuté počas spárovania platieb sú stále spojené len s uhrádzajúcimi dokladmi (bankami). Boli odstránené nadbytočné odkazy na dokumenty, ktoré sa majú preplatiť (faktúry):

Tlačidlo

používajte, keď nechcete zverejniť rozdiel. Môžete ju napríklad použiť ako úplnú alebo čiastočnú platbu inej faktúry. V tomto prípade tlačidlo Párovať zostane na lište uhrádzaného dokladu, ale v zobrazení tabuľky uhrádzaných dokladov nebude začiarknuté pole "Spárovať". Tlačidlo Väzby zobrazí doklad, ktorý bol týmto dokladom uhradený. V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".

Tento doklad o úhrade, ktorého časť je spárovaná, môžete použiť na úhradu iného dokladu opäť pomocou tlačidla Párovať.

Tentoraz sa zobrazí iný dialóg.

Tlačidlo

použiť, keď chcete nespárovanú časť platby priradiť k inému uhrádzanému dokladu. Ďalší postup je rovnaký ako pri druhom párovaní.

Tlačidlo

na použitie, keď chcete prerušiť existujúce prepojenie medzi uhrádzajúcim a uhrádzaným dokladom.

Tlačidlo

na použitie, ak ide o čiastočnú platbu. Tým sa úhrada spáruje s uhrádzaným dokladom. V tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté políčko "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Čiastočne uhradené". Zároveň sa v stĺpci "Zostáva uhradiť" vyplní ešte neuhradená suma. Tá bude aj naďalej ponúkaná na spárovanie.

Tlačidlo

odporúčame pre menšie rozdiely, keď sa nechcete ďalej zaoberať týmto zaostávaním. Rozdiel sa automaticky zaúčtuje do interného dokladu - samostatného prednastaveného typu na zaúčtovanie zvyšku platby. Tento dokument môžete zobraziť pomocou tlačidla Väzby. Pri použití tejto možnosti sa doklady spárujú - v tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté pole "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".

Tlačidlo

používajte, keď nechcete zverejniť rozdiel.

Tu je tlačidlo na porovnávanie dokumentov skryté v hromadnom tlačidle Služby. Po jeho rozbalení je funkcia "Vytvoriť odkaz na úhradu" pripravená na porovnanie. Ak je dokument už spárovaný, táto funkcia sa zmení na "Zrušiť prepojenie úhrady".

Párovanie dokladov týmto spôsobom má zmysel napríklad pri automatickom načítavaní bankových výpisov, ale aj pri spätnom párovaní už vyplnených pokladničných dokladov. Výhodou je, že na spárovanie nie je potrebné otvárať jednotlivé dokumenty. V týchto dokumentoch sú zvyčajne už všetky hodnoty vyplnené.

Metóda párovania je vlastne podobná spárovaniu jednotlivých dokumentov. Platí tu teda všetko, čo už bolo povedané pri získavaní jednotlivých dokumentov a ich párovaní.

Pri párovaní program vykoná ďalšiu kontrolu, ktorú sme ešte nespomenuli - nepovolí platbu, ak je na uhrádzanom doklade uvedená iná spoločnosť ako na uhrádzanom doklade.
​

Všetky faktúry, pohľadávky a záväzky môžete uhradiť v hotovosti priamo pri ich vystavení alebo v tabuľke týchto dokladov. Na tento účel je pod hromadným tlačidlom k dispozícii funkcia "Platba v hotovosti". Po potvrdení je ešte potrebné vybrať pokladňu zo zoznamu pokladní, do ktorej sa automaticky vytvorený doklad uloží. V tomto prípade sa musí zhodovať mena uhrádzaného aj uhrádzajúceho dokladu.

V zobrazenom dialógovom okne musíte vyplniť:

Částka k úhradě

Automaticky sa ponúka hodnota dokladu, ktorý sa má uhradiť, ktorú tu môžete zmeniť. Suma nesmie byť vyššia ako hodnota uhrádzaného dokladu. Táto možnosť je určená na rýchlu úhradu dokladov, takže sa tu nerieši, čo robiť s prípadným preplatkom. Ak je suma uhrádzaného dokladu nižšia ako hodnota uhrádzaného dokladu, bude sa táto platba považovať za čiastočnú úhradu dokladu.Ak takto uhradíte dobropis, zadáte zápornú sumu.

Dátum platby

Automaticky sa ponúka aktuálny dátum, ktorý je možné prepísať.

Vytlačte výsledný dokument

Ak začiarknete možnosť "Vytlačiť vygenerovaný doklad", automaticky sa vygeneruje pokladničný doklad na vytlačenie.

Ak neoznačíte možnosť "Vytlačiť vygenerovaný doklad", pokladničný doklad sa vytvorí a uloží do zoznamu pokladničných dokladov. O čísle vytvoreného dokumentu budete informovaní v samostatnom dialógovom okne.

V tomto prípade sa spárovanie dokladu skontroluje aj v poli "Spárovaný" v tabuľkovom zobrazení dokladu úhrady. V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené" alebo "Čiastočne uhradené".

Poznámka k osobitnému režimu DPH:

V moduloch "Banka" a "Kasa" sa pod tlačidlom Služby nachádza možnosť "Automaticky vytvoriť odkaz na úhradu". Ide o možnosť automatického párovania pokladničných alebo bankových dokladov s prijatými alebo vydanými faktúrami. Po potvrdení tejto možnosti sa na obrazovke zobrazí informácia o počte spárovaných dokladov a v stĺpci "Ako zaplatené" sa zobrazí informácia pre používateľa, napr. "Automaticky podľa var.sym.", "Automaticky podľa sumy".

Služba Automatické vytvorenie prepojenia úhrad (aj v rozšírenej verzii) obmedzuje párovanie úhrad faktúr na vybrané účtovné obdobia: aktuálne, bežné a predchádzajúce, všetky. K dispozícii je aj možnosť zaúčtovania rozdielu.

O automatickom párovaní dobropisov si prečítajte v nasledujúcej časti "Párovanie dobropisov"

Kreditné doklady sú faktúry, ktoré majú v poli "Typ" typu dokladu vybranú možnosť "Kreditný doklad". V tabuľke faktúr sú zobrazené so znamienkom mínus.

Párovanie so záložnou faktúrou funguje rovnako ako bežné párovanie. Rozdiel je len v tom, že doklad o úhrade je vystavený na vyššiu sumu ako uhrádzaná faktúra. Keďže zálohová faktúra nie je účtovným dokladom, v dialógovom okne sa nezobrazuje možnosť voľby, ako naložiť s rozdielom - Úplná platba, zaúčtovať rozdiel alebo Úplná platba, ignorovať rozdiel. Nemôžete odoslať rozdiel k dokumentu, ktorý nie je odoslaný.

Po spárovaní týchto dokladov bude mať zálohová faktúra v tabuľkovom zobrazení v stĺpci "Stav zaplatenia" označenie "Zaplatené" a doklad na úhradu zostane v stĺpci "Spárovaný" bez označenia, kým sa rozdiel nepriradí k inému dokladu na úhradu.

Program umožňuje párovať doklady vystavené v cudzej mene, napr. v eurách, aj keď sú platené v CZK, alebo v mene, v ktorej vediete svoje účty. V tomto prípade je potrebné vždy získať a následne porovnať doklad, ktorý sa má uhradiť. Metóda párovania je podobná bežnej metóde opísanej vyššie. O rozdiele v menách budete informovaní len vy.

Potvrdením tohto dialógu budete vyzvaní na zadanie platného kurzu. Ponúkne sa vám výmenný kurz, ktorý bol použitý na prepočet faktúry. Môžete ju potvrdiť alebo nahradiť inou aktuálnejšou sadzbou.

Ďalší postup je rovnaký ako v predchádzajúcich kapitolách.

Tak ako existuje možnosť priradiť platbu k uhrádzanému dokladu, musí existovať možnosť zrušiť prepojenie.

Pre jednotlivé doklady na úhradu

V prípade už úplne spárovaného dokumentu sa na hornej lište formulára nachádza tlačidlo Unpair. Po jeho stlačení sa väzba bez ďalších otázok rozviaže. Ak bolo k uhrádzanému dokladu pripojených viacero uhrádzaných dokladov, všetky pripojenia sa zrušia. Po dokončení akcie budete v samostatnom dialógu informovaní, že párovanie bolo zrušené.

V tabuľke uhrádzaných dokladov

Na hornom paneli tabuľky sa nachádza hromadné tlačidlo Služby. Ak ste označili dokument, ktorý je už úplne spárovaný, nájdete tam možnosť "Zrušiť prepojenie úhrady".

Ak je spárovaná len časť dokladu a časť dokladu čaká na priradenie platby, potom nájdete možnosť "Pridanie/zrušenie prepojenia platby"

Potvrdením zrušenia platobného odkazu sa zruší odkaz v oboch prípadoch alebo sa zrušia všetky odkazy. O ukončení akcie budete opäť informovaní v samostatnom dialógu.