V rámci účetní závěrky nebo průběžných kontrol zůstatků saldokontních účtů 311/325 v rámci účetního období využijeme sestavy "Stav úhrad k datu", které najdeme v agendách přijatých faktur/ostatních závazků a vydaných faktur/ostatních pohledávek.
Tato kontrola se týká odsouhlasení účtů, které mají vazbu na knihy závazků (321/325) nebo pohledávek (311/315). Případné rozdíly mohou vznikat z nepřesného převodu dat z jiného SW nebo zaúčtováním na saldokontních účtech napříč účetnictvím aniž by došlo k jejich fyzickému spárování s úhradou v podobě banky/pokladny/vzájemným zápočtem.
Obsah:
Výstup "Stav úhrad k datu"
Výstup nalezneme v agendě faktur pod přehledem dokladů pod symbolem "···" (další možnosti).
Před zpracováním výstupu je nezbytné zvolit:
zda má pracovat pouze s daty konkrétní agendy v němž výstup vyvoláváme, nebo má zahrnout i ostatní agendy.
dále je třeba zvolit konkrétní datum k němuž výstup generujeme
a v neposlední řadě je třeba zvolit, zda má výpočet pracovat s datem zaúčtování nebo datem vystavení dokladů
Doklady vstupující do výstupu "Stav úhrad k datu"
Součástí výstupu jsou neuhrazené nebo částečně uhrazené doklady ve zvolených agendách ke konkrétnímu datu.
Tiskové výstupy
Pod přehledem je umístěno tlačítko "Tisknout", které obsahuje následující tiskové sestavy.
Stav úhrad k datu (dle firmy)
Představuje tiskopis s řazením dle obchodního partnera a sumací zahrnutých dokladů. Do výstupu vstupují veškeré doklady (i cizoměnové) pouze s vyčíslením hodnoty v domácí měně.
Stav úhrad k datu (dle řazení uživatele)
Zajišťuje vstup dokladů do tiskopisu dle nastaveného řazení uživatele v agendě. Např. řazení dle interních čísel dokladů vzestupně/sestupně. Do výstupu vstupují veškeré doklady (i cizoměnové) pouze s vyčíslením hodnoty v domácí měně.
Stav úhrad k datu v měně
Zajišťuje vstup dokladů s vyčíslením měny a sumací dokladů pro danou měnu.
Inventarizace pohledávek a závazků
Výstup slouží v rámci účetní závěrky k odsouhlasení stavu pohledávek a závazků s protistranou.
Sumy
Pod přehledem je dále umístěno tlačítko "Sumy", které zajistí celkovou neuhrazenou částku (jakou vám zákazníci nezaplatili).
Sumace zobrazuje vyčíslení základu zahrnutých dokladů a dále i sazbu a výši DPH zahrnutých dokladů.
Obecné kontroly účetních výstupů
Při generaci výstupu "Stav úhrad k datu" bychom měli provést kontrolu:
zda jsou veškeré doklady zaúčtované
nenesou příznak vynechat ze salda
nemají stav úhrady dokladu "ručně"
V případě, že doklad nese hodnotu "uhrazeno ručně" promítne se tento příznak i do výstupu "Stav úhrad k datu". Uhrazeno ručně, by se mělo využívat především u společností, jež nevedou v aplikaci plnohodnotně účetnictví tzn. včetně pokladny/banky. Uhrazeno ručně zajistí, že se doklad vizuálně v modulu faktur jeví jako uhrazený tzn. nevstoupí do výstupu "Stav úhrad k datu" dále se nenabídne k vložení do příkazu k úhradě.
Komplikace, ale může nastat ve chvíli, kdy takto uhrazený doklad nevystoupí ze zůstatku účtu (na němž je účtován), ke kterému dochází v případě standardní úhrady zápisem 321/221 (211) nebo 221 (211)/311.
V rámci účetní závěrky následně dochází k porovnání zůstatků účtů v účetních výstupech:
Obratová předvaha
Stav úhrad k datu
Saldo (neuhrazené)
Více k této problematice v případě rozdílných zůstatků naleznete v přiložené dokumentaci "Kontrola rozdílných zůstatků".