Často se setkáváme s opakujícími se chybami, které se při pokusu o import dat objevují v praxi. Níže se podíváme na nejčastější scénáře.

💡 Než přejdete do praxe níže, doporučujeme si také přečíst prvotní návod na importy z excelu a případně i návod pro chytré importy, které Vám lépe pomohou pochopit logiku programu a vyhnout se zbytečným chybám.

Webové rozhraní se názvy sloupců pokouší přečíst samo, pokud najde shodu v názvu sloupce, automaticky jej doplní. Tento systém však není plně neomylný a vždy je nutná i Vaše kontrola.

👉 Úplně jako první byste měli věnovat pozornost tomu, zda importujete hlavičky či položky dokladů:
​

​

Při importu včetně položek se totiž mohou některé sloupce jmenovat stejně pro hlavičku a stejně pro položku a v tu chvíli může dojít k omylu, kdy nezaškrtneme, že jde o položku a tím nám import údaje půjde do hlavičky. Tímto polem může být např. Název či popis:

Zaškrtávací políčka jsou výše zmíněny jako první z důvodu, že dalším častým problémem je políčko "vynechané". Jakmile nějaký sloupec z Excelu, který Vám Flexi přečte pro import nezaškrtnete (viz výše), nebude se tento sloupec importovat vůbec.

👉 Vždy je nutné si zkontrolovat, zda Vám Flexi nabídlo sloupce, tak jak jste zamýšleli.

Flexi čte názvy sloupců z Excelu, následně hledá shodu ve svých sloupcích a pokud ji najde, Sloupec pro cílový import rovnou i sám vybere. Ne vždy to ale musí být sloupec, který pro Vás byl skutečně cílový. Dbejte tedy na kontrolu, že sloupce určené k importu jsou skutečně vybrány správně:

V tuto chvíli nejde jen o výběr Základního či rozšířeného importu. Pro webové rozraní je totiž důležité, že pokud budete importovat Bezpoložkový doklad, je nutné tuto záležitost zmínit i v importu, jinak se Vám doklad nahraje s hodnotou "0".

Zde jsou dvě možnosti jak informaci dopnit, ale doplněna být MUSÍ.

Zde není vyloženě nutné přidávat informaci o bezpoložkovým dokladu, jelikož opakující se interní čísla na řádcích sami řeknou programu, že jde o položkový doklad.

Pokud byste však chtěli tento údaj doplnit, tak sloupec "bezpoložkový doklad" vyplníte negativní hodnotou. Možností je více: NE, FALSE, NEPRAVDA, N, - apod.

Velmi často se částka "0" naimportuje z důvodu výše -> doklad nebyl označen jako bezpoložkový. Existuje ale ještě větší spektrum možností, proč se částka neimportuje, jak Vy zrovna potřebujete.

💡Jako první je zapotřebí si uvědomit jak program funguje.

Když si otevřeme editaci dokladu, tak se nám částka vždy promítne do následující tabulky, dle příslušných sazeb DPH dále dělené dle základu, DPH a částky celkem:

V tabulce můžeme vidět, že suma je zašedlá, už jen tento fakt nám napovídá, že sem manuálně nic nezapíšeme. K importu je nutné přistupovat stejně.

Nenechte se ale zmást, že "celkem" nenaimportujete, možné to je, jen je nutná specifikace. Vyberte proto příslušnou sazbu pro DPH a Flexi Vám základ a DPH již rozpočte sám. Tyto sloupce v importu pro hlavičky naleznete takto (osvobozeno od DPH má svůj vlastní sloupec "osvobozeno"):
​

​
Pro import položkových cen je zase naopak zapotřebí vybrat sloupec "typ sazby DPH" a doplnit příslušné hodnoty, částka pro import může zůstat buď to jako "celkem" a nebo jako "základ", ale je nutné specifikovat, která výše DPH se zde má uplatnit:
​

Abyste importem řekli, že záznam se má napárovat na jiný záznam / nastavení, je nutné používat Zkratky těchto záznamů či jejich kódy. Jde často o uživatelsky volitelné "texty" takže je nutné brát zřetel i na znaménka a mezery.

Nežádoucí mezera může být někdy nepříjemný nepřítel. Jakmile budete chtít importovat např. skrze určitý Typ dokladu a v Excel vyplníte např. "FAKTURA ", pravděpodobně Váš import skončí neúspěchem, protože v programu budete mít pouze "FAKTURA".

Už jsme se ale v praxi setkali i s opakem, kdy ve zkratkách typů dokladů ve Flexi bylo zadáno "FAKTURA " a do importu se vyplnilo pouze "FAKTURA", v tuto chvíli byly zkratky již neshodné a import se nezdařil.

Nejznámějším případem je "bankovní účet". S tímto polem se můžete setkat při importu dokladů či adresách firem. Pole "bankovní účet" ve Flexi je převážně myšlen na Váš bankovní účet, který je vyplněný v Bankovních účtech. Tento účet funguje skrze Zkratku a je tedy nutné vyplnit do excelu zkratku tohoto účtu (např. "FIO CZK"), aby se v pořádku naimportoval a nikoliv jeho reálně číslo (často zadávané "12345678/2010").

Pro import reálného čísla účtu (např. pro adresy firem, či odběratele) většinou naleznete dva sloupce, jde o "číslo bankovního účtu" a "kód banky".

Bez správného formátování se neobejdete. Jak buňku naformátovat se nejjednodušeji dozvíte skrze /properties (jak s properties pracovat se dozvíte zde)

Jako první je shoda nastavení jazyka aplikace s importním souborem. Jde o to, že obecně u anglicky mluvících zemí se formát desetinného čísla používá s tečkou (100.25), kdežto obecně v ČR používáme pro oddělení čárku (100,25).

1️⃣ String = řetězec - jde o zkratku záznamu či libovolný text, pokud za tímto slovem naleznete závorku s číslem, je omezena na počet znaků rovnající se uvedenému číslu:
​

​
2️⃣Date = Datum - buňka v excelu musí mít naformátována na "datum" obecně se používá formát "datum krátké":
​

​
3️⃣Numeric = Číslo - buňka musí být naformátovaná jako číslo, v závorce za "numeric" naleznete, zda máte použít čárku či tečku za desetinným číslem, dle aktuálního nastavení aplikace:
​

​

4️⃣Logic = Logická hodnota - obecně jde o hodnotu ve formátu Kladu a Záporu. Pro použití tedy uvádíme ANO / NE, PRAVDA / NEPRAVDA, A / N, TRUE / FALSE apod.:
​

​

5️⃣Select = Výběr - Jde především o hodnoty, které jsou programově dané a Vy je musíte správně vybrat a dosadit.

​

Obecně jde např. o Typ sazby DPH na položkách dokladů a jejich formáty je možné zobrazit kliknutím na rozbalovací šipku v properties:
​

Pokud exportujete z jiného software, může se v excelu stát, že se buňka jeví jako naformátovaná dle potřeby, ale ve finále tomu tak reálně není a snaha importu Vám končí chybou. Obecně se s tím setkáváme u formátu datumu. Číslo je zapsané správně, ve formátování vidíte "datum krátké", ale reálně se toto pole tak nechová (jde nejspíše o chybu Excel).
​
Jestli to je i Váš případ jednoduše zjistíte tím, že pokud pole v excelu rozkliknete do editace a poté přeskočíte na jiné pole, tak se původní pole změní (většinou se změní zarovnání zprava do leva apod.). Tím zjistíte, že reálně toto pole opravdu není naformátované, jak jste potřebovali. Rychlým řešením je vytvořit nový sloupec, naformátovat jej a poté datumy přenést jako hodnoty.

💡Pamatujte, že čím více se snažíte importovat, tím máte i větší prostor pro chyby. Pokud máte tedy vyexportovaný soubor, kde je více sloupců, než aktuálně potřebujete naimportovat, jednoduše je smažte. Doporučujeme se i podívat na pořadí sloupců (abecedné označení), zda máte opravdu vše posloupně. Dost často se stává, že nějaký sloupec je skrytý.

Pokud má váš excel více listů, pamatujte, že se vždy importuje jen první list v sešitu.

Tato informace platí především pro doklady. Obecně na typech dokladů je přednastaveno spoustu informací, které již v excelu nepotřebujete. Pokud tedy máte v excelu např. měnu, středisko, předpis zaúčtování, řádky KH apod. a zároveň máte tyto informace i nastaveny na typu dokladu a nepotřebujete je importovat jinak (informace v importu mají vždy přednost před přednastavením funkcí Flexi), pak tyto informace z excelu vymažte a program Vám je automaticky doplní dle nastavení typu dokladu.

ABRA Flexi - ostatně jako většina programů - pracuje s tzv. identifikátory. Jde o ucelení, skrze které program ví co a jak propojit. Existují dva typy identifikátorů:

Volitelný a pevný identifikátor je možné použít při importu záznamů za účelem aktualizace informací.

V případě, že chcete změnit volitelný identifikátor (např. za účelem přečíslování poklad viz návod), je nutné použít identifikátor pevný, aby k aktualizaci volitelného identifikátoru došlo bez založení nových záznamů.