Formulář slouží k vyplňování základních údajů o firmě – kontaktní údaje, spisová značka, zda je firma plátcem DPH, jazyk, měna, chování programu v jednotlivých modulech, nastavování kurzů, možnost připojit logo firmy a mnoho dalšího.
🗂️ Záložky nastavení firmy
Skládá se z jednotlivých záložek:
Firma – základní údaje o firmě
Upřesnění – legislativa a měna
Legislativa – nastavení DPH a jazyků
Moduly – chování programu v jednotlivých modulech
Automatické operace – sledování změn
Ostatní – další nastavení
Nad záložkami se nachází rolovací seznam Nastavení platné od data. Výchozí hodnotou je (první nastavení), tj. od začátku používání systému Flexi. Další hodnoty se odvíjejí od změn činěných na tomto formuláři. Pokud tedy změníte hodnotu v nějakém poli, např. adresu firmy nebo kurzové rozdíly, přibude další hodnota pojmenovaná dle data, od kterého platí, např. 30. 09. 2025.
📅 Účetní období
Vpravo nahoře je umístěno tlačítko Účetní období. Obsahuje všechna účetní období, která máte v systému evidována přes menu Firma – Změna nebo přidání účetního období, např. 01. 01. 2025 – 31. 12. 2025, 01. 01. 2026 – 31. 12. 2026. Automaticky se vytvoří výchozí účetní období, které je shodné s aktuálním kalendářním rokem.
Potvrzením názvu nové firmy v průvodci nastavení firmy spustíte dialog nastavení firmy. Po klepnutí na tlačítko Vyplnit nastavení firmy se vám zobrazí dialog pro zadání prvního nastavení firmy, kde v několika krocích zadáte všechny základní údaje o založené firmě, nutné k řádnému vedení účetnictví. Některá nastavení jsou implicitně nastavena na nejčastěji volené hodnoty.
Tlačítko Předchozí vás vrátí na předcházející krok průvodce nastavení firmy
Tlačítko Další vás posune do dalšího kroku průvodce nastavení firmy
Tlačítkem Dokončit ukončíte dialog a provedené změny budou uloženy
Pokud potvrdíte tlačítko Zrušit, zrušíte provedené změny v nastavení firmy a jste na počátku zakládání nové firmy.
🏢 Záložka „Firma“
Tento dialog slouží k zadání základních údajů o firmě.
Otevírá se buď samostatně, nebo jako součást Průvodce nastavením firmy.
🏷️ Jméno
Uveďte název firmy (právnické osoby).
Pokud zadáte název a kliknete na podtržený text „Jméno“, otevře se v internetovém prohlížeči odkaz do administrativního registru ekonomických subjektů (ARES), kde můžete údaje firmy ověřit.
👤 Fyzická osoba
Pokud podnikáte jako fyzická osoba, vyplňte:
Titul
Jméno
Příjmení
🔢 IČO a DIČ
Tato pole vyplňují právnické i fyzické osoby.
Slouží pro identifikaci firmy v účetnictví a daňových dokladech.
🏠 Adresy a další záložky
V této části můžete vyplnit adresy a vizuální prvky firmy rozdělené do několika záložek:
Zvolením další záložky v horní části pokračujete ve vyplňování dialogu Nastavení.
📍 Záložka „Sídlo / Trvalé bydliště“
Pokud firma používá pouze jednu adresu, vyplníte pouze tuto záložku. Uvádíte adresu sídla firmy zapsáné v obchodním rejstříku či živnostenském rejstříku. V případě, že firma používá více adres, bude tato adresa tištěna na všech dokladech, ve kterých má dle obchodního rejstříku být, např. v přiznání k DPH, na pokladních dokladech. Obsahuje tato pole:
Ulice, č.p., č.o., město, PSČ - adresa sídla firmy, PSČ zadávejte bez mezery
Stát - Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.
Na záložce je možné zadat další kontaktní údaje: Telefon, Mobil, Fax, WWW, E-mail
Datová schránka: Má-li firma přidělenou datovou schránku, uveďte její identifikátor (nezadávejte však uživatelské jméno pro přihlášení k datové schránce); ID datové schránky je využíváno při generování kontrolního hlášení.
✉️ Záložka "Poštovní adresa"
Vyplňte ji v případě, že se adresa sídla firmy neshoduje s adresou pro doručování písemností. Zde uvedená adresa se bude tisknout na obálky do levého horního rohu. V opačném případě zaškrtněte příznak Poštovní adresa je shodná se sídlem a "podzáložku" pak nemusíte vyplňovat.
Zahrnuje tato pole:
Ulice, č.p., č.o., Město, PSČ (zadávejte bez lomítka)
Stát: Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.
🧾 Záložka "Fakturační adresa"
Vyplňujete ji, pokud se tato adresa neshoduje s adresou sídla firmy. Zde uvedená adresa se bude tisknout na vystavené faktury, dodací listy apod. V opačném případě zaškrtněte příznak Fakturační adresa je shodná se sídlem a podzáložku pak nemusíte vyplňovat.
Zahrnuje tato pole:
Ulice, č.p., č.o., Město, PSČ (zadávejte bez lomítka)
Stát: Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.
🖋️ Záložka "Logo a razítko"
Záložka "Logo"
Cesta: Pomocí tlačítka pro výběr cesty k souboru si najdete uložený soubor – firemní logo, které se bude tisknout na všechny vydané doklady. Zároveň se zobrazí v pravé části Náhled.
Tlačítkem Odebrat můžete vložené logo odebrat.
Příznaky Logo nahoře a Logo vlevo slouží k určení místa, na kterém se bude logo tisknout
Logo nahoře: Označíte, pokud chcete mít logo na dokladech tištěné nad adresou. Toto je výhodné zejména, pokud máte široké logo nebo dlouhý název firmy.
Logo vlevo: Označíte, pokud chcete mít logo na dokladech tištěné vlevo vedle adresy. Toto je výhodné zejména, pokud máte vyšší logo.
Upozornění!
Při tisku se velikost loga automaticky přizpůsobuje volnému místu. Poměr jeho stran je zachován.
Záložka "Podpis a razítko"
V poli Cesta nalezněte uložený soubor – podpis a razítko, které se bude tisknout na všechny vydané doklady. Zároveň se zobrazí v pravém poli.
Tlačítkem Odebrat můžete vložený podpis a razítko odebrat.
🔍 Záložka "Upřesnění"
Záložka Upřesnění obsahuje informace potřebné pro přiznání DPH a další výkazy pro státní správu. Níže naleznete jednotlivá pole, jejich účel a doporučené vyplnění.
🏢 Převažující činnost (kód NACE)
zadejte šestimístný kód vaší hlavní činnosti.
kód a jeho formát naleznete na stránkách Ministerstva financí ČR.
nutné pro elektronické podání přes Daňový portál Finanční správy.
Příklad: CZ-NACE 692 (Účetní a auditorské činnosti) → 692000
Poznámka: kód zapisujte bez teček.
📝 Převažující činnost (text)
vyplňte hlavní činnost firmy.
propisuje se do tiskové sestavy „Přiznání DPH“.
🏛️ Krajský finanční úřad
vyberte úřad podle sídla firmy.
Jak vybrat:
Začněte psát název úřadu → vyberte z nabízených možností
Nebo použijte F2 či ikonu lupy → otevře adresář úřadů.
Důležitost: nutné pro výkazy jako: Přiznání k DPH, Souhrnné hlášení k DPH, Pojistné na důchodové spoření, atd.
🏢 Územní pracoviště
vyberte územní pracoviště finančního úřadu.
Jak vybrat: z adresáře přes ikonu lupy.
Důležitost: vyplnění je nezbytné pro výkazy pro státní správu.
📦 EAN
mezinárodní unikátní číslo účtované firmy (přiděluje úřad).
Použití: pro elektronickou komunikace EDI
👤 Oprávněná osoba
statutární orgán firmy, který podepisuje daňová přiznání.
Pole:
Postavení: vztah osoby k firmě (např. jednatel, předseda)
Příjmení, Jméno
🧑💼 Zástupce
osoba podávající daňová přiznání na základě zmocnění (např. daňový poradce).
Pole k vyplnění:
Typ: fyzická / právnická osoba
Kód: kód vztahu zastupující osoby k firmě
Název právnické osoby
IČO právnické osoby
Spisová značka: označení v obchodním/živnostenském rejstříku, tiskne se na fakturách
🌐 Výběr jazyků
Možnost: nastavit až 4 jazyky pro překlady.
Poznámka: vyžaduje aktivaci pokročilého parametru, více info v dokumentaci.
👥 Kódy pro zástupce
Kódy finanční správy pro osoby zastupující firmy fyzických osob:
Kód | Vztah podepisující osoby k firmě |
1 | zákonný zástupce nebo opatrovník |
2 | ustanovený zástupce |
3 | společný zástupce, společný zmocněnec |
4a | obecný zmocněnec – fyzická osoba i právnická osoba |
4b | fyzická osoba daňový poradce nebo advokát |
5a | osoba spravující pozůstalost |
5b | zástupce osoby spravující pozůstalost |
6a | dědic po skončení řízení o pozůstalosti |
6b | zástupce dědice po skončení řízení o pozůstalosti |
7a | právní nástupce právnické osoby |
7b | zástupce právního nástupce právnické osoby |
Kódy finanční správy pro osoby zastupující firmy právnických osob:
Kód | Vztah podepisující osoby k firmě |
2 | ustanovený zástupce |
3 | společný zástupce, společný zmocněnec |
4a | obecný zmocněnec – fyzická osoba i právnická osoba |
4c | právnická osoba vykonávající daňové poradenství |
5a | osoba spravující pozůstalost |
5b | zástupce osoby spravující pozůstalost |
6a | dědic po skončení řízení o pozůstalosti |
6b | zástupce dědice po skončení řízení o pozůstalosti |
7a | právní nástupce právnické osoby |
7b | zástupce právního nástupce právnické osoby |
📜 Záložka "Legislativa"
Na této záložce evidujete hlavní údaje týkající se legislativního nastavení vaší firmy.
🌍 Stát legislativy
Tento údaj je pevně daný a neměnný – nastavili jste jej při zakládání firmy v systému Flexi.
Určuje zemi, jejíž legislativu systém používá (např. Česká republika, Slovensko).
🏢 Typ organizace
Také pevně daný údaj, nastavený při založení firmy.
Určuje, jaký typ účetnictví nebo právní formy se používá:
Podnikatelé – podvojné účetnictví
Podnikatelé – daňová evidence
Příspěvkové organizace
Neziskové organizace
💶 Domácí měna
Standardní nastavení:
🇨🇿 CZK pro českou legislativu
🇸🇰 EUR pro slovenskou legislativu
Pomocí ikony napravo lze měnu změnit.
💱 Duální měna
Používá se v případě, že je na dokladech povinnost uvádět částky ve dvou měnách.
Pro ČR bude tato volba využitá např. při přechodu na euro.
Měnu vyberete opět pomocí ikony napravo.
🔢 Kurz duální měny
Zde zadáte státem stanovený kurz pro duální měnu.
🧾 Tlačítko Sazby DPH
Kliknutím otevřete číselník sazeb DPH vybraného státu – obsahuje platné i ukončené sazby.
Sazba se vybírá podle data dokladu.
Číselník je dostupný i v menu:
Nástroje → Číselníky → Sazby DPH
💼 Plátce DPH
Pomocí zaškrtávacího pole určíte, zda je firma plátcem DPH.
Ve výchozím stavu je hodnota ANO.
Toto nastavení ovlivňuje přijaté i vydané faktury.
🌐 Omezovat výběr států DPH
Pokud je tato volba aktivní, v seznamu států pro účely DPH (např. na fakturách či partnerech) se zobrazí pouze relevantní státy, typicky členské země EU.
🧩 Zvláštní režimy
🏛️ Zvláštní režim jednoho správního místa
Zaškrtněte, pokud je vaše firma registrována ke zvláštnímu režimu OSS (One Stop Shop).
💶 OSS – režim EU
Používá se, pokud český plátce DPH prodává zboží nebo služby koncovým zákazníkům (neplátcům) do jiných států EU.
🌎 OSS – režim mimo EU
Určený pro zahraniční (mimoevropské) firmy, které prodávají zboží nebo služby zákazníkům v EU.
📦 OSS – dovozní režim
Používá se při prodeji zboží nízké hodnoty (do 150 €) dováženého ze zemí mimo EU koncovým zákazníkům v EU.
🇸🇰 Zvláštní režim DPH (Osobitná úprava DPH)
Pole je určeno pro firmy se slovenskou legislativou nebo registrované k DPH na Slovensku.
Zaškrtnutím určíte, zda je firma registrována k zvláštnímu režimu DPH.
Tato hodnota se následně propíše do dokladů.
📅 Začátek užití novely ZDPH 2019
Určuje datum, od kterého se při účtování dokladů a výpočtu DPH uplatňují pravidla nové právní úpravy DPH.
Ve výchozím stavu je nastaveno datum poslední novely.
🧾 Právní forma účetní jednotky
Toto pole se propisuje do tiskových sestav.
Pomocí tlačítka vyberete z nabídky právní formu účetní jednotky:
👔 Právnické osoby
Společnost s ručením omezeným
Akciová společnost
Veřejná obchodní společnost
Komanditní společnost
Evropská společnost
👤 Fyzické osoby
Osoba samostatně výdělečně činná
Sdružení podnikatelů
💡 Pokud se správná hodnota v seznamu nenachází, můžete ji zadat ručně.
⚙️ Záložka "Moduly"
Tato záložka řeší nastavení, které se týkají jednotlivých modulů účetnictví. Ty vybíráte v následujících dílčích záložkách:
Záložka "Adresář"
Záložka "Zboží"
Záložka "Prodej"
Záložka "Nákup"
Záložka "Peníze"
Záložka "Účetnictví"
Záložka "Zaměstnanci"
🗂️ Záložka "Adresář"
🔍 Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu
Pokud zaškrtnete tento příznak, systém vás upozorní, že:
účet obchodního partnera není registrován,
nebo že přijatá faktura obsahuje DPH, přestože partner není plátce.
👉 Vypnutí upozorňování provedete odškrtnutím příznaku.
📦 Záložka "Zboží"
⚖️ Metoda oceňování zásob
Metodu oceňování zásob lze měnit pouze s licencí Business.
Ve výchozím nastavení je aktivní metoda průměrných cen.
🧮 Metoda průměrných cen
Při každém příjmu program přepočítává průměrnou skladovou cenu:
Průměrná cena = (Stav skladu + Přírůstek) / Množství po příjmu
Příklad:
10 ks × 25 Kč + 10 ks × 30 Kč = 550 Kč celkem
→ Průměrná cena = 27,50 Kč/ks
Za tuto cenu se zboží vydává až do další příjemky.
📊 Metoda FIFO
(Přepínač = ANO / NE – dostupné pouze v licenci Business)
FIFO = First In, First Out („první dovnitř, první ven“)
Zboží se vydává v pořadí příjmu na sklad, tedy nejstarší zboží jako první.
Výjimka: používání šarží a expirací – vydává se zboží s nejbližším datem expirace.
🚚 Umožnit generování požadavků na výdej
Tato volba umožní vyfakturovat zboží, které ještě není na skladě, bez nutnosti povolit záporné stavy.
⚠️ Nelze použít pro zboží se šaržemi, expirací nebo výrobními čísly.
Pokud zboží chybí:
program na to upozorní,
vystaví fakturu i výdejku,
výdejka má stav „Vygenerován z faktury – neúplný“,
množství se uloží do sloupce Požadavek MJ,
skutečně vyskladněné množství se po naskladnění aktualizuje volbou „Aktualizace požadavků na výdej“. Pokud zboží naskladníte, pomocí této volby výdejku s nulovým množstvím vykryjete – zboží se vyskladní a stav dokladu (výdejky) se změní na "Vygenerován z faktury". V položkách skladového dokladu se ve sloupečku "Množství/Výdej MJ" vyplní skutečně vyskladněné množství. Hodnota polí "Požadavek MJ" a "Množství/Výdej MJ" bude shodná.
💡 Nevyskladněné vyfakturované zboží zjistíte ve Skladové pohyby – přehled, filtr:
Typ pohybu = Výdej
Požadavek MJ ≠ prázdný
Množství = 0
💰 Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku
Doporučujeme ponechat příznak zaškrtnutý – systém pak po každém nákupu automaticky aktualizuje nákupní cenu v ceníku (Zboží → Ceník → záložky Upřesnění a Dodavatelé - pole Nákupní cena). Využití např. když vytvoříte příjemku na jinou cenu, a tím se opraví hodnota v poli Nákupní cena automaticky).
🧾 Dokladové řady pro sklad
Další možnost, jak doplnit dokladové řady pro příjemky/výdejky.
Alternativně lze spravovat přes menu:
Zboží → Dokladové řady → Příjemky/Výdejky
🏬 Seznam skladů
Další způsob, jak doplnit seznam skladů.
Alternativně přes menu:
Zboží → Seznam skladů
📄 Volba typu nových dokladů
Určuje, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu.
Možnosti:
Dotázat uživatele – vhodné při časté změně typů dokladů
Poslední vybraný – vhodné při opakovaném vystavování stejného typu
Primární – používáte-li převážně jeden typ dokladu (nastavíte v menu Prodej → Typy dokladů → záložka Správa → příznak Primární typ dokladu)
🔄 Sklad nahrávat do účetnictví
Zrušením zaškrtnutí se systém přepne do režimu B, kde se používají neúčetní typy skladových dokladů.
➡️ K dispozici je také návod k použití.