V tomto článku najdete postup, jak vytvořit importní soubor v Excelu a nahrát ho do webového rozhraní Flexi. Skladové karty lze importovat z Excelu stejně jako v desktopové aplikaci.
Importem je možné:
vložit nové záznamy,
nebo hromadně upravit existující doklady.
💡 Doporučujeme nejprve prostudovat obecný článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní.
Import stavu zásob
Import stavu zásob do skladových karet slouží čistě pro založení počátečních stavů na skladové kartě. Následné aktualizace stavů provádějte přímo v aplikaci pomocí příjemek/výdejek, nebo pomocí importu do položek příjemek/výdejek. Pokud by však skladová karta už nějaký zůstatek obsahovala, doplní import jenom odpovídající hodnotu (rozdíl).
Při importu počátečních stavů, tedy uvádění stavu zásob v MJ do importovaného souboru, dojde ke generaci příjemky s množstvím uvedeným u dané položky.
Pokud import potřebujete čistě pro aktualizaci skladové karty, např. pro aktualizaci minimálního množství, lze import provést bez sloupců ovlivňujících stav zásob.
Typy importů
Po kliknutí na „Importovat z Excelu“ je důležité vědět, jaký typ souboru vkládáte:
Základní import – pouze hlavičky dokladů (např. příjemka/výdejka).
Rozšířený import – hlavička i položky dokladů zároveň.
Flexi po nahrání zobrazí přehled sloupců:
levý sloupec = názvy sloupců z Excelu,
pravý sloupec = odpovídající pole ve Flexi.
Tyto sloupce je nutné zkontrolovat, případně doplnit. Pokud nějaký sloupec chybí, lze ho doplnit přes Pokročilé možnosti. Nejsou-li sloupce pojmenovány strojovým názvem sloupce dané evidence, je potřeba určit cílový sloupec ve Flexi ručně. V opačném případě dojde k automatickému určení.
Příklad souboru
Ukázkový soubor může vypadat např.:
Sloupce importního souboru
Níže jsou sloupce, které se pro import standardně používají. Některé z nich jsou povinné.
Ceník
Kód/zkratka dané ceníkové položky. Libovolná zkratka délky 64 znaků. Povinné pole pro vytvoření i aktualizaci záznamu.
Najdete v evidenci Zboží → Ceník.
Skladové karty lze importovat pouze tehdy, pokud kód odkazuje na existující ceníkovou položku.
Sklad
Kód/zkratka daného skladu. Libovolná zkratka délky 20 znaků. Povinné pole pro vytvoření i aktualizaci záznamu.
Najdete v evidenci Zboží → Seznam skladů.
Účetní období
Kód/zkratka daného účetního období. Obvykle se jedná o rok jako takový, např.
2022. Povinné pole pro vytvoření i aktualizaci záznamu.Najdete v Firma → Změna/přidání účetního období → Správa účetních období.
Počátek – množství
Určuje, jaký bude stav MJ na skladové kartě po dokončení importu počátečních stavů. Bude vygenerována příjemka s uvedeným množstvím. Povinné pole, pokud uvádíme počáteční stav.
Počátek – cena za MJ
Určuje, jaká bude průměrná cena na skladové kartě. Stav zásob v Kč bude automaticky vypočten násobkem množství a ceny za MJ.
Počátek – datum vystavení
Určuje, s jakým datem bude příjemka pro zavedení počátečních stavů založena. Obvykle se uvádí první den příslušného účetního období (např. 01.01.2022). Povinné pole, pokud uvádíme počáteční stav.
Počátek – typ dokladu
Určuje, s jakým typem skladového dokladu bude příjemka založena. Uvádíte kód příslušného typu dokladu. Povinné pole, pokud uvádíte počáteční stav.
Stav zásob v MJ
Aktuální stav zásob dané položky.
Uvádějte pouze číslo, měrná jednotka se načte z karty ceníku.
Min. zásoba MJ
Minimální počet kusů na skladě. Slouží pro kontrolu ve vydaných objednávkách, kdy lze položky objednávat do minimální zásoby.
Lze použít s funkcí objednat do minima.
Popis
Textový popis položky (max. 255 znaků).
Místnost
Kód umístění na skladě.
Najdete v evidenci Zboží → Umístění na skladě. Musí odkazovat na existující záznam.
Veškeré vlastnosti evidence skladových karet naleznete na adrese:
Jak zjistit správný formát polí
Ve webovém rozhraní je možné doplnit další sloupce skrze nastavení vpravo dole. Nejjednodušším způsobem, jak zjistit formát jednotlivých polí, je využít funkci Export do Excelu ve formátu vhodném pro import do Flexi. Získáte tak šablonu, která vám ukáže správné názvy i strukturu sloupců.
Postup importu
Nyní se podíváme na import souboru, který obsahuje data pro založení dvou nových skladových karet s počátečním stavem.
Možnost importu nalezneme přímo v agendě skladových karet ve spodní části:
Import z Excelu nabízí okno pro výběr souboru, případně je možné soubor přetáhnout ze složky v PC. Po kliknutí do pole rovněž dojde k otevření okna pro výběr souboru:
Soubor Excelu bude zapsaný ve formátu:
Po nahrání zkontrolujte přiřazení sloupců:
Nejprve proběhne zkouška importu, která ověří, zda jsou údaje správně zapsané. V jednom importu je možné data aktualizovat i vytvořit.
Po kontrole je možné soubor naimportovat tlačítkem „Importovat“ vpravo dole. Objeví se okno s potvrzením o úspěšnosti importu.
Po úspěšně dokončeném importu dojde k vytvoření příjemky o příslušném počtu MJ.
Úpravy existujících záznamů
Chcete-li měnit již existující skladové karty, má Flexi dvě možnosti, jak záznam identifikovat.
Podle kombinace Ceník, Sklad a Účetní období
Tato trojice skladovou kartu jednoznačně určuje. Uvedete-li ji v souboru, Flexi odpovídající kartu dohledá a aktualizuje.
Podle sloupce ID
Druhou možností je přidat do Excelu sloupec ID. ID je unikátní identifikátor záznamu ve Flexi a systém podle něj pozná, že má upravit existující záznam, nikoliv vytvořit nový.
Nejjednodušší cesta, jak ID zjistit, je exportovat záznamy z Flexi do Excelu. ID je součástí exportu a pak ho můžete využít pro úpravy.
⚠️ Neuvedete-li ani sloupec ID, ani úplnou kombinaci Ceník, Sklad a Účetní období, Flexi vždy založí nový záznam.
💡 Měníte-li jen některé údaje, nemusíte vyplňovat všechny sloupce. Stačí ponechat identifikaci záznamu a sloupce s daty, která chcete změnit.