Nákupné a dodávateľské zmluvy sa používajú na automatickú fakturáciu v pravidelných alebo nepravidelných intervaloch na základe používania alebo poskytovania služieb.
V dodávateľských zmluvách ste dodávateľom a vytvárate faktúry pre svojich zákazníkov podľa definovaných zmlúv, takže ide o faktúry vystavené.
V opačnom prípade, v prípade dodávateľských zmlúv, ste zákazníkom a máte s dodávateľmi uzatvorenú zmluvu o poskytnutí služby (tovaru), na základe ktorej generujete prijaté faktúry.
Predtým, ako začnete pracovať v module Zmluvy, odporúčame vám pozrieť si videonávod alebo si preštudovať nižšie uvedené písomné pokyny na vytvorenie vašej prvej zmluvy.
Videonávod
Na nasledujúcom príklade si prakticky ukážeme pravidelné mesačné vyúčtovanie vopred.
Najprv vytvoríme typ zmluvy (Obchodní partneri -> Typy zmlúv odberateľov):
Názov - Poskytovanie služieb
Kód - PROVÍZIA (vyplní sa automaticky)
Typ faktúry - FAKTÚRA:Zálohová faktúra - nie je daňovým dokladom
Spôsob fakturácie - Zálohová
Dni splatnosti faktúry - 14 (je rozumné, aby táto hodnota bola väčšia ako dátum splatnosti faktúry
Deň obratu faktúry - 1 (chceme vystavovať faktúry vždy v prvý deň kal. mesiaca )
Vytvoríme prvú zmluvu (zmluvy s obchodnými partnermi -> predplatiteľmi):
Typ zmluvy - Flexi poskytovanie
Spoločnosť - vyberte spoločnosť z adresára
Číslo zmluvy - 1
Frekvencia fakturácie (mesiace) - 1 (0 = jednorazovo; 1 = mesiace; 2 = raz za 2 mesiace; ..)
A pridávame novú položku zákazky:
Označenie - Flexi
Názov - Flexi licencia
Cena manuálne - Áno
Cena za MJ - 1000,-
Typ ceny - bez DPH
Sadzba DPH - základná
Nynie stlačte tlačidlo Generovať faktúru a faktúra sa vytvorí.
Zmluvy so zákazníkom aj s dodávateľom obsahujú množstvo polí, pričom dôležitosť jednotlivých polí nebola spomenutá ani v jednom z týchto návodov. Podrobnú dokumentáciu s vysvetlením jednotlivých polí nájdete na odkazoch nižšie.
Ak základný návod nepostačuje potrebám vašej generácie a predpis zmluvy je v niektorých ohľadoch zložitejší, prečítajte si nižšie uvedené konkrétne príklady zmlúv a konkrétnych prác.
Príklady zmlúv
Príklad použitia dňa obratu (vyúčtovanie za každý mesiac)
Pole Deň obratu (začiatok fakturačného obdobia): 10. marec 2013;
koniec fakturačného obdobia: 9. apríl 2013;
Pole Dni fakturácie pred/po: 10 dní po;
Dátum vyhotovenia faktúry: 20. apríl 2013
Príklad použitia obráteného mesiaca (fakturácia za štvrťrok, polrok, rok)
pole Začiatok mesiaca (začiatok fakturačného obdobia): 10.3.2013;
koniec fakturačného obdobia: 9.9.2013;
pole Dni pred/po faktúre: 10 dní po;
dátum vystavenia faktúry: 20.9.2013
Ako zrušiť omylom vygenerovanú faktúru?
Každá vygenerovaná faktúra je prepojená so zmluvou, preto ju treba v prípade chyby vymazať.
1. v ponuke Obchodní partneri - Zákaznícke zmluvy alebo Dodávateľské zmluvy kliknite na príslušnú zmluvu,
2. otvorte jednotlivé položky na karte Standardné položky zmluvy,
3. na stránke detailu položky na záložke Pokročilé upravte hodnotu v poli Koniec posledného fakturačného obdobia (nastavte ju o jedno obdobie dozadu),
4. pred vytvorením novej faktúry vymažte pôvodnú vytvorenú faktúru (v zmluve kliknite na tlačidlo Faktúry a vymažte záznam).
Ako zaznamenať dodatok k zmluve?
Nastanú situácie, keď sa napríklad od nasledujúceho mesiaca bude účtovať iné množstvo elektriny.
1. v ponuke Obchodní partneri - účastnícke zmluvy kliknite na zmluvu,
2. otvorte jednotlivé položky na karte Štandardné položky zmluvy,
3. v detaile položky na karte Základné vyplňte pole Do kedy platí,
4. kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť,
5. vytvorte novú položku štandardnej zmluvy - na karte Základná zadajte hodnotu do poľa Účinnosť od a na karte Texty zadajte číslo dodatku k zmluve pre referenciu,
6. uložte záznam pomocou tlačidla Uložiť.
Ako pridať odkaz na objekt (napr. vysielač) do zmluvy? Ako zistíte, ku ktorým objektom sa viažu jednotlivé zmluvy?
1. otvorte konkrétnu zmluvu v ponuke Obchodní partneri - Dodávateľské zmluvy,
2. kliknite na ikonu Zobraziť väzby používateľa v hornej časti,
3. vypíšte zoznam väzieb jednotlivých subjektov na konkrétnu zmluvu, ktoré boli doteraz zaznamenané,
4. Stlačte tlačidlo Nový,
5. Otvorí sa sprievodca, v ktorom nastavíte pole Typ väzby (hodnoty môžete pridať prostredníctvom ponuky Nástroje - Slovníky - Typy užívateľských väzieb) a Záznam z formulára,
6. kliknite na tlačidlo Ďalšie,
7. na základe výberu formulára v predchádzajúcom bode sa ponúknu príslušné záznamy, napr. ak ste vybrali Adresy firiem, ponúkne sa zoznam všetkých firiem registrovaných v systéme Flexi,
8. zaškrtnutím políčka vľavo vyberte záznam (napr. adresu konkrétnej firmy), s ktorým chcete zmluvu prepojiť,
9. kliknite na tlačidlo Ukončiť.
Ako vygenerovať mesačnú faktúru vopred?
Spoločnosti "X" fakturujete každý mesiac sumu 500 Kč za poskytovanie internetu. Služba sa poskytuje vždy od prvého do posledného dňa v mesiaci, napr. od 1. februára do 28. februára.
Účtovanie od = 15. 1. 2011
Frekvencia fakturácie (mesiace) = 1
Fakturačný deň = 1
Fakturačné dni pred/po = 15
Metóda fakturácie = vopred
Dátum prvej faktúry: deň vytvorenia zmluvy (po 17. 1. 2011).12.2010)
Prvé fakturačné obdobie: 15.1.2011 až 31.1.2011, suma je podielom kalendárnych dní
Druhé fakturačné obdobie: 17.1.2011
Druhé fakturačné obdobie: 1.3.2011 až 30.3.2011
Ako vygenerovať ročnú faktúru vopred?
Vždy na začiatku decembra musíte vygenerovať faktúru na celý nasledujúci rok. Zmluva sa začne plniť až od prvého dňa tohto roka.
Účinnosť od = 1. februára 2011
Frekvencia fakturácie (mesiace) = 12
Fakturačný mesiac = 1
Fakturačný deň = 1
Fakturačné dni pred/po = 30 dní
Metóda fakturácie = vopred
Dátum prvej faktúry: od 1.1.12.2010
Prvé fakturačné obdobie: 1.2.2011 až 31.12.2011
Druhé fakturačné obdobie: 1.12.2011
Druhé fakturačné obdobie: 1.1.2012 až 31.12.2012
Ako generovať faktúru každý mesiac spätne
Každé dva mesiace musíte vystaviť faktúru za predchádzajúce obdobie. Faktúry sa generujú vždy v januári, marci, máji atď. Ak potrebujete fakturovať každé dva mesiace od začiatku zmluvy, vymažte hodnotu v opačnom mesiaci.
Účinnosť od = 15. 2. 2011
Frekvencia fakturácie (mesiace) = 2
Fakturačný mesiac = 1
Fakturačný deň = 15
Metóda fakturácie = spätne
Dni fakturácie pred/po = 4
Dátum prvej faktúry: 19.3.2011
Prvé fakturačné obdobie: 1.2.2011 až 14.3.2011
Druhé fakturačné obdobie: 19.5.2011
Druhé fakturačné obdobie: 15.3.2011 až 14.5.2011
Automatizácia (API)
Vytváranie zákazníckych a dodávateľských zmlúv možno automatizovať prostredníctvom rozhrania API. V praxi to znamená, že nebudete musieť zakaždým zadávať agendu zmlúv a stláčať tlačidlo generovania faktúr.
Vyššie uvedené generovanie faktúr zo zmlúv prostredníctvom API predpokladá, že zmluva už existuje vo Flexi. Zmluvu ako takú však môžete vytvoriť aj prostredníctvom rozhrania API.
Ak neviete, ako automatizovať samotné generovanie faktúr, alebo nemáte po ruke programátora, ktorý by to dokázal, môžete proces automatizovať pomocou Integromatu. Integromat okrem iného dokáže automatizovať nespočetné množstvo procesov, ktoré sa bežne musia vykonávať manuálne.
FAQ
Výše uvedené príručky nemusia nahradiť konkrétne prípady a často kladené otázky.
Pozrite si našu nápovedu k často kladeným otázkam, ktorú neustále rozširujeme.
Existuje prepojenie medzi zmluvou a faktúrou, ktorá sa na jej základe generuje?
Ako nastaviť zákaznícku zmluvu tak, aby sa faktúra vystavila v deň, ktorý je obsiahnutý v období, za ktoré sa má vystaviť?