V článku Sledovanie zásob s Integromatom sme si ukázali, ako automaticky poslať e-mailom zoznam skladových kariet, ktoré sú pod minimálnou zásobou. Ale čo keď je príliš veľa skladových kariet, ktoré sú nedostatočné? V tomto prípade nie je veľmi vhodné vkladať údaje priamo do formátovaného e-mailu.Ukážeme vám, ako poslať rozsiahle údaje ako prílohu e-mailu XLS.
Poznámka: Neposkytujeme technickú podporu pre nastavenie Integromatu. Pre podrobnosti o nastavení kontaktujte priamo podporu Integromatu.
Úpravy v systéme ABRA Flexi
Na získanie údajov použite rovnaký používateľský dotaz ako v predchádzajúcom príklade.
Vyvoláte ho späť pomocou REST-API. Tentoraz však nebudete z ABRA Flexi čítať údaje vo formáte JSON, ale použijete inú možnosť, ktorú ponúka API. Prostredníctvom rozhrania API môžete exportovať obsah akéhokoľvek záznamu priamo do programu Excel.
Takto bude používateľský dotaz opäť požiadavkou GET na adresu URL:
server:port/c/company_identifier/user-query/id_query/call.xls?limit=0e.g. https://demo.flexibee.eu/c/demo/uzivatelsky-dotaz/45/call.xls?limit=0
V tomto prípade ABRA Flexi vygeneruje súbor XLS, ktorý obsahuje kompletné údaje dotazu ako návratovú hodnotu.
Spracujte výsledok a odošlite e-mail v Integromate
Nynie môžete pokračovať vo vytváraní skriptu v Integromate. Rovnako ako v predchádzajúcom prípade opäť stačí plán FREE.
Skript je na prvý pohľad podstatne jednoduchší ako predchádzajúci, v ktorom bolo potrebné z údajov zostaviť formátovaný e-mail.
Modul HTTP
Skript opäť začína modulom HTTP, ktorý zabezpečí prihlásenie do rozhrania ABRA Flexi API a vygeneruje potrebný súbor XLS.
Odoslanie výsledného e-mailu
Po úspešnom načítaní súboru XLS z ABRA Flexi ho môžete v ďalšom kroku odoslať e-mailom. Opäť sú k dispozícii dva moduly na usporiadanie odosielania.
Vyberte napríklad Gmail Connection, zadajte e-mailovú adresu príjemcu (príjemcov), vyplňte predmet a telo e-mailu a pripojte prílohu. Príloha bude pozostávať z údajov vygenerovaných modulom HTTP.
Záver a hodnotenie
Ve väčšine prípadov je e-mail s prílohou lepším riešením ako vytváranie formátovaného e-mailu. Je to z niekoľkých dôvodov:
Väčšina spoločností má relatívne veľký počet skladových kariet, ktoré sú pod stanoveným minimálnym zostatkom. Preto by bol formátovaný e-mail neprehľadný.
Súborom XLS odoslaným do e-mailu je možné ďalej pracovať. Môžete ho napríklad importovať ako položku objednávky pre dodávateľa tovaru.
Celé oznámenie spotrebuje podstatne menej operácií Integromatu, a preto je lacnejšie. Oznámenie s prílohou XLS spotrebuje 2 operácie na jeden beh. Oznámenie s formátovaným e-mailom spotrebuje n + 5 operácií (n je počet skladových kariet pod minimálnym stavom).
Nevýhodou môže byť, že je ťažšie vypnúť oznámenia, keď nie sú žiadne skladové karty pod minimálnym stavom. Aj to sa však dá vyriešiť pomocou Integromatu.