Párovanie dokladov
Párovanie dokladov znamená priradenie platby k hotovostnému alebo bankovnému dokladu (modul "Peniaze), ktoré budeme ďalej označovať ako "Doklady o úhrade", k prijatým a vystaveným faktúram, k iným pohľadávkam alebo k iným záväzkom, ktoré budeme ďalej označovať ako "Doklady o úhrade".
Pri párovaní dokladov existuje vzťah medzi uhrádzanými a uhrádzajúcimi dokladmi, ktorý si môžete pozrieť stlačením tlačidla Vzťahy.
V každom prípade program vyhľadáva iba doklady, ktoré neboli zrušené a ktoré neboli úplne zaplatené. Vyhľadáva iba dokumenty, ktoré sú vhodné na spárovanie:
pre výdavkové doklady vyhľadáva doklady, ktoré sa musia zaplatiť, t. j. prijaté faktúry a iné záväzky
k príjmovým dokladom vyhľadáva doklady, pri ktorých sa očakáva platba, teda vystavené faktúry a iné pohľadávky
Súvisiaci účet z dokladov, ktoré sa majú uhradiť, sa prevedie na protiúčet uhrádzaných dokladov na základe párovania dokladov.
Existuje niekoľko možností párovania dokumentov:
Pri získavaní jednotlivých dokladov o úhrade
V tabuľke dokladov o úhrade
Pri získavaní uhrádzaných dokladov, ak sa platí v hotovosti
Automatické párovanie
Párovanie úverových zmeniek
Párovanie so zálohovou faktúrou
Párovanie zahraničnej faktúry s českou menou
Zrušenie párovania dokumentov
Pri získavaní jednotlivých dokladov o úhrade
Na to slúži tlačidlo Pár na hornom paneli dokumentu. Ak je dokument už spárovaný, toto tlačidlo sa zmení na Unpair.
Ak kupujete doklad o úhrade, existuje niekoľko možností jeho vyplnenia a následného vyhľadania uhradeného dokladu.
Vyplňte len dátum vydania
Po stlačení tlačidla Párovať sa zobrazí dialógové okno "Vyberte pohľadávku/príjemku na spárovanie pre platbu".
Veľkosť dialógového okna môžete upraviť myšou podľa vlastnej veľkosti a pomocou tlačidla triedenia (vľavo od ikony tlače) môžete pri výbere uhrádzaného dokladu zoradiť stĺpce, podľa ktorých sa chcete orientovať. Vyberte príslušný dokument a potvrďte ho tlačidlom Vybrať. Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno "Odkaz na pohľadávku/záväzok" a údaje z vybraného uhrádzaného dokladu sa prenesú do ľavej časti dialógového okna. Zároveň sa zobrazí menšie dialógové okno "Otázka", v ktorom sa vás opýta
Potvrďte OK - dialógové okno "Dotaz" sa zatvorí a v dialógovom okne "Prepojenie s pohľadávkami/príjmami" na ľavej strane si môžete zobraziť údaje z uhrádzaného dokladu a na pravej strane údaje, ktoré ste vyplnili v uhrádzanom doklade.
Ak potvrdíte možnosť Pripojiť, údaje z ľavej strany sa prenesú do uhrádzaného dokladu. Tlačidlo na hornej lište sa zároveň zmení na tlačidlo, ktoré môžete použiť na zrušenie párovania. Po uložení dokladu sa v tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu označí pole "Spárovaný". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené"
Ak potvrdíte možnosť Vyhľadať faktúru, opäť sa zobrazí tabuľka s dokladmi, ktoré je možné spárovať. Riadok s pôvodne vybraným dokumentom je zvýraznený. Máte možnosť vybrať iný dokument. Po potvrdení tlačidlom sa opäť zobrazí otázka, či máte vyplniť sumu dokladu, ktorý sa má uhradiť. A ste vlastne opäť na začiatku tohto návodu.
Potvrdením tlačidla Zrušiť sa zruší možnosť párovania dokumentov.
Potvrďte "Nie" - dialógové okno "Dotaz" sa tiež zatvorí a v dialógovom okne "Prepojenie s pohľadávkou/príjmom" na ľavej strane sa zachovajú údaje z pôvodného uhrádzaného dokladu. Tlačidlo odkaz je neprístupné, máte len možnosť vyhľadať faktúru alebo zrušiť
Potvrdenie "Zrušiť" - zrušenie možnosti párovania dokumentov
Vyplňte len premenný symbol
a samozrejme dátum vydania. Je to najjednoduchšie a postačujúce
Ak sa vyplnený variabilný symbol na uhrádzanom doklade zhoduje s variabilným symbolom uhrádzaného dokladu, po stlačení tlačidla Párovať sa priamo zobrazí dialógové okno "Vzťah s pohľadávkou/záväzkom", do ktorého ľavej časti sa prenesú údaje z uhrádzaného dokladu s rovnakým variabilným symbolom. Zároveň sa zobrazí menšie dialógové okno "Otázka", v ktorom sa vás opýta
Ďalší postup párovania je rovnaký ako v predchádzajúcom odseku.
Ak sa vyplnený variabilný symbol nenachádza v evidencii platených dokladov alebo naopak, existuje ich viacero, zobrazí sa dialógové okno "Vybrať pohľadávku/záväzok, ktoré sa majú spárovať platbou" a postupuje sa podľa predchádzajúceho odseku.
Vyplňte len hodnotu v karte "Kč/Mena"
Túto metódu musíte použiť vždy, keď sa suma na uhrádzanom doklade líši od sumy na uhrádzanom doklade.
Po stlačení tlačidla Párovať sa zobrazí dialógové okno "Vybrať pohľadávku/záväzok na spárovanie úhradou". Ak sa zadaná hodnota nachádza v zozname, program na ňu nadviaže. Samozrejme, je možné vybrať inú faktúru podľa pokynov v kapitole 1 "Vyplňte iba dátum nastavenia"
.
V tomto prípade však môže nastať situácia, keď sa suma na uhrádzajúcej faktúre líši od sumy na uhrádzanej faktúre:
Suma na uhrádzajúcom doklade je vyššia
Na začiatku je postup rovnaký ako v kapitole 1 "Vyplňte len dátum nastavenia". Iba v dialógovom okne "Prepojenie s pohľadávkou/záväzkom" sa vypočítaný rozdiel zobrazí v pravej časti na poslednom riadku. Po potvrdení tlačidla sa zobrazí dialóg, ktorý vás o tom informuje. Ak chcete pokračovať, musíte vybrať jednu z dvoch ponúkaných možností:
Tlačidlo
odporúča sa pri drobných rozdieloch, kedy nechcete preplatok ďalej riešiť, t.j. párovať s iným dokladom a pod. Rozdiel - preplatok sa automaticky zaúčtuje do interného dokladu - do samostatného prednastaveného typu pre zaúčtovanie zvyšku platby. Tento dokument môžete zobraziť pomocou tlačidla Väzby. Pri použití tejto možnosti sa doklady spárujú - v tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté pole "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".
Preplatky alebo zostatky vzniknuté počas spárovania platieb sú stále spojené len s uhrádzajúcimi dokladmi (bankami). Boli odstránené nadbytočné odkazy na dokumenty, ktoré sa majú preplatiť (faktúry):
Vrátenie preplatku medzi faktúrou a záväzkom (pohľadávkou)
Uhradenie zostatku medzi faktúrou a zostatkom (interný doklad)
Tlačidlo
používajte, keď nechcete zverejniť rozdiel. Môžete ju napríklad použiť ako úplnú alebo čiastočnú platbu inej faktúry. V tomto prípade tlačidlo Párovať zostane na lište uhrádzaného dokladu, ale v zobrazení tabuľky uhrádzaných dokladov nebude začiarknuté pole "Spárovať". Tlačidlo Väzby zobrazí doklad, ktorý bol týmto dokladom uhradený. V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".
Tento doklad o úhrade, ktorého časť je spárovaná, môžete použiť na úhradu iného dokladu opäť pomocou tlačidla Párovať.
Tentoraz sa zobrazí iný dialóg.
Tlačidlo
použiť, keď chcete nespárovanú časť platby priradiť k inému uhrádzanému dokladu. Ďalší postup je rovnaký ako pri druhom párovaní.
Tlačidlo
na použitie, keď chcete prerušiť existujúce prepojenie medzi uhrádzajúcim a uhrádzaným dokladom.
Suma na uhrádzajúcom doklade je nižšia
Na začiatku je postup rovnaký ako v kapitole 1 "Vyplňte len dátum nastavenia". Iba v dialógovom okne "Prepojenie s pohľadávkami/príjmami" sa vypočítaný rozdiel zobrazuje na ľavej strane na poslednom riadku. Po potvrdení tlačidla sa zobrazí dialóg, ktorý vás o tom informuje. Ak chcete pokračovať, musíte vybrať jednu z troch ponúkaných možností:
Tlačidlo
na použitie, ak ide o čiastočnú platbu. Tým sa úhrada spáruje s uhrádzaným dokladom. V tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté políčko "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Čiastočne uhradené". Zároveň sa v stĺpci "Zostáva uhradiť" vyplní ešte neuhradená suma. Tá bude aj naďalej ponúkaná na spárovanie.
Tlačidlo
odporúčame pre menšie rozdiely, keď sa nechcete ďalej zaoberať týmto zaostávaním. Rozdiel sa automaticky zaúčtuje do interného dokladu - samostatného prednastaveného typu na zaúčtovanie zvyšku platby. Tento dokument môžete zobraziť pomocou tlačidla Väzby. Pri použití tejto možnosti sa doklady spárujú - v tabuľkovom zobrazení uhrádzaného dokladu bude začiarknuté pole "Spárované". V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené".
Tlačidlo
používajte, keď nechcete zverejniť rozdiel.
V tabuľke dokladov o úhrade
Tu je tlačidlo na porovnávanie dokumentov skryté v hromadnom tlačidle Služby. Po jeho rozbalení je funkcia "Vytvoriť odkaz na úhradu" pripravená na porovnanie. Ak je dokument už spárovaný, táto funkcia sa zmení na "Zrušiť prepojenie úhrady".
Párovanie dokladov týmto spôsobom má zmysel napríklad pri automatickom načítavaní bankových výpisov, ale aj pri spätnom párovaní už vyplnených pokladničných dokladov. Výhodou je, že na spárovanie nie je potrebné otvárať jednotlivé dokumenty. V týchto dokumentoch sú zvyčajne už všetky hodnoty vyplnené.
Všetky hodnoty sú vyplnené
Metóda párovania je vlastne podobná spárovaniu jednotlivých dokumentov. Platí tu teda všetko, čo už bolo povedané pri získavaní jednotlivých dokumentov a ich párovaní.
Pri párovaní program vykoná ďalšiu kontrolu, ktorú sme ešte nespomenuli - nepovolí platbu, ak je na uhrádzanom doklade uvedená iná spoločnosť ako na uhrádzanom doklade.
Pri obstarávaní uhrádzaných dokladov, ak sa platia v hotovosti
Všetky faktúry, pohľadávky a záväzky môžete uhradiť v hotovosti priamo pri ich vystavení alebo v tabuľke týchto dokladov. Na tento účel je pod hromadným tlačidlom k dispozícii funkcia "Platba v hotovosti". Po potvrdení je ešte potrebné vybrať pokladňu zo zoznamu pokladní, do ktorej sa automaticky vytvorený doklad uloží. V tomto prípade sa musí zhodovať mena uhrádzaného aj uhrádzajúceho dokladu.
V zobrazenom dialógovom okne musíte vyplniť:
Částka k úhradě
Automaticky sa ponúka hodnota dokladu, ktorý sa má uhradiť, ktorú tu môžete zmeniť. Suma nesmie byť vyššia ako hodnota uhrádzaného dokladu. Táto možnosť je určená na rýchlu úhradu dokladov, takže sa tu nerieši, čo robiť s prípadným preplatkom. Ak je suma uhrádzaného dokladu nižšia ako hodnota uhrádzaného dokladu, bude sa táto platba považovať za čiastočnú úhradu dokladu.Ak takto uhradíte dobropis, zadáte zápornú sumu.
Dátum platby
Automaticky sa ponúka aktuálny dátum, ktorý je možné prepísať.
Vytlačte výsledný dokument
Ak začiarknete možnosť "Vytlačiť vygenerovaný doklad", automaticky sa vygeneruje pokladničný doklad na vytlačenie.
Ak neoznačíte možnosť "Vytlačiť vygenerovaný doklad", pokladničný doklad sa vytvorí a uloží do zoznamu pokladničných dokladov. O čísle vytvoreného dokumentu budete informovaní v samostatnom dialógovom okne.
V tomto prípade sa spárovanie dokladu skontroluje aj v poli "Spárovaný" v tabuľkovom zobrazení dokladu úhrady. V tabuľkovom zobrazení uhradeného dokladu sa v stĺpci "Stav úhrady" zobrazí "Uhradené" alebo "Čiastočne uhradené".
Poznámka k osobitnému režimu DPH:
V prípade faktúry, ktorá už bola uhradená a je v osobitnom režime DPH na Slovensku, sa dialóg nezobrazí, pretože ďalšia úhrada faktúry nie je možná.
Pri čiastočne uhradenej faktúre, ktorá je v osobitnom režime DPH na Slovensku, sa neponúka úprava predchádzajúcej platby, ale len doplnenie novej platby v hotovosti.
Automatické párovanie
V moduloch "Banka" a "Kasa" sa pod tlačidlom Služby nachádza možnosť "Automaticky vytvoriť odkaz na úhradu". Ide o možnosť automatického párovania pokladničných alebo bankových dokladov s prijatými alebo vydanými faktúrami. Po potvrdení tejto možnosti sa na obrazovke zobrazí informácia o počte spárovaných dokladov a v stĺpci "Ako zaplatené" sa zobrazí informácia pre používateľa, napr. "Automaticky podľa var.sym.", "Automaticky podľa sumy".
Služba Automatické vytvorenie prepojenia úhrad (aj v rozšírenej verzii) obmedzuje párovanie úhrad faktúr na vybrané účtovné obdobia: aktuálne, bežné a predchádzajúce, všetky. K dispozícii je aj možnosť zaúčtovania rozdielu.
Obmedzenia možno použiť aj v rozhraní API pomocou automatickej parametrizácie zodpovedajúcich parametrov.
V prípade rozšírenej možnosti automatického párovania možno obdobie ovplyvniť rozšíreným parametrom paramParovaniUhradOmezeniObdobiDrgn a hodnotami: aktuálne, aktuálne-predchádzajúce (predvolené pre aplikáciu), všetky (predvolené pre API).
O automatickom párovaní dobropisov si prečítajte v nasledujúcej časti "Párovanie dobropisov"
Párovanie kreditných memo
Kreditné doklady sú faktúry, ktoré majú v poli "Typ" typu dokladu vybranú možnosť "Kreditný doklad". V tabuľke faktúr sú zobrazené so znamienkom mínus.
Ak zaplatíte dobropis v hotovosti prostredníctvom tlačidla Služby, automaticky sa vytvorí pokladničný doklad so znamienkom mínus a doklady sa spárujú.
Ak však zaplatíte dobropis predajom z bankového účtu, pri automatickom načítaní výpisov sa pre vystavený dobropis vytvorí výdavkový bankový doklad a pre prijatý dobropis sa vytvorí príjmový bankový doklad.
Aby bolo možné ručne spárovať tieto doklady s dobropismi, je potrebné zmeniť typ pohybu (výdaj na príjem a naopak) a zároveň zmeniť znamienko (suma musí byť záporná).
Vypnutie typu pohybu a sumy, ktorá sa má zaplatiť pri automatickom párovaní dobropisov, je voliteľné. Ak ho chcete nastaviť, použite začiarkavacie políčko v ponuke Nastavenia - Moduly - Peniaze.
Ak spárujete bankové účty automaticky, program vykoná tieto opravy za vás.
Párovanie so zálohovou faktúrou
Párovanie so záložnou faktúrou funguje rovnako ako bežné párovanie. Rozdiel je len v tom, že doklad o úhrade je vystavený na vyššiu sumu ako uhrádzaná faktúra. Keďže zálohová faktúra nie je účtovným dokladom, v dialógovom okne sa nezobrazuje možnosť voľby, ako naložiť s rozdielom - Úplná platba, zaúčtovať rozdiel alebo Úplná platba, ignorovať rozdiel. Nemôžete odoslať rozdiel k dokumentu, ktorý nie je odoslaný.
Po spárovaní týchto dokladov bude mať zálohová faktúra v tabuľkovom zobrazení v stĺpci "Stav zaplatenia" označenie "Zaplatené" a doklad na úhradu zostane v stĺpci "Spárovaný" bez označenia, kým sa rozdiel nepriradí k inému dokladu na úhradu.
Párovanie zahraničnej faktúry s českou menou
Program umožňuje párovať doklady vystavené v cudzej mene, napr. v eurách, aj keď sú platené v CZK, alebo v mene, v ktorej vediete svoje účty. V tomto prípade je potrebné vždy získať a následne porovnať doklad, ktorý sa má uhradiť. Metóda párovania je podobná bežnej metóde opísanej vyššie. O rozdiele v menách budete informovaní len vy.
Potvrdením tohto dialógu budete vyzvaní na zadanie platného kurzu. Ponúkne sa vám výmenný kurz, ktorý bol použitý na prepočet faktúry. Môžete ju potvrdiť alebo nahradiť inou aktuálnejšou sadzbou.
Ďalší postup je rovnaký ako v predchádzajúcich kapitolách.
Unbind document pairing
Tak ako existuje možnosť priradiť platbu k uhrádzanému dokladu, musí existovať možnosť zrušiť prepojenie.
Pre jednotlivé doklady na úhradu
V prípade už úplne spárovaného dokumentu sa na hornej lište formulára nachádza tlačidlo Unpair. Po jeho stlačení sa väzba bez ďalších otázok rozviaže. Ak bolo k uhrádzanému dokladu pripojených viacero uhrádzaných dokladov, všetky pripojenia sa zrušia. Po dokončení akcie budete v samostatnom dialógu informovaní, že párovanie bolo zrušené.
V tabuľke uhrádzaných dokladov
Na hornom paneli tabuľky sa nachádza hromadné tlačidlo Služby. Ak ste označili dokument, ktorý je už úplne spárovaný, nájdete tam možnosť "Zrušiť prepojenie úhrady".
Ak je spárovaná len časť dokladu a časť dokladu čaká na priradenie platby, potom nájdete možnosť "Pridanie/zrušenie prepojenia platby"
Potvrdením zrušenia platobného odkazu sa zruší odkaz v oboch prípadoch alebo sa zrušia všetky odkazy. O ukončení akcie budete opäť informovaní v samostatnom dialógu.