V tejto kapitole sa pozrieme na konkrétny príklad importu z programu Excel do registra Adresár. Naplnenie adresára spoločností je jedným z krokov pri prechode na systém Flexi. Pre správnu registráciu klientov a partnerov je neoddeliteľnou súčasťou adresár. Všeobecné zásady importu z programu Excel odporúčame preštudovať v prvej kapitole - Úvod. Import z programu Excel je k dispozícii vo variante Business.
Ak vaša licencia obsahuje import adresára, bude k dispozícii v module Nástroje(Nástroje -> Import -> Import z Excelu -> Adresy firiem).
Poznámka: Pred importom adresára odporúčame myslieť na zoskupovanie (voliteľné), je to dôležitá pomôcka najmä pre účtovníctvo - firmy je možné zoskupovať vo vzťahu k analytickým účtom dodávateľov alebo odberateľov.
Je tiež potrebné premyslieť si, čo od tohto modulu očakávate. V možnosti "Adresy firiem" je možné vyplniť niekoľko údajov. Závisí to od toho, na čo budete adresár používať. Samozrejme, nie je potrebné vyplňovať bankové údaje atď. pre zákazníkov (tieto záznamy majú vlastný import z Excelu - Kontakty, Bankové údaje atď.).
Adresy firiem môžete postupne pridávať, opravovať, ako aj pridávať a opravovať údaje zadané na karte jednotlivých firiem.
Teraz prejdime k importu konkrétneho adresára. Importujeme nasledujúci súbor: adresar.xlxs
Keďže Excel obsahuje názvy stĺpcov, pri výbere stĺpcov zaškrtneme možnosť"Ignorovať prvý riadok (názvy stĺpcov)".
Poznámka: Poradie stĺpcov vybraných na import musí byť presne rovnaké ako poradie stĺpcov v programe Excel.
Skratka - Ide o jedinečný identifikátor záznamu v adresári. Užitočná je napríklad skratka, pomocou ktorej môžete spoločnosť jednoznačne identifikovať. (povinné)
Typ vzťahu - jedným z povinných polí je pole "Typ vzťahu" v záhlaví hlavného panela, ktoré uľahčuje orientáciu v zozname spoločností. (povinné)
Možné hodnoty sú:
Zber./Dodanie.
(typePurchase.PurchaseDelivery)Odberateľ
(typVsupply.subscriber)Dodávateľ
(typVztah.supplier)Výrobca
(typVztahu.výrobca)Sociálne
(typVztahu.social)Zdravotnícky pracovník
(typVztahu.health worker)Finančný úrad
(typVztahu.financniUrad)Výrobný závod
(typVztahu.vyrobna)Všetko
(typVztahu.vsechno)
ID spoločnosti - nepovinné ID spoločnosti.
DIČ - DIČ spoločnosti, nepovinné.
Platca DPH - uvádza, či je spoločnosť platcom DPH, možné hodnoty sú TRUE alebo FALSE.
Názov - názov spoločnosti, ide o názov spoločnosti alebo osoby, pre dlhšie názvy môžete použiť sprievodné pole Názov - druhý riadok. (povinné)
E-mail, telefón, ulica, mesto, PSČ - ďalšie sprievodné informácie o spoločnosti, nie sú povinné.
Všetky vlastnosti registračného adresára nájdete na adrese:
https://demo.flexibee.eu/c/demo/adresar/properties
Po výbere príslušných stĺpcov stlačte tlačidlo "Ok" a zobrazí sa tabuľka s dátovými typmi stĺpcov a ich vlastnosťami.
Po stlačení tlačidla "OK" vyberte príslušný súbor na import a opätovne potvrďte svoj súhlas s importom záznamov. Import nám nahlási nové záznamy, ako aj všetky aktualizácie, ktoré je možné opakovane vykonať pomocou skratky.
Ak sa import nepodarí a je potrebné upraviť program Excel, malo by sa zobraziť okno s konkrétnymi chybami alebo s možnosťou odoslať chybovú správu na podporu Flexi.
Ak import prebehne v poriadku, v adresári sa zobrazia nové záznamy o firmách.