Vydané dopyty slúžia na evidenciu požiadaviek na dodávateľa ešte pred samotným objednaním tovaru alebo služieb. Umožňujú osloviť jedného alebo viacerých dodávateľov so žiadosťou o cenovú ponuku a následne vyhodnotiť ich odpovede. Vďaka tomu môžete porovnať ceny, dodacie podmienky alebo termíny dodania a vybrať najvhodnejšieho dodávateľa.
Agenda vydaných dopytov je súčasťou nákupného procesu a pomáha sprehľadniť komunikáciu s dodávateľmi, najmä ak pravidelne nakupujete od viacerých partnerov alebo potrebujete doložiť priebeh výberového konania.
Kde nájdete vydané dopyty?
Agendu otvoríte v menu:
Nákup → Vydané dopyty
Po otvorení sa zobrazí zoznam všetkých vydaných dopytov. V zozname môžete sledovať napríklad číslo dopytu, dodávateľa, dátum vystavenia, termín platnosti alebo stav spracovania.
Na čo slúži vydaný dopyt?
Vydaný dopyt predstavuje nezáväznú požiadavku zaslanú dodávateľovi.
Najčastejšie sa používa v situáciách, keď:
zisťujete cenu tovaru alebo služieb,
porovnávate ponuky viacerých dodávateľov,
zisťujete dostupnosť tovaru,
pripravujete budúci nákup.
Na rozdiel od objednávky nevzniká dodávateľovi povinnosť tovar dodať.
Vytvorenie nového vydaného dopytu
Nový vydaný dopyt vytvoríte pomocou tlačidla Nový.
Pri zakladaní dopytu obvykle vyplňujete:
Dodávateľa
Dátum vystavenia
Termín dodania
Platnosť dopytu
Popis alebo predmet dopytu
Jednotlivé položky
Po vyplnení potrebných údajov doklad uložíte pomocou tlačidla Uložiť a zavrieť.
Dopyt môžete priebežne upravovať až do okamihu, kedy ho odošlete dodávateľovi.
Typy vydaných dopytov
Typ dokladu umožňuje prednastaviť hodnoty, ktoré sa pri vytváraní nových dopytov opakujú.
Môžete si napríklad vytvoriť samostatné typy pre:
bežný nákup materiálu,
nákup služieb,
investičný majetok,
pravidelné výberové konanie.
Vďaka tomu sa môžu automaticky dopĺňať prednastavené texty, dokladové rady alebo ďalšie údaje.
💡 Tip: Ak vo firme existujú rôzne nákupné procesy, vytvorte pre ne samostatné typy dokladov. Používatelia potom nemusia opakovane vyplňovať rovnaké informácie.
Položky dopytu
Najdôležitejšou časťou vydaného dopytu sú jednotlivé položky.
Každá položka môže obsahovať napríklad:
názov tovaru alebo služby,
množstvo,
mernú jednotku,
požadovaný termín dodania,
poznámku pre dodávateľa.
📝 Príklad:
Spoločnosť potrebuje doplniť kancelárske vybavenie.
Do dopytu zadá položky:
kancelárska stolička 10 ks
písací stôl 5 ks
skriňa na dokumenty 3 ks
Následne odošle dopyt niekoľkým dodávateľom a porovná ich ponuky.
Obchodný kolobeh
Vydané dopyty sú súčasťou obchodného kolobehu na strane nákupu.
Typický proces môže vyzerať nasledovne:
Vydaný dopyt → Prijatá ponuka → Prijatá objednávka → Prijatá faktúra
Vďaka väzbám medzi dokladmi možno jednoducho sledovať celý priebeh nákupu od prvotnej požiadavky až po prijatie faktúry.
📝 Príklad:
Firma poptá dodanie kancelárskeho nábytku.
Dodávateľ zašle cenovú ponuku, ktorá je zaevidovaná ako prijatá ponuka. Po jej schválení vznikne prijatá objednávka a po dodaní tovaru prijatá faktúra.
Všetky doklady sú navzájom prepojené a možno ich dohľadať pomocou funkcií systému.
Väzby medzi dokladmi
Jednou z hlavných výhod práce s vydanými dopytmi je možnosť sledovať nadväzujúce doklady.
Pomocou funkcie Väzby môžete zistiť:
či bola na dopyt prijatá ponuka,
či vznikla objednávka,
ktorý dodávateľ bol vybraný,
aké ďalšie doklady na dopyt nadväzujú.
To výrazne uľahčuje dohľadávanie histórie obchodného prípadu.
Prílohy
K vydanému dopytu možno prikladať dokumenty súvisiace s výberovým konaním alebo požiadavkou na dodanie.
Môže ísť napríklad o:
technickú špecifikáciu,
výkresovú dokumentáciu,
zadávaciu dokumentáciu,
fotografie,
zmluvné podklady.
Prílohy sú následne dostupné priamo z detailu dopytu.
Pohľady v agende vydaných dopytov
Pomocou pohľadov si môžete prispôsobiť zoznam dokladov podľa svojich potrieb.
Môžete si napríklad vytvoriť pohľady:
Otvorené dopyty
Dopyty za aktuálny mesiac
Dopyty konkrétneho nákupcu
Dopyty určitého strediska
Dopyty konkrétneho dodávateľa
Každý pohľad môže obsahovať vlastné stĺpce, filtre aj triedenie.
💡 Tip: Vlastné pohľady sú užitočné najmä vo firmách, kde s dopytmi pracuje viac zamestnancov.
💡 Tip: Využite AI filtrovanie na rýchle vyhľadávanie dopytov
Ak si nie ste istí, ako nastaviť filter na vyhľadanie konkrétnych dopytov, môžete využiť funkciu AI filtrovanie. Stačí popísať, aké doklady hľadáte, napríklad:
„Dopyty vytvorené tento mesiac“
„Dopyty firmy ABC s.r.o.“
„Dopyty bez nadväzujúcej ponuky“
„Dopyty za posledný štvrťrok“
AI filtrovanie automaticky zostaví zodpovedajúce podmienky a zobrazí požadované záznamy.
Agregačné panely
Agregačný panel poskytuje rýchly prehľad nad aktuálne zobrazenými dátami.
Môžete sledovať napríklad:
počet dopytov,
počet oslovených dodávateľov,
množstvo dopytovaných položiek,
ďalšie súhrnné údaje podľa aktuálneho filtra.
Agregácie sa vždy počítajú iba z práve zobrazených záznamov.
Split View
Funkcia Split View umožňuje zobraziť zoznam dopytov a detail vybraného dokladu súčasne.
Nemusíte tak každý dopyt otvárať zvlášť.
Split View je užitočný napríklad pri:
kontrole väčšieho množstva dopytov,
porovnávaní jednotlivých dokladov,
dohľadávaní konkrétnych údajov.
💡 Tip: Ak pravidelne pracujete s väčším množstvom dopytov, Split View výrazne urýchli orientáciu v dátach.
Hromadné zmeny
Ak potrebujete upraviť viacero dopytov súčasne, môžete využiť funkciu Hromadné zmeny.
Typicky možno hromadne zmeniť:
stredisko,
zákazku,
činnosť,
poznámku,
ďalšie vybrané údaje.
Hromadné zmeny šetria čas najmä pri práci s väčším počtom dokladov.
⚠️ Pozor!
Vydaný dopyt sám o sebe nepredstavuje záväzný obchodný doklad a nevytvára účtovné ani skladové pohyby. Slúži iba na evidenciu požiadavky na dodávateľa a ako podklad pre ďalšie kroky nákupného procesu.
Ak potrebujete záväzne objednať tovar alebo službu, vytvorte následne Prijatú objednávku.
Časté otázky (FAQ)
❓ Má vydaný dopyt vplyv na sklad?
Nie. Vydané dopyty nevytvárajú žiadne skladové pohyby.
❓ Môžem osloviť viacerých dodávateľov?
Áno. Na porovnanie ponúk možno vytvoriť viacero dopytov rôznym dodávateľom.
❓ Ako zistím, či bol dopyt ďalej spracovaný?
Pomocou funkcie Väzby môžete zobraziť nadväzujúce doklady a sledovať ďalší priebeh obchodného prípadu.