Zmeniť účtovný systém na ABRA Flexi nie je zložitá operácia. Aby sme vám prechod na náš systém čo najviac uľahčili, pripravili sme podrobný seriál, v ktorom vám prehľadne ukážeme všetky kroky potrebné na hladké uvedenie do prevádzky.
So zmenou ekonomického a účtovného softvéru je potrebné v prvom rade zodpovedne pristúpiť k nadväznosti z účtovného pohľadu.
V zásade môžu nastať dva stavy:
organizácia prechádza súčasne s novým účtovným obdobím, alebo
organizácia prechádza v priebehu účtovného obdobia.
Spôsob správneho účtovného prechodu je v oboch prípadoch podobný, pričom v druhom prípade je samozrejme o niečo časovo náročnejší, najmä v oblasti neuhradených pohľadávok a záväzkov a záloh. V tomto článku sa budeme venovať jednoduchšiemu prípadu, teda situácii, keď firma prechádza na ABRA Flexi súčasne s novým účtovným obdobím.
Začnite všetkými súvislosťami, ktoré je potrebné ku dňu prechodu vyriešiť:
napojiť analytické evidencie pri vybraných súvahových účtoch v oblasti neuhradených pohľadávok/záväzkov a účtovných sált;
nastaviť oblasť financií – pokladníc a bankových účtov;
prepojiť skladovú evidenciu nielen z účtovného pohľadu;
zabezpečiť kompletnú účtovnú nadväznosť medzi jednotlivými účtovnými obdobiami.
Ďalším z dôležitých krokov je aj evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, resp. ostatných druhov majetku, a zavedenie zamestnancov vrátane personalistiky.
Prenos dát a nastavenie systému
Samotný prenos dát je vhodné časovo rozvrhnúť tak, aby jednotlivé procesy na seba logicky nadväzovali a zároveň bolo možné čo najskôr začať softvér plnohodnotne využívať. Postup možno zhrnúť do nasledujúcich krokov:
A niekoľko praktických rád na záver – nielen pre prechod:
V interných dokladoch nepoužívajte účty, ktoré majú zaškrtnutý príznak Saldo. Interné doklady nemajú možnosť párovania na predpis pohľadávok/záväzkov. Na operácie, napr. typu odpis pohľadávky, použite voľbu Peniaze – Vzájomné zápočty;
Pri párovaní úhrad na pohľadávky/záväzky dôsledne sledujte, či je doklad tzv. plne napárovaný (má príznak „Spárované“). Nedopárovanie dokladov spôsobuje nesúlad salda a stavu neuhradených dokladov (pozri Predaj/Nákup – Vydané faktúry/Prijaté faktúry – Výpočet stav úhrad k dátumu).
V Účtovníctve – Účtovné výstupy – Účtovný denník priebežne kontrolujte stav zaúčtovania dokladov. Nezaúčtované doklady nie sú obsiahnuté v súhrnných výstupoch typu Obratová predvaha, Stavy účtov, Súvaha, Výkaz ziskov a strát, Prehľady a dochádza ku skresleniu ich vypovedacích hodnôt.
Prečo použiť tento spôsob
Hoci je opísaný postup časovo náročnejší, podľa našich dlhoročných skúseností je optimálny – zabezpečí dokonalé a úplne presné zachytenie nadväzností dvoch odlišných účtovných softvérov. V budúcnosti určite ocenite to trochu práce navyše. Nie je však nutné všetko vykonať okamžite – napr. doplnenie stavov účtov, na ktorých sa nesleduje saldo, môžete vykonať až po konečnej účtovnej závierke, alebo majetok možno zadať aj v priebehu nového účtovného obdobia.
Náš článok neobsahuje celkom detailný a komplexný popis prevedenia účtovníctva. Technicky nie je ani možné postihnúť všetky situácie a úzko špecifické skutočnosti, ktoré budete musieť riešiť. Napriek tomu veríme, že vám aspoň čiastočne pomohol pri ujasnení si problematiky. V prípade akýchkoľvek otázok neváhajte kontaktovať našu zákaznícku podporu.