Ponuka sprievodcu nastavením firmy popisuje sled krokov a spôsob nastavenia parametrov programu, ktoré sú nevyhnutné pre správnu funkčnosť a prepojenosť systému. Kapitola všeobecné vlastnosti dokladu vám podrobne popíše spoločné vlastnosti všetkých dokladov v ABRA Flexi.
V prvom rade je potrebné vyplniť potrebné číselníky skôr, ako vystavíte prvú faktúru. Pokročilejší používateľ môže aktualizovať číselníky počas tvorby dokladu.
Najprv musíte definovať číselné dokladové rady faktúr.
Potom je potrebné rozšíriť štandardné typy faktúr a doplniť ich o údaje o ich zaúčtovaní, zaradení do formulára DPH, zaokrúhľovaní atď. Využitie typu faktúry vám umožní preddefinovať rad parametrov, ktoré potom už nemusíte zadávať.
Predpokladom je, že v účtovníctve bol už vytvorený účtovný rozvrh firmy.
Venujte pozornosť aj skupinám tovaru a vytvoreniu dobre organizovaného cenníka.
Adresár a skupiny firiem môžete priebežne aktualizovať pri tvorbe faktúry.
Po naplnení týchto číselníkov môžete pristúpiť k tvorbe dokladu (Ponuka „+Vydať/prijať faktúru" alebo „Vydané/prijaté faktúry").
Dátum účtovania dokladu musí spadať do účtovného obdobia nastaveného pri spustení programu.
Po zadaní hlavičky dôjde k naplneniu vlastného obsahu dokladu, t. j. k zadaniu položiek.
Hotový doklad možno kedykoľvek zmeniť, pokiaľ ešte nie je uhradený. Môžete zmeniť ako hlavičku dokladu, tak aj jeho obsah.
Modul pracuje so zálohovými faktúrami aj so zálohovými daňovými dokladmi. Vystavíte zálohu, po jej uhradení v banke alebo pokladni môžete automaticky vygenerovať zálohový daňový doklad stlačením jediného tlačidla pri doklade úhrady.
Na záver účtovného obdobia program vykoná precenenie faktúr v mene. Tak ako je doklad jednotlivými funkciami modulu postupne spracovávaný, mení sa aj jeho stav. Vlastná úhrada faktúr sa vykonáva v module BANKA, POKLADŇA alebo INTERNÉ DOKLADY. Tieto moduly prevádzajú faktúry do stavu UHRADENÁ alebo ČIASTOČNE UHRADENÁ. Popis párovania spoločný pre banku, pokladňu a interné doklady.
V ľubovoľnom období si môžete prezerať knihu faktúr, výkaz DPH a saldo odberateľov/dodávateľov. Doklady si môžete tiež prezerať a tlačiť podľa mnohých voliteľných kritérií, ktoré si môžete vopred pripraviť.
Správne vyplnené doklady sú po ich uložení automaticky zaúčtované.
Ak na doklade chýba niektorý z údajov potrebný na zaúčtovanie, doklad je uložený s tým, že pole „zaúčtované" má hodnotu „NIE".