V této kapitole jsou řešeny obecné vlastnosti dokladu, obecná struktura dokladu. Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Nové doklady pořizujete pomocí tlačítka Nový. U pokladních, bankovních a skladových dokladů je dvojtlačítko Nový – pravá část s šipkou slouží pro rychlejší volby typu pohybu.

V zásadě platí, že každý doklad v každém modulu je rozdělen na čtyři oddělené části se samostatnými záložkami (panel vlevo nahoře, panel vpravo nahoře,
panel vlevo dole, panel vpravo dole) a spodní část s položkami (s výjimkou interních dokladů, kde vznikají tzv. bezpoložkové doklady). O těchto jednotlivých panelech a jejich záložkách se více dozvíte v následujících samostatných kapitolách.

Prvotní doklady vznikají v každém modulu. Jejich struktura, takže i počet záložek a jejich obsah, musí odpovídat požadavkům jednotlivých dokladů, které jsou přesně popsány:

Modul "Zboží"

Modul "Prodej"

Modul "Nákup"

Modul "Peníze"

Modul "Účetnictví"

Pokud pořizujete nový doklad, je nutno si vždy vybrat typ dokladu, neboť podle něj se vyplní základní nastavení dokladu.

Typy dokladů mají v ABRA Flexi tři úlohy:

Opět platí zásada, že každý modul má své typy dokladu:

Modul "Zboží"

Modul "Prodej"

Modul "Nákup"

Modul "Peníze"

Modul "Účetnictví"

Modul "Majetek"

Pro snadnější orientaci je vyplňování jednotlivých typů dokladu rozděleno do jednotlivých záložek. Jejich složení může být různé, jejich obsah je v základních rysech shodný.

V hlavičce typů dokladů vždy vybíráte

V úvodní záložce vyplňujete hodnoty, které se týkají daného modulu:

V záložce "Účtování" vybíráte:

V záložce "Tisk"

V záložce "Texty na doklad"

V záložce "Texty"

V záložce "Správa"

Pokud změníte typ dokladu, dojde k přepisu výše uvedených hodnot pouze v případě, že jsou u vybraného typu dokladu vyplněny.

Pokud hodnota není u typu dokladu předvyplněna – chcete ji vyplňovat ručně, zůstává nastavení předcházejícího typu dokladu a vy si musíte hodnoty ručně přepsat.
Výjimku tvoří typ dokladu, který je označen jako neúčetní (je nastaveno Doklad je účetní), kdy musí být „vyprázdněny“ všechny účty a musí být znemožněno jejich vyplnění.

Pokud tvoříte nový účetní doklad, vždy si musíte vybrat jeho typ, odkud se automaticky do dokladu do záložky "Účtování a řádek DPH" přenese v závislosti na typu dokladu primární účet, příp. účet MD nebo DAL. Z předpisů zaúčtování se vyplní protiúčty a účty DPH. Samozřejmě pouze za předpokladu, že tyto účty a předpisy zaúčtování jsou v typu dokladu vyplněny. Všechny tyto účty můžete vždycky v dokladu ručně přepsat.
​

Současně se z typu dokladu přenese do dokladu do záložky "Specifikace dokladu" i středisko. Samozřejmě opět pouze za předpokladu, že toto středisko je v typu dokladu vyplněno. I toto středisko je možno v dokladu ručně přepsat
​

V pravé horní záložce můžete zadat firmu.
​

Každá firma může mít v samostatné záložce "Účtování" vyplněné středisko.
​

Pokud zde nadefinované středisko je jiné než středisko, které se přeneslo z typu dokladu do záložky "Specifikace dokladu", přepíše se podle tohoto nastavení firmy.

Každá firma může patřit do určité skupiny firem, kde můžete mít zadané tzv. primární účty pro vydané a pro přijaté faktury.
​

Pokud zde nadefinované účty jsou jiné než účty, které se přenesly z typu dokladu do záložky "Účtování a řádek DPH", přepíšou se podle tohoto nastavení skupiny firem.

To má výhodu pro případ, že odběratelé a dodavatelé jsou v účetnictví členěny na více analytických účtech, příp. ve více střediscích. Program tak automaticky správně účtuje.

V každém dokladu ve spodním panelu můžete přidat položky.
​

Do všech těchto položek do záložky "Účtování/Upřesnění" nebo "Hlavní" (záleží na typu položky) se automaticky přenáší účty i středisko dle popisu v předcházejících odstavcích.
​

Nyní nastává několik možností:

Pokud zde nadefinované účty jsou jiné než předvyplněné účty, přepíšou se podle tohoto nastavení účty v záložce "Účtování/Upřesnění".

To má výhodu pro případ, že jednotlivé zboží, materiál, výrobek i služba jsou v účetnictví členěny na více analytických účtech. Program tak automaticky správně účtuje.

Vhodným využitím nastavení účtování u typu dokladu, předpisu zaúčtování, skupin firem a skupin zboží docílíte automatizace a tím i správnosti účtování.
​
Podobně si můžete ušetřit práci i při střediskovém hospodaření.

Věnujte této vlastnosti programu proto maximální pozornost!!

Doklady vznikají ve všech modulech tak, jak je uvedeno v úvodní kapitole "Obecné vlastnosti dokladu".
Jejich základním shodným rysem je rozdělení na část "Hlavička", která se dále dělí na čtyři oddělené části se samostatnými záložkami:

a na část "Položky", což je spodní část s položkami.

Počet záložek je závislý na modulu a samozřejmě i na jednotlivých dokladech. Význam záložek se stejným názvem je ve všech modulech stejný.

Výhodou těchto částí je přehledné rozdělení dokladu podle údajů, které spolu úzce souvisí. Dále usnadní práci i obsluze, které pak stačí seznámit se se všeobecným ovládáním karty dokladu a pak se již snadno zorientuje ve všech ostatních dokladech.

je levá horní část "Hlavičky".

Zde jsou údaje, které se týkají převážně vlastního dokladu. Počet záložek se liší v závislosti na potřebě daného dokladu. Takže některé záložky na některých dokladech nenajdete. Zde je uvedena základní charakteristika tohoto panelu. Bližší informace pak najdete přímo u jednotlivých dokladů.

Záložka "Hlavní"

Tuto záložku obsahují všechny doklady. Obsahuje hlavní údaje. Vybíráte zde typ dokladu. Podle přidělené dokladové řady k tomuto typu se přidělí interní číslo, podle tohoto interního čísla se u vydaných faktur vygeneruje variabilní symbol. U přijatých faktur zde musíte vyplnit číslo došlé faktury (variabilní symbol přijaté faktury). Dalšími údaji je datum (vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění, splatnosti) a samozřejmě popis dokladu.

Záložka "Doplněk"

Obsahuje doplňující údaje – číslo smlouvy, objednávky, dodacího listu, údaje o formě úhrady, příp. o dopravě a způsobu vyskladnění.

Záložka "Platba na účet"/"Platba z účtu"

Tuto záložku obsahují vydané faktury, přijaté faktury, přijaté objednávky, ostatní závazky a ostatní pohledávky. Obsahuje údaje o vašem bankovním spojení – název účtu ze seznamu účtů, číslo účtu, kód banky, konstantní symbol, specifický symbol, příp. IBAN a BIC. Tyto údaje se generují automaticky, pokud je máte vyplněny ve vybraném typu dokladu.

Záložka "Poznámka"

Zde si můžete doplnit libovolnou poznámku, která se na doklad netiskne.

Záložka "Úvod"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur, vydaných nabídek, vydaných poptávek, vydaných objednávek a přijatých objednávek. Slouží pro zadání textu, který bude vytištěn před údaje "Označení dodávky".

Záložka "Závěr"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur, vydaných nabídek, vydaných poptávek, vydaných objednávek a přijatých objednávek. Slouží pro zadání textu, který bude vytištěn za položkami – před údaji "Rekapitulace DPH".

Záložka "Přílohy"

Údaje z této záložky se netisknou na doklad. Slouží pro vaši potřebu, pokud si potřebujete někam uložit libovolné přílohy (dokumentaci, záruční list, prohlášení o shodě apod.)

je pravá horní část "Hlavičky".

,

Zde jsou uvedeny údaje, které se týkají partnerské firmy. Počet záložek se liší v závislosti na potřebě daného dokladu. Takže některé záložky na některých dokladech nenajdete. Zde je uvedena základní charakteristika tohoto panelu. Bližší informace pak najdete přímo u jednotlivých dokladů.

Záložka "Odběratel"/"Dodavatel"/"Firma"

Obsahuje základní informace o firmě, pro kterou je doklad vystaven. Obsahuje zkratku firmy, název, adresu, IČO, DIČ.

Záložka "Poštovní adresa"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur. Je to adresa, na kterou má být doručena faktura. Tyto údaje se generují automaticky, pokud jsou vyplněny v seznamu firem.

Záložka "Určení"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur a u výdejky ze skladu. Je to místo určení nebo také provozovna, příp. místo dodávky zboží. Má význam v případě doručování zásilky na jiné místo než je poštovní adresa či adresa sídla.

Záložka "Účet dodavatele"/"Účet firmy"

Tato záložka je pouze u přijatých faktur, ostatních závazků a bankovních dokladů. Sem se přenáší bankovní spojení, pokud ho máte vyplněné v seznamu firem. Bankovní spojení je možné vyplnit ručně nebo po automatickém načtení změnit.

je levá dolní část "Hlavičky".

Slouží převážně pro účetní zpracování dokladu. Počet záložek se liší v závislosti na potřebě daného dokladu. Takže některé záložky na některých dokladech nenajdete. Zde je uvedena základní charakteristika tohoto panelu. Bližší informace pak najdete přímo u jednotlivých dokladů.

Záložka "Specifikace dokladu"

Obsahuje předpis zaúčtování a středisko – to jsou údaje, které se přenesly z typu dokladu, pokud jste si je tam předvyplnili. Samozřejmě si je zde můžete ručně vybrat. Zde si můžete vybrat zakázku, připojit štítky.

Záložka "Účtování a řádek DPH"

Tato záložka je u všech účetních dokladů, tj. dokladů, kde se předpokládá jejich zaúčtování. Obsahuje účty a ostatní údaje důležité pro účetnictví a evidenci DPH. Na základě vyplněného předpisu zaúčtování se sem přenesou účty MD, Dal i účty DPH. Pro evidenci DPH a následné automatické vyplnění tiskopisu Přiznání k DPH je nutné mít vyplněn i stát DPH a řádky DPH.

Záložka "Zodpovědná osoba"

Zodpovědná osoba – zde je automaticky uvedena osoba, která je přihlášená do programu, tj. ta která doklad pořizuje.

Kontaktní osoba – jméno kontaktní osoby obchodního partnera. Primárně se zobrazí osoba, která je uvedena v záložce "Kontakty" a má označeno Primární. Lze vybírat mezi kontaktními osobami obchodního partnera.

Pravý dolní panel naleznete v pravé dolní části "Hlavičky".

Slouží k uvedení finanční hodnoty. Počet záložek se liší v závislosti na potřebě daného dokladu, takže některé záložky na některých dokladech nenajdete. V této části nápovědy nabízíme základní charakteristiku panelu, bližší informace pak najdete přímo u jednotlivých dokladů.

Záložka "Kč"

Záložka obsahuje celkovou hodnotu dokladu v Kč, v rozdělení na základ, DPH a cenu včetně DPH, a to podle sazeb DPH. Tuto záložku lze vyplnit ve většině případech dvěma způsoby.

Záložka "Měna"

Pokud chcete vyplňovat doklad v cizí měně, vyberete v této záložce příslušnou měnu a vyplníte kurs, pokud ho nemáte zadaný v samostatném číselníku kurzy.
Další způsob vyplňování této záložky je zcela shodný jako vyplnění záložky "Kč".

Záložka "Způsob zaokrouhlení"

Toto jsou údaje, které se přenesly z typu dokladu, pokud jste si je tam předvyplnili. Toto zaokrouhlení se týká pouze položkového dokladu, tj. dokladu, který má položky ve spodním panelu. Můžete zde zaokrouhlení daného dokladu změnit.

Záložka "Sklad"

Tato záložka nahrazuje v tomto panelu předcházející záložky, a to v modulu "Zboží" pro skladové doklady. Obsahuje sumu hodnot ze skladových položek v Kč, příp. v měně – v tom případě je na dokladu uveden i použitý kurz.

je spodní část dokladu, označená "Položky". Pokud v tomto panelu položky vytvoříte, tak součet hodnot všech položek se přenese do "Hlavičky" dokladu, a to do panelu vpravo dole.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

S výjimkou skladových dokladů je na liště dvojtlačítko , které slouží k výběru druhu položek, které chcete do dokladu přidat (u skladových dokladů je pouze tlačítko ).
Pokud zvolíte jeho pravou část , zobrazí se okénko pro širší výběr položek.

Zde si můžete vybrat z několika možností tvorby položek.

Položka

Tuto volbu můžete spustit také přímo z lišty levou částí dvojtlačítka Přidat.

V obou případech pak máte možnost pořízení položky, ve které udáváte množství a cenu za množstevní jednotku. Pokud vyberete v této položce "Kód z ceníku", pak se bude jednat o skladovou položku. Pokud nebudete vybírat "Kód z ceníku", bude se jednat o obecnou – neskladovou položku.

Položka pro zaúčtování

Tuto položku použijete nejčastěji u přijatých faktur, pokladny a bankovních výpisů, a to pro rozúčtování dokladu.

Textový řádek

Je to řádek textu, který se vytiskne na doklad k položkám. Nevyžaduje vyplnění žádných dalších údajů.

Odpočet zálohy/ZDD

Tato položka slouží pro odpočet záloh nebo zálohových daňových dokladů

Hromadná fakturace výdejek/příjemek

Pomocí této volby můžete do vydané/přijaté faktury vybírat skladové položky ke hromadné fakturaci. Do vydané faktury se datum uskutečnění zdanitelného plnění nastaví podle data vystavení poslední vystavené výdejky .Podle zadaného odběratele/dodavatele na faktuře program nabídne všechny nevyfakturované doklady dané firmy.

Zaškrtnutím

v horní části, můžete označit všechny výdejky k fakturaci. Další způsob je, že je můžete vybírat i jednotlivě zaškrtnutím v jednotlivých řádkách. Následně se v řádce dokladu ve sloupci "Stav dokladu" vypíše údaj "Vyfakturován hromadně" a v seznamu skladových dokladů ve sloupci "Hromadná fakturace" se označí zaškrtávátkem.

Bezpoložkový doklad

Pokud nechcete pořizovat k dokladu položky výše uvedeným způsobem, pak máte možnost vyplnit hodnoty v Kč nebo v cizí měně přímo v "Hlavičce" dokladu v panelu vpravo dole. V závislosti na počtu vyplněných řádků (hodnot DPH) se automaticky vytvoří ve spodním panelu 1–3 položky, které nemůžete dál editovat.

Záložka "Hlavní"

Volba "Položka"

Tuto položku použijte, pokud potřebujete zadat množství a cenu za množstevní jednotku. Obsah dialogu se liší v závislosti na druhu dokladu, kde se dočtete podrobnější informace.

Pokud neznáte cenu za MJ, nemusíte ji v dokladech (s výjimkou výdejky) vyplňovat. Pokud vyplníte množství a enu celkem, program sám dopočte hodnotu do pole "Cena za MJ".

Volba "Položka pro zaúčtování"

Tato položka se nejčastěji používá pro rozúčtování dokladu. Vyplní se popis položky a vybere sazba DPH. Cenu lze vyplnit dvěma způsoby – DPH se dopočítává buď zdola (ze základu-přesně) nebo shora (z ceny včetně DPH-pomocí koeficientu). Je možno částky dle potřeby přepsat. Pokud v "Hlavičce" dokladu v panelu vpravo dole jste si vybrali cizí měnu, pak se zpřístupní pole v pravé části – měna.

Spodní část záložky je věnována účetnictví. Pokud není vyplněn předpis zaúčtování, můžete ho vyplnit, příp. upravit. To samé se týká účtů, řádku DPH, střediska a zakázky. Bližší informace o účtování položek se dočtete v samostatné kapitole "Účtování v položkách".

Ke každé položce si v této záložce můžete ještě vytvořit poznámku.

Volba "Textový řádek"

Zde máte možnost vyplnit pouze údaj v poli "Název"

Toto je záložka, která se vyplňuje pouze, pokud si zvolíte při výběru položek volbu "Položky", tj. tvorbu položek s množstvím a cenou za MJ.

Je věnována převážně účetnictví. Pokud není vyplněn předpis zaúčtování, můžete ho vyplnit, příp. upravit. To samé se týká účtů, řádku DPH, střediska a zakázky. Bližší informace o účtování položek se dočtete v samostatné kapitole "Účtování v položkách".

Pokud potřebujete u zboží evidovat šarži a expiraci, je nutno ji vyplnit při nákupu zboží zde v této záložce. Při prodeji ji pak zde již pouze vyberete.

Ke každé položce si v této záložce můžete ještě vytvořit poznámku.

Související: