V této kapitole jsou popsány obecné vlastnosti dokladu a jeho základní struktura. Tyto principy jsou společné pro všechny moduly systému ABRA Flexi.

Na horní liště formuláře dokladu se nachází řada tlačítek, jejichž význam je podrobně popsán v samostatné kapitole „Ovládání programu“.

Nové doklady pořizujete pomocí tlačítka Nový.

Každý doklad je rozdělen do:

📖 O jednotlivých panelech a jejich záložkách se více dozvíte v následujících kapitolách.

Prvotní doklady vznikají v každém modulu. Jejich struktura, takže i počet záložek a jejich obsah, musí odpovídat požadavkům jednotlivých dokladů, které jsou přesně popsány:

Při vytváření nového dokladu je nutné zvolit typ dokladu. Ten:

Typy dokladů v ABRA Flexi:

Pro snadnější orientaci je vyplňování jednotlivých typů dokladu rozděleno do jednotlivých záložek. Jejich složení může být různé, jejich obsah je v základních rysech shodný.

V úvodní záložce vyplňujete hodnoty, které se týkají daného modulu:

V některých typech dokladů si můžete nastavit tisk, případně automatický tisk dokladu ihned po jeho vystavení, respektive po jeho uložení. Stačí pouze vybrat:

Tato funkce je velmi praktická například při tisku vydaných faktur, pokud současně s fakturou potřebujete vytisknout i výdejku ze skladu.

V některých typech dokladů lze nastavit předvyplnění textů do polí:

Takto zadané texty se budou automaticky vkládat do nově vytvářených dokladů do odpovídajících polí.

V polích Popis a Poznámka si můžete ke každému typu dokladu uložit vlastní texty a poznámky, které vám usnadní práci při pořizování dokladů.

V této záložce je:

Označením jednoho typu jako primárního se automaticky zruší primární označení u jiného typu. Toto nastavení má význam zejména při úvodním nastavení modulů v nastavení firmy.

Při tvorbě nového účetního dokladu vždy vybíráte typ dokladu. Na jeho základě se automaticky:

Tyto hodnoty lze vždy ručně upravit.
​

Současně se z typu dokladu přenese do dokladu do záložky "Specifikace dokladu" i středisko. Samozřejmě opět pouze za předpokladu, že toto středisko je v typu dokladu vyplněno. I toto středisko je možno v dokladu ručně přepsat.

V pravé horní části dokladu vybíráte firmu.

Každá firma může mít:

Pokud se tyto hodnoty liší od údajů přenesených z typu dokladu, přepíší se podle nastavení firmy nebo skupiny firem.

V každém dokladu ve spodním panelu můžete přidat položky.
​

Do každé položky se automaticky přenáší účty i středisko.

Možnosti práce s položkami:

Pokud se účty liší od předvyplněných, automaticky se přepíšou.

Doklady vznikají ve všech modulech tak, jak už bylo popsáno výše.
Každý doklad je rozdělen na:

Toto členění zajišťuje přehlednost a jednotné ovládání napříč moduly.

Počet záložek je závislý na modulu a samozřejmě i na jednotlivých dokladech. Význam záložek se stejným názvem je ve všech modulech stejný.

Zde jsou údaje, které se týkají převážně vlastního dokladu. Počet záložek se liší v závislosti na potřebě daného dokladu. Takže některé záložky na některých dokladech nenajdete. Zde je uvedena základní charakteristika tohoto panelu. Bližší informace pak najdete přímo u jednotlivých dokladů.

📄 Záložka Hlavní

Obsahuje:

📎 Záložka Doplněk

Obsahuje doplňující údaje – číslo smlouvy, objednávky, dodacího listu, údaje o formě úhrady, příp. o dopravě a způsobu vyskladnění.

🏦 Záložka "Platba na účet"/"Platba z účtu"

Tuto záložku obsahují vydané faktury, přijaté faktury, přijaté objednávky, ostatní závazky a ostatní pohledávky. Obsahuje údaje o vašem bankovním spojení – název účtu ze seznamu účtů, číslo účtu, kód banky, konstantní symbol, specifický symbol, příp. IBAN a BIC. Tyto údaje se generují automaticky, pokud je máte vyplněny ve vybraném typu dokladu.

🗒️ Záložka "Poznámka"

Zde si můžete doplnit libovolnou poznámku, která se na doklad netiskne.

✍️ Záložka "Úvod"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur, vydaných nabídek, vydaných poptávek, vydaných objednávek a přijatých objednávek. Slouží pro zadání textu, který bude vytištěn před údaje "Označení dodávky".

✍️ Záložka "Závěr"

Tato záložka je pouze u vydaných faktur, vydaných nabídek, vydaných poptávek, vydaných objednávek a přijatých objednávek. Slouží pro zadání textu, který bude vytištěn za položkami – před údaji "Rekapitulace DPH".

📎 Záložka "Přílohy"

Údaje z této záložky se netisknou na doklad. Slouží pro vaši potřebu, pokud si potřebujete někam uložit libovolné přílohy (dokumentaci, záruční list, prohlášení o shodě apod.)

Obsahuje údaje o odběrateli, dodavateli, poštovní adrese, místu určení a bankovních účtech.

Obsahuje základní informace o firmě, pro kterou je doklad vystaven. Obsahuje zkratku firmy, název, adresu, IČO, DIČ.

Tato záložka je pouze u vydaných faktur. Je to adresa, na kterou má být doručena faktura. Tyto údaje se generují automaticky, pokud jsou vyplněny v seznamu firem.

Tato záložka je pouze u vydaných faktur a u výdejky ze skladu. Je to místo určení nebo také provozovna, příp. místo dodávky zboží. Má význam v případě doručování zásilky na jiné místo než je poštovní adresa či adresa sídla.

Tato záložka je pouze u přijatých faktur, ostatních závazků a bankovních dokladů. Sem se přenáší bankovní spojení, pokud ho máte vyplněné v seznamu firem. Bankovní spojení je možné vyplnit ručně nebo po automatickém načtení změnit.

Slouží převážně pro účetní zpracování dokladu.

Obsahuje předpis zaúčtování a středisko – to jsou údaje, které se přenesly z typu dokladu, pokud jste si je tam předvyplnili. Samozřejmě si je zde můžete ručně vybrat. Zde si můžete vybrat zakázku, připojit štítky.

Tato záložka je u všech účetních dokladů, tj. dokladů, kde se předpokládá jejich zaúčtování. Obsahuje účty a ostatní údaje důležité pro účetnictví a evidenci DPH. Na základě vyplněného předpisu zaúčtování se sem přenesou účty MD, Dal i účty DPH. Pro evidenci DPH a následné automatické vyplnění tiskopisu Přiznání k DPH je nutné mít vyplněn i stát DPH a řádky DPH.

Záložka obsahuje celkovou hodnotu dokladu v Kč, v rozdělení na základ, DPH a cenu včetně DPH, a to podle sazeb DPH.

Pokud chcete vyplňovat doklad v cizí měně, vyberete v této záložce příslušnou měnu a vyplníte kurz, pokud ho nemáte zadaný v samostatném číselníku kurzy.
​

Toto jsou údaje, které se přenesly z typu dokladu, pokud jste si je tam předvyplnili. Toto zaokrouhlení se týká pouze položkového dokladu, tj. dokladu, který má položky ve spodním panelu. Můžete zde zaokrouhlení daného dokladu změnit.

Tato záložka nahrazuje v tomto panelu předcházející záložky, a to v modulu "Zboží" pro skladové doklady. Obsahuje sumu hodnot ze skladových položek v Kč, příp. v měně – v tom případě je na dokladu uveden i použitý kurz.

Zde přidáváte:

S výjimkou skladových dokladů je na liště dvojtlačítko , které slouží k výběru druhu položek, které chcete do dokladu přidat (u skladových dokladů je pouze tlačítko ).
Pokud zvolíte jeho pravou část , zobrazí se okénko pro širší výběr položek.

Zde si můžete vybrat z několika možností tvorby položek.

Tuto volbu můžete spustit také přímo z lišty levou částí dvojtlačítka Přidat.

V obou případech pak máte možnost pořízení položky, ve které udáváte množství a cenu za množstevní jednotku. Pokud vyberete v této položce "Kód z ceníku", pak se bude jednat o skladovou položku. Pokud nebudete vybírat "Kód z ceníku", bude se jednat o obecnou – neskladovou položku.

Tuto položku použijete nejčastěji u přijatých faktur, pokladny a bankovních výpisů, a to pro rozúčtování dokladu.

Je to řádek textu, který se vytiskne na doklad k položkám. Nevyžaduje vyplnění žádných dalších údajů.

Tato položka slouží pro odpočet záloh nebo zálohových daňových dokladů

Pomocí této volby můžete do vydané/přijaté faktury vybírat skladové položky ke hromadné fakturaci. Do vydané faktury se datum uskutečnění zdanitelného plnění nastaví podle data vystavení poslední vystavené výdejky .Podle zadaného odběratele/dodavatele na faktuře program nabídne všechny nevyfakturované doklady dané firmy.

Zaškrtnutím v horní části, můžete označit všechny výdejky k fakturaci. Další způsob je, že je můžete vybírat i jednotlivě zaškrtnutím v jednotlivých řádkách. Následně se v řádce dokladu ve sloupci "Stav dokladu" vypíše údaj "Vyfakturován hromadně" a v seznamu skladových dokladů ve sloupci "Hromadná fakturace" se označí zaškrtávátkem.

Pokud nechcete pořizovat k dokladu položky výše uvedeným způsobem, pak máte možnost vyplnit hodnoty v Kč nebo v cizí měně přímo v "Hlavičce" dokladu v panelu vpravo dole. V závislosti na počtu vyplněných řádků (hodnot DPH) se automaticky vytvoří ve spodním panelu 1–3 položky, které nemůžete dál editovat.

Toto je záložka, kterou vždy budete vyplňovat, pokud se rozhodnete u dokladu vytvořit položky. Její obsah se liší v závislosti na vybranému druhu položky.

Tuto položku použijte v případě, že potřebujete zadat množství a cenu za měrnou jednotku. Obsah dialogu se může lišit podle druhu dokladu; podrobnější informace k jednotlivým variantám jsou vždy uvedeny přímo u konkrétního typu dokladu.

Pokud zvolíte možnost „Kód z ceníku“, jedná se o skladovou položku a o pohybu zboží se provede záznam na skladové kartě. Na základě vybraného kódu se automaticky vyplní označení položky, název, měrná jednotka (MJ), stav skladu v MJ a také pole „Sklad“. Nachází-li se vybrané zboží na více skladech, pole Sklad zůstane prázdné, aby bylo nutné ručně určit, kterého skladu se daný požadavek týká. Následně zadáte množství a cenu za MJ; tato cena se přednastavuje podle příslušných hodnot uvedených v ceníku. Podrobnější informace o použitých cenách jsou popsány u jednotlivých dokladů. Dále zvolíte typ ceny a odpovídající sazbu DPH. Na základě těchto údajů se celková cena automaticky vypočte.

Má-li uživatel odpovídající oprávnění, zobrazí se u prodejních dokladů také pole „Nákupní cena“, ve kterém je uvedena skutečná nákupní cena (tj. průměrná nebo podle metody FIFO). Uživatel tak má okamžitý přehled o tom, za jakou cenu bylo zboží pořízeno. Program tuto hodnotu porovnává s prodejní cenou a upozorní v případě, že je zboží prodáváno za nižší cenu, než je zde uvedena.

Pokud neznáte cenu za MJ, nemusíte ji v dokladech (s výjimkou výdejky) vyplňovat. Pokud vyplníte množství a enu celkem, program sám dopočte hodnotu do pole "Cena za MJ".

Tato položka se nejčastěji používá pro rozúčtování dokladu. Vyplní se popis položky a vybere sazba DPH. Cenu lze vyplnit dvěma způsoby – DPH se dopočítává buď zdola (ze základu-přesně) nebo shora (z ceny včetně DPH-pomocí koeficientu). Je možno částky dle potřeby přepsat. Pokud v "Hlavičce" dokladu v panelu vpravo dole jste si vybrali cizí měnu, pak se zpřístupní pole v pravé části – měna.

Spodní část záložky je věnována účetnictví. Pokud není vyplněn předpis zaúčtování, můžete ho vyplnit, příp. upravit. To samé se týká účtů, řádku DPH, střediska a zakázky. Bližší informace o účtování položek se dočtete v samostatné kapitole "Účtování v položkách".

Ke každé položce si v této záložce můžete ještě vytvořit poznámku.

Zde máte možnost vyplnit pouze údaj v poli "Název"

Toto je záložka, která se vyplňuje pouze, pokud si zvolíte při výběru položek volbu "Položky", tj. tvorbu položek s množstvím a cenou za MJ.

Je věnována převážně účetnictví. Pokud není vyplněn předpis zaúčtování, můžete ho vyplnit, příp. upravit. To samé se týká účtů, řádku DPH, střediska a zakázky. Bližší informace o účtování položek se dočtete v samostatné kapitole "Účtování v položkách".

Pokud potřebujete u zboží evidovat šarži a expiraci, je nutno ji vyplnit při nákupu zboží zde v této záložce. Při prodeji ji pak zde již pouze vyberete.

Ke každé položce si v této záložce můžete ještě vytvořit poznámku.