Poskytujete služby? Či už ide o IT a vývoj softvéru, poradenstvo a profesijné služby, marketingovú alebo kreatívnu agentúru, servisné a technické služby, alebo služby pre jednotlivcov a domácnosti – tento návod je pre vás.

Nasledujúci text nie je detailným manuálom ku každému tlačidlu. Je to mapa: čo je potrebné v ABRA Flexi nastaviť, v akom poradí a prečo, aby ste mohli fakturovať, vedieť, koľko na jednotlivých zákazkách zarábate, a bez stresu odovzdať výkazy. Pri každej oblasti odkazujeme na podrobný návod.

Všetko ukazujeme vo webovom rozhraní (WUI). Ak ste vo Flexi prvýkrát, odporúčame začať článkom Základná orientácia v ABRA Flexi - WUI.

Nastavenie Flexi pre dve rôzne servisné firmy môže vyzerať úplne inak. Než začnete čokoľvek klikať, odpovedzte si na týchto päť otázok – podľa odpovedí sa odvíja prakticky celý zvyšok návodu.

Bez ohľadu na to, aké služby poskytujete, začína všetko rovnako – nastavením firmy a základných číselníkov. Je to možno najnudnejšia, ale zároveň možno najdôležitejšia časť: chyba tu sa v budúcnosti prejaví na každom doklade.

Všetko potrebné nájdete v nastavení firmy. Okrem adresy, IČO a DIČ tu určujete správanie celej aplikácie.

Pre poskytovateľov služieb sú kľúčové najmä tieto časti:

Kľúčová otázka: kto všetko bude vo Flexi pracovať? U poskytovateľov služieb je typická kombinácia majiteľ, projektový manažér alebo konzultant a externá účtovníčka – a každý z nich potrebuje vidieť niečo iné.

Používateľov zakladáte podľa návodu Používatelia vo firme - WUI. Odporúčame zapnúť dvojfaktorovú autentizáciu, obzvlášť ak do Flexi púšťate externistov. Koľko používateľov môžete mať, zistíte v licencii a predplatnom - nájdete tam aj ďalšie informácie o licencii, alebo napríklad možnosť pridať si ďalších používateľov.

Dokladová rada určuje číslovanie vašich faktúr, typ dokladu je vopred pripravená šablóna (zaúčtovanie, text, splatnosť, alebo napríklad bankové účty či ďalšie prepojené typy dokladov). Práve typy dokladov sú tým, čo pri službách najviac zrýchli každodennú prácu.

Pri službách sa bežne oplatí pripraviť si typ dokladu napr. pre:

Postup nájdete v návodoch Pridanie dokladovej rady a Typy dokladov. Pre jednorazovo sa opakujúci doklad sa hodí aj jednoduchá kópia dokladu.

Bez bankového účtu nemá faktúra kam napísať, kam vám má zákazník poslať peniaze. Účet založíte podľa návodu Založenie bankového účtu, pokladňu podľa Nastavenie novej pokladne a vytvorenie pokladničného dokladu.

Ak nechcete výpisy nahrávať ručne, zvážte hneď na začiatku automatické online napojenie banky. Vo firme, ktorá vydá pár desiatok faktúr mesačne, ušetrí táto jedna vec najviac času z celého návodu.

Ak nezakladáte firmu na zelenej lúke, čaká vás prevod dát a zadanie počiatočných stavov. Postup popisujú články Migrácia dát z iného systému do ABRA Flexi, pri migrácii účtovníctva potom Nastavenie počiatočných stavov pri začatí práce v ABRA Flexi.

Než začnete hromadne importovať, urobte si po dokončení nastavenia a založení číselníkov zálohu firmy. Vrátiť sa o hodinu späť je vždy lepšie ako opravovať tisíc riadkov.

V službách je zákazník často dlhodobý partner, nie nutne anonymný nákup. Adresár preto nie je len zoznam adries na fakturáciu – nadväzujú naň ceny, splatnosti aj história komunikácie.

Firmy zakladáte podľa návodu Adresár firiem, jednotlivé kontaktné osoby vo firme potom ako kontakty. Údaje sa doťahujú z verejných registrov, takže zvyčajne stačí zadať IČO.

Čo sa v službách oplatí využiť:

V službách je „produktom“ vaša práca. Aj tak platí, že sa oplatí mať cenník – bez neho sa každá faktúra píše znova ručne a nemáte z čoho robiť analýzy.

Cenník nájdete v ponuke Tovar – Cenník, postup zakladania karty popisuje návod Cenník. Kľúčová pre vás bude pravdepodobne skupina tovaru a služieb a to, že je položka neskladová – služba nie je skladový tovar a nemá evidovať skladovú zásobu.

Druhá vec, na ktorej záleží, je merná jednotka. V službách sa najčastejšie používa hod, deň, mesiac (pri paušáloch), km (pri výjazdoch) alebo ks (pri pevne ocenenom úkone). Jednotka sa prepisuje na faktúru aj do analýz, takže sa oplatí ju nastaviť rozumne hneď. Rad merných jednotiek nie je vo Flexi v predvolenom stave – vytvorte si podľa potreby a nezabudnite okrem kódu vyplniť aj tzv. kód pre tlače.

Máte cenník v Exceli? Nahrajte ho podľa návodu Importy z Excelu - Cenník. Ak si s importom neviete rady alebo na to nemáte čas, radi vám dáta naimportujeme – napíšte na podporaflexi@abra.eu alebo do online chatu priamo v aplikácii.

ABRA Flexi má na túto situáciu mnoho funkcií. Prehľad možností dáva Cenotvorba - Rozcestník, konkrétne vás budú zaujímať:

Túto sekciu v službách nepreskakujte. Je to jediný rozdiel medzi „viem, že som vlani zarobil“ a „viem, že projekt u klienta X bol v strate, pretože sme na ňom strávili dvakrát viac hodín, než sme oceňovali“.

ABRA Flexi ponúka tri analytické dimenzie, ktoré je možné ľubovoľne kombinovať. Dopĺňate ich na doklady (napr. faktúry vydané aj prijaté alebo interné doklady) a podľa nich potom výsledky filtrujete.

Postup popisuje návod Zákazky. Pri zákazke vypĺňate Názov a Skratku, Firmu (klienta), Typ zákazky a Stav zákazky – oba číselníky si môžete definovať po svojom, takže si stavy nastavte podľa toho, ako u vás projekt reálne postupuje (napríklad dopyt, v realizácii, na fakturáciu, uzavreté).

Vyplniť môžete aj Rozsah zákazky, Predpokladané náklady a Predpokladaný zisk. Tieto údaje nemajú nadväznosť na doklady – slúžia ako plán, s ktorým následne porovnávate skutočnosť. Práve to môže byť v službách najcennejšia informácia.

Ak zákazky vediete v inom nástroji, môžete ich hromadne nahrať podľa návodu Importy z Excelu - Zákazky.

Strediská zakladáte podľa návodu Strediská, činnosti podľa Činnosti. Oboje je len číselník – hodnotu potom vyberáte na doklade.

Zákazku dopĺňate priamo na doklad. Výhoda je, že sa prenáša v rámci nadväzujúcich dokladov – ak teda zákazku vyplníte už na ponuke alebo objednávke, prepíše sa napr. ďalej až na finálnu faktúru.

Primárnym výstupom je tlačová zostava analýza zákazky – uvidíte v nej náklady, výnosy a výsledok. K dispozícii je v ponuke tlačových zostáv pod príslušnou zákazkou.

Celý cyklus od zadania zákazky cez zaúčtovanie až po vyhodnotenie popisuje na modelovom príklade článok Zadanie zákazky, účtovné spracovanie a následné vyhodnotenie.

Najväčšou nákladovou položkou v službách môžu byť ľudia. Ako rozpustiť osobné náklady na jednotlivé zákazky – percentom alebo v hodinách – popisuje článok Mzdy pri jednotlivých zákazkách (dostupné iba v desktopovej aplikácii). Tento návod berte do úvahy však iba vtedy, ak v ABRA Flexi spracovávate mzdovú agendu.

Teraz to hlavné – ako dostať odvedenú prácu na faktúru. Popíšeme tri scenáre, ktoré pokryjú prakticky každú servisnú firmu: fakturáciu na základe odvedenej práce, zálohovú fakturáciu a pravidelné paušály.

Ak u vás objednávke služby predchádza ponuka, môžete celý proces viesť vo Flexi a doklady na seba nadväzovať. Slúžia na to prijaté dopyty, vydané ponuky a prijaté objednávky. Ako sa doklady medzi sebou preklápajú, ukazuje článok pre tzv. Obchodný kolobeh.

Hlavný prínos: ponuku nemusíte prepisovať do faktúry a zákazka aj dohodnuté ceny putujú s dokladom ďalej. Ak ponuky posielate mimo ABRA Flexi, túto časť pokojne vynechajte a vytvárajte až objednávku alebo faktúru.

Kompletnú referenciu k agende nájdete v článku Vydané faktúry, vystavenie prvej faktúry krok za krokom ukazuje videonávod.

V praxi je postup vždy rovnaký:

Fakturujete veľké množstvo podobných dokladov z tabuľky odpracovaných hodín? Pozrite si import vydaných faktúr vrátane položiek z Excelu.

Pri väčších projektoch alebo pri nových klientoch je bežné fakturovať zálohu vopred. Celý reťazec zálohová faktúra – daňový doklad k zálohe – konečná faktúra popisuje článok Zálohová faktúra, ZDD a konečná faktúra, samotný odpočet potom Tvorba faktúry zo zálohy / Odpočet zálohy.

Fakturujete každý mesiac to isté – servisnú podporu, správu serverov, licencie a pod.? Potom nepíšte faktúry ručne. V ABRA Flexi sa pravidelná fakturácia rieši cez odberateľské zmluvy, z ktorých sa faktúry generujú.

Začnite návodom Odberateľské zmluvy, koncept vysvetľuje Evidencia zmlúv. Na zmluve vyplníte partnera, číslo zmluvy, variabilný symbol, dátumy a položky (názov, množstvo, cena za mernú jednotku, sadzba DPH a zaúčtovanie).

Periodicitu neurčuje samotná zmluva, ale jej typ. V type zmluvy nastavujete:

Praktické scenáre nájdete v seriáli Odberateľské zmluvy v praxi: Úvod, Mesačná fakturácia a Kvartálna fakturácia. Paušály v eurách rieši článok Odberateľské a dodávateľské zmluvy v cudzej mene.

Vyfakturovali ste viac, než malo byť? Použite dobropis. Naopak potrebujete dofakturovať? Slúži na to ťarchopis. Vystavenú faktúru nikdy neopravujte prepísaním – u platiteľa DPH by sa rozišli výkazy.

Tlač a export dokladov popisuje článok Tlače. V ABRA Flexi máme k dispozícii aj tzv. konfigurovateľnú tlačovú zostavu – môžete si tak sami zvoliť, čo bude jej súčasťou. Aby sa dali faktúry odosielať e-mailom priamo z Flexi, nastavte si SMTP server.

Pre IT firmy, konzultantov aj agentúry je fakturácia do zahraničia úplne bežná – a je to zároveň miesto, kde najčastejšie vznikajú chyby vo výkazoch.

Najčastejší prípad: fakturujete službu firme z iného členského štátu, ktorá má platné DIČ, a daň odvádza príjemca. Postup vo Flexi popisuje Reverse charge - Faktúry vydané, súhrnne potom Reverse Charge a Reverse charge v rámci EÚ.

Prakticky ide o tri veci: mať u odberateľa v adresári správny štát a DIČ, použiť na faktúre zodpovedajúci typ dokladu so správnymi riadkami DPH, a nezabudnúť na súhrnné hlásenie, ktoré sa pri týchto plneniach podáva.

Fakturujete klientovi vo Švajčiarsku, USA alebo Veľkej Británii? Nastavenie popisuje článok Reverse charge mimo EÚ. Do súhrnného hlásenia tieto plnenia nevstupujú.

Ak predávate digitálne služby, predplatné alebo online kurzy nepodnikateľom v iných štátoch EÚ, môže sa vás týkať režim One Stop Shop. Nastavenie popisuje Nastavenie One stop Shop, podanie výkazu potom Priznanie k OSS (dostupné zatiaľ iba v desktopovej aplikácii).

Ak poskytujete stavebné alebo montážne práce inému platiteľovi v ČR, riešite režim podľa §92a. Postup nájdete v článku Prenesená daňová povinnosť.

Meny nastavíte podľa článku Meny, pričom v predvolenom stave máte v ABRA Flexi aktívne automatické sťahovanie kurzov. Častú situáciu, keď je faktúra v eurách a platba príde v korunách, rieši návod Párovanie dokladu v cudzej mene s úhradou v tuzemskej mene.

V službách nemáte sklad, ktorý by viazal peniaze – vaším hlavným prevádzkovým rizikom sú neplatiaci klienti. Preto sa oplatí nastaviť si hlídanie pohľadávok skôr než čokoľvek iné z funkcií „nice to have“.

Nahrávanie výpisov a párovanie s dokladmi popisuje článok Načítanie bankových výpisov a párovanie pohybov s dokladmi, hromadné operácie potom Párovanie platieb a hromadné párovanie. Najpohodlnejšie je nechať výpisy sťahovať automaticky cez online napojenie banky.

Prehľad, kto vám dlhuje a ako dlho, dáva saldo. Upomínanie po splatnosti rieši Upomienky; ak chcete upomienky rozposielať automaticky vo viacerých úrovniach, pozrite sa na doplnok Aplikácia Upomienky.

Ak máte v zmluve úrok z omeškania, využite tvorbu penalizačných faktúr. Ak je klient zároveň vaším dodávateľom, hodia sa zápočty.

Aby vyhodnotenie zákaziek malo zmysel, musia do Flexi okrem vydaných faktúr pribúdať aj náklady. U poskytovateľov služieb ide typicky o subdodávky, softvér, nájom, dopravu a mzdy.

Evidenciu popisuje článok Prijaté faktúry, ich úhradu potom Úhrada prijatej faktúry/záväzku. Pri nákladoch, ktoré patria ku konkrétnemu projektu (subdodávateľ, licencia pre klienta), nezabudnite vyplniť zákazku – inak vám v analýze budú chýbať.

Platíte cloudové služby, reklamu alebo subdodávky zo zahraničia? Potom riešite reverse charge aj na strane nákladov, teda takzvané samovymeriavanie. Postup popisuje Reverse charge - Faktúry prijaté.

Hotovostné výdavky evidujete v pokladni. Pre účtovné operácie bez väzby na partnera slúžia interné doklady, pre pohľadávky a záväzky mimo fakturácie potom ostatné pohľadávky a ostatné záväzky.

Notebooky, vozový park alebo vybavenie prevádzky patria do evidencie majetku – prevedie vás ňou Sprievodca evidenciou majetku. Ročné licencie a predplatné, ktoré sa týkajú viacerých období, sa riešia časovým rozlíšením.

Mzdovou agendou vás prevedie videotutoriál Mzdy v aplikácii ABRA Flexi, zavedenie zamestnanca popisuje Personalistika.

Ak ste platiteľ DPH, čaká vás každý mesiac alebo kvartál rovnaký rituál. Prevedie vás ním Sprievodca priznaním k DPH a kontrolným hlásením.

Pred podaním odporúčame vždy túto kontrolu:

Dáta do ABRA Flexi dostávate preto, aby ste sa z nich niečo dozvedeli. Nasledujúce výstupy si nastavte hneď – nie až na konci roka.

Na nástenku si dajte to, čo potrebujete vidieť denne – typicky neuhradené faktúry a stav na účtoch. Pomenované filtre, uložené stĺpce a agregačné panely v zoznamoch dokladov popisuje článok Práca s novými Pohľadmi. Práve agregácia v zozname faktúr je najrýchlejšia cesta k odpovedi „koľko sme tento rok vyfakturovali na tejto zákazke“.

Rozcestník všetkých výstupov nájdete v článku Rozcestník pre Účtovné výstupy, prehľad pre vedenie potom vo videonávode Manažérske výstupy.

Ktoré služby vám zarábajú najviac, zistíte v Analýze predaja. Ak potrebujete výstup, ktorý v aplikácii nie je, možno si pripraviť používateľský dotaz a jeho výsledok napr. zobraziť ako graf.

Až budete mať prevádzku zabehnutú, príde otázka, čo ďalej ušetriť. ABRA Flexi má REST API, takže si môžete napojiť vlastné nástroje – typicky evidenciu odpracovaného času, projektový nástroj, helpdesk alebo dochádzkový systém.

Nechcete vyvíjať? Pozrite sa na prehľad doplnkov alebo na doplnky na našom webe. Najčastejšie automatizovanou úlohou u poskytovateľov služieb je generovanie faktúr zo zmlúv cez API alebo automatické odosielanie faktúr e-mailom.

Nie. Skladové hospodárstvo, rezervácie ani oceňovanie zásob nemusíte riešiť. Cenník ale odporúčame založiť aj tak – nadväzuje naň cenotvorba aj analýzy.

Samostatný modul na vykazovanie času v ABRA Flexi nie je. Hodiny sa do ABRA Flexi dostávajú dvoma cestami: ako množstvo na položke faktúry (s mernou jednotkou hodina) a ako osobný náklad rozpustený na zákazky cez mzdy – pozri Mzdy pri jednotlivých zákazkách. Ak vykazovanie času potrebujete detailne, vedie sa zvyčajne v externom nástroji a do ABRA Flexi sa prenáša cez API.

V Účtovnej analýze zákazky. Podmienkou je, že máte na dokladoch vyplnenú zákazku a doklady sú zaúčtované na nákladové a výnosové účty.

Cez odberateľské zmluvy. Generovanie faktúr je potrebné spustiť, samo sa nespustí.

Áno. Nastavte si meny a sťahovanie kurzov. V cudzej mene možno viesť aj zmluvy a paušály.

Nechcem to nastavovať sám. Môžete mi pomôcť?

Áno. Všetko nastavenie možno urobiť spolu s naším konzultantom – konzultáciu na ľubovoľnú tému si dohodnete na našom webe.