Typy dokladov sú účinným pomocníkom pri práci s ktoroukoľvek dokladovou agendou.
Či už ide o faktúry, objednávky, alebo napríklad pokladničné doklady, každá z týchto agend disponuje typmi dokladov a možnosťami ich nastavenia.
Čo je to typ dokladu?
Typ dokladu môžeme považovať za šablónu pre jednotlivo vystavované doklady – obsahuje celý rad údajov, ktoré sa po doplnení typu dokladu do zvoleného dokladu prenesú.
Okrem toho môže poslúžiť ako dobrý pomocník pri filtrácii – jednoducho si vďaka typom dokladov rozdelíte príslušné agendy a následná filtrácia bude v mnohých oblastiach jednoduchšia.
Ak si vezmeme ako príklad vydané faktúry, typy dokladov sú tu v predvolenom stave nasledovné:
Faktúra – daňový doklad
Záloha – nie je daňový doklad
ZDD – zálohový daňový doklad
Dobropis – opravný daňový doklad
Z logiky predvolených typov dokladov vo vydaných a prijatých faktúrach môžeme vidieť základné rozdelenie príslušnej agendy.
Typy dokladov sú však používateľsky definovateľným číselníkom, teda jeho naplnenie je úplne vo Vašej réžii.
Okrem iného je možné zmeniť aj dokladovú radu faktúry, jednotlivé typy dokladov tak môžu mať odlišnú podobu interného čísla.
Ak sa držíme ukážky na vydaných faktúrach, môžete si jednoducho založiť ďalšie typy dokladov podľa rôznych kritérií, napríklad:
Faktúra EET (faktúra odosielaná do EET; využiteľné v momente, keď nemajú byť do EET odosielané všetky doklady)
Faktúra HOTOVO (typy dokladov je možné rozdeľovať aj podľa foriem úhrady; hotovosť len pre ukážku)
Faktúra EUR (pomocou typov dokladov môžete preddefinovať meny; cudzomenovým dokladom je teda možné prednastaviť menu a príslušné predkontácie)
Faktúra PREDAJ TOVARU (súčasťou typu dokladu je aj predpis zaúčtovania; v prípade potreby je možné takto vytvoriť ľubovoľný počet typov dokladov so zodpovedajúcim zaúčtovaním)
Miera využitia je samozrejme podstatne širšieho rozsahu, vyššie uvedené príklady sú len pre ukážku a lepšie pochopenie.
Ako typ dokladu používať?
Už vyššie bolo uvedené, že typ dokladu môžeme považovať za akúsi šablónu pre jednotlivé vytvárane doklady.
Ak sa teda opäť prepneme do typov vydaných faktúr;
a otvoríme si konkrétny typ faktúry;
uvidíme celý rad údajov, ktoré je možné v type faktúry predvyplniť. Všetky tieto údaje sú potom samozrejme doplnené do konkrétnych vytvorených dokladov (v tomto prípade vydaných faktúr).
Ak sa typ dokladu v drvivej väčšine podobá niektorému z už existujúcich, najjednoduchším riešením pre vytvorenie nového je vytvoriť kópiu už existujúceho typu dokladu. V opačnom prípade môžete vytvoriť typ dokladu pomocou tlačidla Nový.
V našom prípade len vytvoríme kópiu štandardnej faktúry a premenujeme ju na faktúru OSS.
Okrem iného je možné zmeniť aj dokladovú radu faktúry, jednotlivé typy dokladov tak môžu mať odlišnú podobu interného čísla.
Po zadaní potrebných údajov môžeme typ dokladu uložiť a použiť ho pri vytváraní konkrétnych dokladov.
Vytvoríme teda novú faktúru a doplníme do nej novo vytvorený typ.
OSS faktúra je len ukážkou použitia typov dokladov. Ako bolo uvedené vyššie, miera využitia je oveľa širšieho rozsahu.
Rozdelenie agend je úplne ľubovoľné a vo Vašej réžii. Dôležité je vedieť, že typy dokladov sú k dispozícii nad každou dokladovou agendou a že typ dokladu je šablónou pre konkrétne vystavované doklady.
K dispozícii je tiež všeobecná dokumentácia s popisom polí jednotlivých typov dokladov, odkazy sú k dispozícii nižšie.