V tomto článku nájdete návod, ako pripraviť importný súbor z Excelu pre prijaté faktúry, ktorý je možné nahrať do webového prostredia ABRA Flexi.
Oproti desktopovej aplikácii ponúka import vo webovom rozhraní niekoľko výhod:
v jednom súbore je možné importovať doklady aj ich položky,
je možné hromadne zakladať nové faktúry aj meniť existujúce záznamy,
celý proces je rýchlejší a prehľadnejší.
Odporúčame najprv si prejsť všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní, kde nájdete základné podmienky a formáty.
__________________________________________________________________
Import prijatých faktúr
Po výbere možnosti „Importovať z Excelu“ je potrebné zvoliť správny typ importu:
Základný import – faktúry bez položiek,
Rozšírený import – faktúry vrátane položiek.
Flexi následne vytvorí prehľad, kde:
vľavo uvidíte názvy stĺpcov z Excelu,
vpravo zodpovedajúce polia vo Flexi.
Ak niektorý stĺpec chýba, môžete ho doplniť cez Pokročilé možnosti.
Povinné a odporúčané stĺpce pre prijaté faktúry
Pri importe prijatých faktúr je potrebné/užitočné vyplniť najmä tieto stĺpce:
Interné číslo – povinné pole (jedinečné číslo faktúry).
Typ faktúry – kód/skratka typu faktúry. Povinné pole.
Názov firmy – názov alebo skratka firmy/osoby.
Číslo došlé - povinné pole.
Dátum prijatia – vo formáte
DD.MM.YYYY. Povinné pole.Dátum splatnosti – vo formáte
DD.MM.YYYY.Dni po splatnosti – nie je potrebné vyplňovať, Flexi dopočíta automaticky.
Zaplatené – uvádza sa v percentách.
Suma celkom – celková hodnota faktúry.
DPH celkom – suma DPH.
Stredisko – skratka strediska.
Vo webovom rozhraní je možné doplniť aj ďalšie stĺpce – ich nastavenie je dostupné v pravom dolnom rohu.
Najjednoduchší spôsob, ako zistiť správny formát polí, je využiť Export do Excelu vo formáte pre import, prípadne môžete využiť properties.
Import prijatých faktúr vrátane položiek (praktická ukážka)
Pre import faktúr vrátane položiek postupujte takto:
Zvoľte Rozšírený import.
Pripravte Excel súbor v správnom formáte (vzor je k dispozícii na stiahnutie).
Ak chcete zmeniť už existujúcu faktúru, pridajte do súboru aj stĺpec ID.
Postup importu:
Najprv prebehne skúška importu, ktorá overí správnosť údajov.
Ak je všetko v poriadku, spustite import kliknutím na „Importovať“ (vpravo dole).
Po dokončení sa zobrazí potvrdenie o úspešnosti importu.
Tip pre bezpoložkové faktúry:
Ak importujete faktúru bez položiek, pridajte do Excelu:
stĺpec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.