V tomto článku nájdete návod, ako vytvoriť importný súbor z Excelu pre ostatné pohľadávky, ktorý je možné nahrať do webového prostredia ABRA Flexi.
Oproti desktopovej aplikácii prináša import vo webovom prostredí niekoľko výhod:
v jednom súbore môžete importovať doklady aj ich položky,
proces je rýchlejší a prehľadnejší,
úpravy formátu prebiehajú priamo počas importu.
Skôr než začnete, odporúčame najprv prejsť si všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní, kde nájdete všeobecné podmienky a vysvetlenie práce so základnými importmi.
Nižšie si ukážeme, ako pripraviť súbor na import ostatných pohľadávok vrátane položiek dokladu.
__________________________________________________________________
Import ostatných pohľadávok
Po zvolení možnosti „Importovať z Excelu“ je potrebné zvoliť správny typ súboru:
Základný import – faktúry bez položiek,
Rozšírený import – faktúry aj ich položky.
Flexi následne zobrazí prehľad, kde:
v ľavom stĺpci sú názvy stĺpcov z Excelu,
v pravom stĺpci zodpovedajúce polia vo Flexi.
Skontrolujte správnosť spárovania stĺpcov a prípadne doplňte chýbajúce údaje cez Pokročilé možnosti.
Povinné a odporúčané stĺpce pre ostatné pohľadávky
Nižšie sú uvedené štandardné stĺpce pre import ostatných pohľadávok:
Interné číslo – povinné pole (unikátny identifikátor dokladu).
Názov firmy – skratka alebo celý názov firmy/osoby.
Dátum vystavenia – vo formáte
DD.MM.YYYY.Dátum splatnosti – vo formáte
DD.MM.YYYY.Dni po splatnosti – nie je potrebné vypĺňať, Flexi dopočíta automaticky.
Suma celkom – celková hodnota faktúry.
DPH celkom – suma DPH.
Stredisko – skratka strediska.
Vo webovom rozhraní je možné pridať aj ďalšie stĺpce – ich nastavenie nájdete v pravom dolnom rohu okna.
Najjednoduchší spôsob, ako zistiť správny formát polí, je použiť Export do Excelu vo formáte vhodnom pre import, prípadne môžete využiť properties.
Import pohľadávok vrátane položiek (praktická ukážka)
Ak chcete importovať doklady vrátane položiek:
Zvoľte Rozšírený import.
Pripravte Excel súbor v správnom formáte (Flexi rozlišuje, čo je doklad a čo položka).
Vzorový súbor je možné stiahnuť.
Odporúčanie: ak chcete meniť už existujúce doklady, pridajte do súboru aj stĺpec ID.
Postup importu:
Najprv prebehne skúška importu, ktorá overí správnosť údajov.
Ak je všetko v poriadku, kliknite vpravo dole na „Importovať“.
Zobrazí sa okno s potvrdením o úspešnosti importu.
Týmto spôsobom jednoducho a rýchlo nahráte ostatné pohľadávky do webového prostredia ABRA Flexi, a to tak s položkami, ako aj bez nich.
Tip pre doklady bez položiek:
Ak importujete doklad bez položiek, pridajte do Excelu:
stĺpec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.
Tým Flexi rozpozná, že ide o doklad bez položiek.